Zeiterfassung mit Microsoft 365 und welche Wege es gibt

Die Wege im Überblick

Für die erste Auswahl hilft diese Entscheidung: Wenn Sie in Teams Schichten planen und stempeln möchten, prüfen Sie zuerst Schichten. Für wenige Personen mit einfachen Regeln kann Excel oder Lists reichen. Power Apps kommt infrage, wenn Sie eigene Abläufe brauchen und die Entwicklung dauerhaft betreuen können. Drittanbieter passen, wenn Sie eine fertige Lösung suchen und deren Funktionen, Datenhaltung und Kosten zu Ihrer Firma passen.

Die Tabelle ist eine redaktionelle Einordnung anhand der verlinkten Dokumentation, kein eigener Produkttest. Lizenzkosten hängen vom gebuchten Vertrag ab; auch enthaltene Werkzeuge brauchen Einrichtung und Pflege.

Mit Schichten in Microsoft Teams stempeln

Microsofts App „Schichten“ (Shifts) bietet Dienstplanung und eine Stempeluhr. Nutzer brauchen eine Teams-Lizenz; Gäste werden nicht unterstützt. Die IT muss die App zulassen (Voraussetzungen für Schichten).

1. 1Die zuständigen Vorgesetzten aktivieren die Stempeluhr in den Einstellungen des Schichtplans. Eine Standortprüfung für mobiles Stempeln ist optional (Stempeluhr einrichten).
2. 2Mitarbeitende stempeln Arbeitsbeginn und Arbeitsende und starten beziehungsweise beenden ihre Pausen. Das geht in Teams mobil, am Desktop und im Web. Zeitnachweise ansehen und bearbeiten geht laut Microsoft nur mobil (Stempeln mit Schichten).
3. 3Die Vorgesetzten wählen einen Zeitraum und exportieren den Zeitbericht nach Excel. Der Bericht enthält ursprüngliche und bearbeitete Zeiten sowie Summen (Zeitbericht exportieren).

Daten: Schichten speichert Daten im Microsoft-Dienst. Die Region richtet sich nach der Teams-Zuordnung und den von Schichten unterstützten Regionen; aus einer deutschen Firmenadresse folgt kein zugesicherter Speicherort Deutschland (Datenort laut Microsoft).

Einordnung: Für Schichtplanung mit Stempeln ist das ein naheliegender erster Prüfpunkt. Testen Sie mit Ihren eigenen Arbeitszeitmodellen, wie Korrekturen, Pausen, Urlaub und die Übergabe an Ihr Lohnbüro zusammenpassen. Ein exportierter Zeitbericht allein belegt noch keinen vollständigen Abrechnungsablauf.

Excel oder eine Liste in SharePoint

Eine Excel-Tabelle eignet sich als einfacher Einstieg. Für gemeinsames Bearbeiten unterstützt Microsoft die Ablage in OneDrive oder SharePoint mit geeigneten Excel-Versionen (Gemeinsame Bearbeitung). Eine Datei kann auch lokal liegen; dann müssen Sie Verteilung und Sicherung selbst organisieren. Eine kostenlose Vorlage und ihre Grenzen finden Sie im Artikel Zeiterfassung mit Excel.

Mit Microsoft Lists können Sie Einträge als Liste gemeinsam verwalten. Listen in Teams werden in SharePoint gespeichert und lassen sich auch dort bearbeiten (Lists in Teams). Dafür brauchen Nutzer passende SharePoint-Rechte und eine entsprechende Lizenz (SharePoint-Lizenzumfang).

• Vorteile: Bei passenden vorhandenen Lizenzen können Sie mit den vorhandenen Werkzeugen beginnen und die Erfassung selbst gestalten.
• Grenzen: Eine leere Tabelle oder Liste enthält noch keine abgestimmte Zeiterfassung. Spalten, Formeln, Zugriffsrechte, Pausenregeln, Salden und die Monatsauswertung müssen Sie einrichten und pflegen.

Formulare und Power Apps selbst bauen

Mit Microsoft Forms lässt sich ein Formular bauen, über das Mitarbeitende ihre Zeiten eintragen; ein Formular lässt sich auch in eine Excel-Arbeitsmappe in OneDrive einfügen (Erstellen eines Formulars mit Microsoft Forms). Mit Power Apps und Power Automate entsteht daraus eine eigene App mit Abläufen, etwa einer Genehmigung durch die Vorgesetzten.

Ausgewählte Microsoft-365-Lizenzen enthalten begrenzte Nutzungsrechte für Power Apps mit Standard-Konnektoren. Premium- und benutzerdefinierte Konnektoren sowie der volle Dataverse-Zugriff sind davon zu unterscheiden (Microsoft-Lizenzübersicht). Prüfen Sie auch verbundene Power-Automate-Flows: Eine App kann als „Standard“ erscheinen, obwohl ein angebundener Premium-Flow zusätzliche Rechte verlangt (Lizenzkennzeichnung und Grenzen).

Dataverse for Teams ist ein Sonderfall mit eigenen Nutzungsrechten innerhalb von Teams. Microsoft hat das Auslaufen angekündigt: Ab 15. November 2026 sollen keine neuen Umgebungen mehr angelegt werden können; für bestehende ist der Umstieg auf Dataverse einzuplanen (Auslaufplan und Lizenzfolgen).

