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Stempelterminal mit Chip für Ihre Zeiterfassung

Stempeln mit Chip am Datafox-Terminal, gedacht für Personen ohne Handy oder Computer am Arbeitsplatz. Die Buchung landet direkt im Zeitkonto. Für die Geräteauswahl sind Firmware und HTTPS-Anbindung entscheidend; die Voraussetzungen und Kosten für Gerät und Einrichtung finden Sie im Überblick daneben.

Passt dazu: die Zeiterfassung im Browser und am Handy sowie die Urlaubsverwaltung mit Outlook-Abwesenheitsnotiz.

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Technische Angaben
Gerät	Stempelterminals von Datafox, Firmware ab 04.03.18.04
Stempeln	Mit Chip: „Kommen“, „Gehen“ oder „Abwesenheiten“ antippen, Chip vorhalten
Verbindung	Direkt per HTTPS an Fairhours, gesichert mit eigenem Zertifikat. Jedes Terminal meldet sich mit eigenem Kennwort und seiner Seriennummer an.
Buchung	Geht direkt in das Zeitkonto der Person und zählt als Büro
Überblick	Status, letzter Kontakt und Uhrabweichung je Terminal unter „Terminals“
Preis	Gerät und Einrichtung: Preis auf Anfrage

So stempeln Mitarbeitende am Terminal

Am Terminal „Kommen“ oder „Gehen“ antippen. Für eine Pause oder einen kurzen Weg „Abwesenheiten“ und dann den Grund wählen.
Den Chip vor das Terminal halten. Die Buchung steht sofort im Zeitkonto der Person.
Ist das Terminal verbunden, zeigt es kurz Uhrzeit und Namen an, zum Beispiel „Kommen 07:58“. Bei einem fremden Chip steht dort „Chip nicht zugeordnet“.

Welche Gründe unter „Abwesenheiten“ erscheinen, legen die Admins je Grund fest. Wer den Chip aus Versehen zweimal vorhält, bucht nicht doppelt: Dieselbe Taste mit demselben Chip innerhalb von zehn Sekunden zählt nur einmal.

Im Betrieb

Wenn die Verbindung fehlt

Ist das Netz weg, nimmt das Terminal weiter Buchungen an und schickt sie nach, sobald es wieder verbunden ist. Fairhours bucht sie mit der Uhrzeit, zu der gestempelt wurde, und nimmt Nachgereichtes bis zu 14 Tage zurück an. Kommt eine Buchung doppelt an, zählt sie nur einmal.

Weicht die Uhr des Terminals um mehr als 30 Sekunden ab, stellt Fairhours sie nach.

Chips anlernen

Admins öffnen unter Mitarbeitende den Reiter „Chips“, klicken eine Person an und halten ihren Chip ans Terminal. Der nächste Chip, der noch niemandem gehört, wird ihr zugeordnet. Die Buchung, die dabei am Terminal entsteht, zählt nicht als Arbeitszeit.

Schon gelesene, aber noch freie Chips stehen in einer eigenen Liste zum Zuordnen. Ein Chip, der einer Person gehört, wird nie still umgehängt.

Chips anlernen in der Hilfe für Admins

Einrichtung, Sperren und Entfernen

Für jedes eingetragene Terminal erzeugt Fairhours einen eigenen Benutzer und ein Kennwort aus 24 Zeichen, ohne leicht verwechselbare Zeichen wie 0 und O. Beides zeigt das Einrichtungsblatt genau einmal.

Je Terminal gibt es „Neues Kennwort“, „Sperren“ und „Entfernen“. Ein gesperrtes Terminal wird abgewiesen, bis es entsperrt ist. Nach dem Entfernen kann es sich nicht mehr anmelden, seine Buchungen bleiben.

Was Admins sehen

Unter „Terminals“ steht je Gerät „Verbunden“, „Keine Verbindung“ oder „Nie gesehen“, dazu der letzte Kontakt und die Uhrabweichung. Verbunden heißt: Kontakt in den letzten drei Minuten.

Wurde ein Terminal abgewiesen, etwa weil das Kennwort am Gerät nicht stimmt, ist es rot markiert. Ein Gerät, das sich meldet, aber noch nicht eingetragen ist, erscheint als unbekanntes Gerät und lässt sich von dort eintragen.

Datenschutz am Terminal

Je Buchung bekommt Fairhours vom Terminal nur die Nummer des Chips, die gedrückte Taste mit dem Grund, die Uhrzeit und die Seriennummer des Geräts. Gestempelt wird mit Chip, nicht mit Fingerabdruck.

Die Terminals schicken ihre Buchungen per HTTPS direkt an Fairhours, ohne Computer im Büro dazwischen. Die Kennwörter der Terminals hebt Fairhours nicht lesbar auf.