Erweiterung · 4 € je Spesen-Platz und Monat · Alle Preise

Software für Spesenabrechnung mit DATEV-Export

Mitarbeitende fotografieren Belege und reichen Spesen ein, die Vorgesetzten genehmigen. Pauschalen und Kilometer rechnet Fairhours. Die Buchhaltung prüft die Abrechnung und übergibt sie als Datei: Wie der DATEV-Export aufgebaut ist und welche Konten dafür nötig sind, erfahren Sie im Abschnitt zur Buchhaltung.

Passt dazu: die KI-Belegprüfung, die Belege ausliest sowie die Arbeitszeiterfassung für Microsoft 365.

Als Pilotkunde anfragen In der Demo ansehen

Genehmigte Spesen-Abrechnung „Reise: Hamburg“ über 350,30 Euro, darunter die Reise „Kundenbesuch und Produktschulung“ mit Übernachtung und der Verpflegungspauschale von je 14 Euro für An- und Abreisetag, zusammen 28 Euro.

Wer was macht

Mitarbeitende
Beleg fotografieren und einreichen
„Neuer Beleg“: mit der Kamera fotografieren, aus der Galerie wählen oder als PDF hochladen. Für Dienstreisen eine Reise anlegen, die Verpflegungspauschale rechnet Fairhours.
Vorgesetzte
Genehmigen
Eingereichte Abrechnungen genehmigen zuerst die Vorgesetzten.
Buchhaltung
Prüfen und exportieren
Die Buchhaltung prüft, schickt bei Bedarf „Zur Korrektur“ zurück und exportiert für DATEV, als Excel-Liste oder mit Deckblatt als PDF.

Wer zur Buchhaltung gehört, legen Admins mit vollen Rechten fest. Ihre eigenen Spesen genehmigen Vorgesetzte nie selbst, und die eigene Abrechnung prüft immer jemand anderes. Hat niemand das Recht zu genehmigen, geht eine Abrechnung gleich an die Buchhaltung.

Reisen, Kilometer und fremde Währung

Verpflegungspauschale

Für eine Dienstreise legen Mitarbeitende unter „Reisen“ Ziel, Zweck, Beginn und Ende mit Uhrzeit, Land und Übernachtung an. Fairhours rechnet die Pauschale je Tag nach den gesetzlichen Sätzen: im Inland den Teilsatz ab mehr als acht Stunden und für An- und Abreisetag, den vollen Satz für ganze Tage dazwischen.

Im Ausland gelten die Sätze je Land und Ort aus der Tabelle des Bundesfinanzministeriums für das Jahr des Reisetags. Gestellte Mahlzeiten tippen Mitarbeitende je Tag an: Frühstück kürzt um 20 Prozent, Mittag- und Abendessen um je 40 Prozent des vollen Satzes.

Kilometer und Fremdwährung

Fahrten mit dem eigenen Auto erfassen Mitarbeitende ohne Beleg: Kilometer eintragen, den Betrag rechnet Fairhours mit dem Kilometersatz aus den Spesen-Einstellungen.

Belege in fremder Währung rechnet Fairhours mit dem Referenzkurs der Europäischen Zentralbank zum Belegdatum um. Fällt es auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der letzte Kurs davor.

Prüfung und Export für DATEV

Prüfen in der Buchhaltung

Genehmigte Abrechnungen landen unter „Zu prüfen“. Die Buchhaltung prüft je Position Konto, Steuerschlüssel und die Aufteilung nach Steuersätzen. Fehlt noch ein Konto, ist die Position orange umrandet. Danach setzt sie „Geprüft“ oder schickt die Abrechnung mit Kommentar zurück.

Wurde dieselbe Belegdatei schon eingereicht, weist Fairhours darauf hin. Was mit der Firmenkarte bezahlt ist, wird nicht ausgezahlt.

Was im DATEV-Export steht

„Export erstellen“ nimmt alle geprüften Abrechnungen. Der DATEV-Buchungsstapel bucht jede Position auf das Konto ihrer Kategorie gegen das Personenkonto oder ein allgemeines Gegenkonto, mit Steuerschlüssel und bei aufgeteilter Steuer mit einer Zeile je Satz. Je Wirtschaftsjahr entsteht eine eigene Datei.

Dazu kommen eine Excel-Liste und eine ZIP-Datei mit Deckblatt als PDF und den Belegbildern. Fehlt ein Konto, bricht der Export mit „Konten fehlen“ ab. Ein Export lässt sich zurücknehmen.

Prüfen und exportieren in der Hilfe