• Vorteile: Sie können Oberfläche und Genehmigungswege auf Ihre Abläufe zuschneiden. Wo die Daten liegen, hängt von Datenquelle und Umgebung ab, zum Beispiel SharePoint oder Dataverse.
• Nachteile: Jemand muss die App bauen, testen und dauerhaft betreuen, auch wenn sich Microsoft 365 ändert oder die Person die Firma verlässt. Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz, Feiertage, Teilzeit, Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz und der Export für das Lohnbüro müssen einzeln gebaut und geprüft werden.

Fertige Apps in Teams

Als vierter Weg kommen Drittanbieter infrage, entweder mit einer App in Teams oder als eigenständige Software. Welche Teams-Apps Mitarbeitende nutzen dürfen, verwaltet Ihre IT im Teams Admin Center (Apps im Teams Admin Center verwalten).

Welche Daten eine App verwendet und wie sie damit umgeht, legt nach Microsoft der Anbieter in seinen Nutzungsbedingungen und seiner Datenschutzerklärung offen. Für manche Apps stellt Microsoft zusätzlich Angaben zu Sicherheit und Compliance bereit.

• Möglicher Nutzen: Eine passende App bringt fertige Funktionen mit und lässt sich in der gewohnten Teams-Oberfläche bedienen. Wie aufwendig die Einrichtung ist, hängt vom Produkt ab.
• Prüfen: Speicherort und Vertrag, Korrekturverlauf, Arbeitszeitmodelle, Export und benötigte Microsoft-Rechte. Eine Einbindung in Teams sagt weder etwas über den Datenort noch über die fachliche Eignung aus.

Eigene Software mit Anmeldung über Microsoft 365

Auch eigenständige Software gehört zu den Drittanbietern. Je nach Produkt läuft sie im Browser oder als App und bietet eine Anmeldung über Microsoft 365. Weitere Verbindungen, etwa zu Outlook, und die dafür nötigen Zustimmungen sind einzeln zu prüfen.

Mit der Exchange-Funktion „RBAC for Applications“ lassen sich Anwendungsrechte auf einen Postfachbereich begrenzen. Zusätzlich erteilte, firmenweite Rechte in Microsoft Entra werden dadurch jedoch nicht eingeschränkt (Role Based Access Control for Applications).

• Möglicher Nutzen: Zeiterfassung, Urlaub und Export können in einer Anwendung zusammenlaufen. Welche Funktionen enthalten sind, muss der Anbieter konkret belegen.
• Prüfen: Grundpreis, Mindestplätze, Zusatzmodule, Einrichtung und Kündigung sowie Datenort und Auftragsverarbeitung. Eine Microsoft-Anmeldung bedeutet keine Speicherung im eigenen Microsoft 365.

Woran Sie die Wahl festmachen

1. 1Wer pflegt die Lösung in zwei Jahren noch, und was passiert, wenn diese Person fehlt?
2. 2Werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verlässlich festgehalten, und bleiben Korrekturen nachvollziehbar?
3. 3Sind Pausen, Feiertage im eigenen Bundesland, Teilzeit und Urlaub abgebildet, oder muss das jemand selbst bauen?
4. 4Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)?
5. 5Wer sieht Krankheitstage? Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO).
6. 6Welche Rechte im Microsoft 365 der Firma verlangt die Lösung, und lassen sich Postfach-Rechte auf eine Gruppe begrenzen?
7. 7Was kostet sie je Person und Monat, samt zusätzlicher Lizenzen?
8. 8Bekommt das Lohnbüro am Monatsende, was es braucht, ohne Abtippen?

Wo Fairhours dazugehört

Fairhours gehört zum vierten Weg: eine eigene Software für Firmen mit Microsoft 365.

• Anmeldung: nur mit dem Microsoft-365-Geschäftskonto. Fairhours speichert keine Kennwörter. Für die ganze Firma stimmt die Microsoft-365-Administration einmal zu; firmenweit sind das nur Leserechte.
• Daten: auf Servern in Deutschland (Nürnberg), für jede Firma in einer eigenen, getrennten Datenbank. Sie liegen bei Fairhours, nicht im Microsoft 365 der Firma.
• Outlook: Bei genehmigtem Urlaub trägt Fairhours einen Termin in den Kalender ein und plant die Abwesenheitsnotiz. Das geht nur für die Postfächer einer Gruppe, die Ihre IT per „RBAC for Applications“ freigibt; ein Skript dafür liefert Fairhours mit.
• Geräte: Fairhours läuft im Browser, als Web-App am Handy und an Stempelterminals. Eine App in Teams ist es nicht.

Kosten und Eignung: Fairhours hat einen eigenen Vertrag zusätzlich zu Microsoft 365. Der Kern umfasst Zeiterfassung, Urlaub und Outlook-Automatik; weitere Module kosten zusätzlich. Mindestabnahme und berechnete Teambeispiele stehen unter Preise und Kosten. Wenn Sie ausschließlich in Teams stempeln oder selbst eine Excel-Liste pflegen möchten, prüfen Sie zuerst diese Wege. Welche Rechte Fairhours genau abfragt, steht auf der Seite Für IT-Admins.