Zeiterfassung mit Excel und kostenloser Vorlage

Kostenlose Excel-Vorlage zum Herunterladen

Die Vorlage ist ein Arbeitszeit-Nachweis für einen Monat und eine Person. Sie enthält keine Makros und rechnet nur mit Formeln.

• Oben tragen Sie Name, ersten Tag des Monats, Soll-Stunden pro Arbeitstag und den Übertrag aus dem Vormonat ein. Datum und Wochentag füllt die Tabelle selbst.
• Je Tag kommen Beginn, Ende und Pause in Minuten hinein. Für Urlaub, Krankheit oder Feiertag steht in der Spalte „Frei“ ein U, K oder F; der Tag hat dann kein Soll.
• Ist, Soll und Saldo rechnet die Tabelle je Tag und für den Monat, mit Übertrag. Arbeit über Mitternacht wird richtig gerechnet.
• Die Spalte „Prüfung“ meldet mehr als zehn Stunden am Tag, zu wenig Pause und weniger als elf Stunden Ruhezeit seit dem Vortag.
• Unten ist Platz für die Unterschriften der Person und der Vorgesetzten. Auf dem zweiten Blatt steht eine kurze Anleitung.

Die Vorlage geht von einer Fünf-Tage-Woche von Montag bis Freitag aus. Wer an anderen Tagen arbeitet, trägt das Soll an diesen Tagen von Hand ein. Sie ist ein allgemeines Hilfsmittel und ersetzt keine Rechtsberatung.

Ist Zeiterfassung mit Excel erlaubt?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, eine Form schreibt das Gericht aber nicht vor. Das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung: „Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen.“ Was von Hand geht, geht auch in einer Tabelle. Aufgezeichnet werden mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar so, dass man sich darauf verlassen kann.

Geplant ist, die elektronische Erfassung im Arbeitszeitgesetz vorzuschreiben. Beschlossen ist das nicht (Stand: 30. Oktober 2026). Ob eine Tabelle eine solche Pflicht erfüllen würde, hängt vom Gesetzestext ab, den es noch nicht gibt. Mehr dazu steht im Artikel Was 2026 bei der Arbeitszeiterfassung Pflicht ist.

Wann Excel reicht

Eine Tabelle ist schnell eingerichtet, und Excel ist in vielen Firmen ohnehin da. Gut funktioniert sie, wenn:

• nur wenige Personen erfassen und jede ihre eigene Datei hat,
• die Arbeitszeiten meist gleich sind und es selten Überstunden gibt,
• eine Person verantwortlich ist, die Dateien am Monatsende einsammelt, prüft und ablegt,
• das Lohnbüro nur die Monatssummen braucht.

Wo Excel an Grenzen stößt

• Nachweis und Änderungen: Wer die Datei bearbeiten darf, kann jeden Eintrag ändern, auch Wochen später. Der Blattschutz hilft gegen Versehen, nicht gegen Absicht. Microsoft schreibt dazu: „Der Schutz auf Arbeitsblattebene ist nicht als Sicherheitsfeature vorgesehen.“ (Schützen eines Arbeitsblatts)
• Wer hat was geändert: Liegt die Datei in OneDrive oder SharePoint, lassen sich frühere Versionen ansehen und wiederherstellen (Versionsverlauf). Warum etwas geändert wurde, steht dort nicht.
• Nachträglich ausgefüllt: Eine Tabelle merkt nicht, ob eine Zeit am selben Tag oder am Monatsende aus dem Gedächtnis eingetragen wurde. Für Minijobs und einige Branchen muss die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag vorliegen (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
• Urlaub und Abwesenheiten: Anträge, Genehmigung, Resturlaub und anteiliger Urlaub bei Eintritt im Jahr brauchen eigene Listen. Wie man den Anspruch rechnet, steht im Artikel Urlaubsanspruch berechnen.
• Viele Personen: Mit jeder Person kommt eine Datei dazu. Am Monatsende tippt jemand die Summen für das Lohnbüro ab, und eine überschriebene Formel fällt erst auf, wenn der Saldo nicht mehr stimmt.
• Datenschutz: Krankheitstage sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt (Art. 9 DSGVO). Liegt die Tabelle in einem gemeinsamen Ordner, sehen sie alle mit Zugriff auf den Ordner.

So bleibt die Tabelle verlässlich

1. 1Eine Datei je Person und Monat anlegen, mit festem Namen, zum Beispiel „2026-11 Lisa Beispiel“.
2. 2Zeiten am selben Tag eintragen, nicht erst am Monatsende.
3. 3Korrekturen in der Spalte „Bemerkung“ begründen.
4. 4Am Monatsende von den Vorgesetzten prüfen und unterschreiben lassen, dann als PDF ablegen.
5. 5Die Dateien dort speichern, wo der Versionsverlauf eingeschaltet ist und nur Berechtigte Zugriff haben.
6. 6Alles mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Was Fairhours anders macht

Mit der Zeiterfassung von Fairhours stempeln Mitarbeitende im Browser, am Handy oder am Stempelterminal. Die Rechnung übernimmt Fairhours:

• Kommen, Gehen und Pausen stehen mit Uhrzeit fest, sobald gestempelt wird. Pausenabzug, Feiertage und Überstundensaldo rechnet Fairhours selbst.
• Fehlt eine Buchung oder stimmt etwas nicht, stellen Mitarbeitende eine Korrektur, die Vorgesetzte genehmigen. Ändern Admins eine Buchung, steht am Tag, wer, wann und warum.
• Urlaub läuft als Antrag mit Genehmigung, der Resturlaub rechnet sich mit.
• Krankmeldungen sehen nur die Person, ihre Vorgesetzten und die Admins.
• Am Monatsende laden Admins die Monatsübersicht für das Lohnbüro als Excel-Datei herunter. Excel bleibt also, nur das Abtippen fällt weg.