Überstunden berechnen mit Formel, Beispiel und Rechner

Überstunden mit dem Rechner berechnen

Geben Sie die Wochenstunden laut Vertrag, die Arbeitstage im Zeitraum und die gearbeiteten Stunden ein. Der Rechner zeigt den Saldo und den Rechenweg. Die Startwerte sind das Beispiel aus dem nächsten Abschnitt.

Ein Monat als Beispiel

Lisa Beispiel arbeitet laut Vertrag 40 Stunden an fünf Tagen in der Woche, also 8:00 Std. pro Arbeitstag. Der Monat hat 21 Arbeitstage, an zwei davon hat sie Urlaub. Gearbeitet hat sie 162:30 Std. ohne Pausen.

1. Soll im Monat: (21 − 2) × 8:00 Std. = 152:00 Std.
2. Überstunden: 162:30 Std. − 152:00 Std. = +10:30 Std.
3. Stand im Vormonat: −2:00 Std. Neuer Saldo: +8:30 Std.

Bei Teilzeit ändert sich nur das Soll pro Tag. Sabine Exempel arbeitet 20 Stunden an vier Tagen, also 5:00 Std. pro Arbeitstag. Bei 17 Arbeitstagen im Monat ist ihr Soll 85:00 Std.; mit 88 gearbeiteten Stunden hat sie +3:00 Std.

Urlaub, Krankheit und Feiertage gehen vom Soll ab, weil an diesen Tagen das Entgelt weitergezahlt wird: an Feiertagen und bei Krankheit nach § 2 und § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz, im Urlaub nach § 11 Bundesurlaubsgesetz. Sie ergeben deshalb weder Plus noch Minus. Bezahlung für Überstunden bleibt beim Urlaubsentgelt übrigens außen vor (§ 11 Abs. 1 BUrlG).

Ausgleich in Freizeit oder Geld

Ob ein Plus ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen wird, legt das Gesetz nicht fest. Das regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung, oft über ein Arbeitszeitkonto. Fehlt eine Regel, gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Arbeit den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten ist (§ 612 BGB).

Eine solche Erwartung gibt es nicht immer. Nach dem Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 22. Februar 2012, 5 AZR 765/10) kann sie bei Diensten höherer Art oder bei deutlich herausgehobenem Gehalt fehlen; als Anhaltspunkt nennt das Gericht die Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung. Im entschiedenen Fall lag das Gehalt deutlich darunter; die Überstunden waren deshalb zu bezahlen.

Viele Verträge enthalten den Satz, Überstunden seien mit dem Gehalt abgegolten. In einem vorformulierten Vertrag hält eine solche Klausel nur, wenn sie erkennen lässt, wie viele Überstunden ohne zusätzliche Bezahlung erfasst sind. Ohne Zahl ist sie nach dem Urteil vom 1. September 2010 (5 AZR 517/09) unwirksam.

Wer im Streit Bezahlung verlangt, muss darlegen, dass er die Überstunden geleistet hat und dass der Arbeitgeber sie angeordnet, gebilligt oder geduldet hat. Daran hat die Pflicht zur Zeiterfassung nichts geändert (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21).

Gibt es einen gesetzlichen Zuschlag?

Für Überstunden nicht. Einen Zuschlag gibt es nur, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung ihn vorsehen. Das Gesetz kennt zwei andere Fälle:

• Nachtarbeit: Nachtarbeitnehmer bekommen für die Stunden in der Nachtzeit eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder einen angemessenen Zuschlag auf das Bruttoentgelt, soweit kein Tarifvertrag das regelt (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Nachtzeit ist 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst. Nachtarbeitnehmer ist, wer regelmäßig in Wechselschicht nachts arbeitet oder an mindestens 48 Tagen im Jahr (§ 2 Abs. 3 bis 5 ArbZG).
• Sonntage und Feiertage: Wer zulässig an einem Sonntag arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag, für einen Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Das ist ein freier Tag, kein Zuschlag.

Gilt ein Zuschlag erst, wenn die Arbeitszeit einer Vollzeitkraft überschritten ist, benachteiligt das Teilzeitkräfte. Eine solche Regel in einem Tarifvertrag hat das Bundesarbeitsgericht am 5. Dezember 2024 (8 AZR 370/20) wegen § 4 TzBfG für unwirksam gehalten.

Grenzen für Überstunden

Auch mit Überstunden gilt das Arbeitszeitgesetz: höchstens zehn Stunden am Tag und im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen nicht mehr als acht Stunden je Werktag (§ 3 ArbZG), dazu elf Stunden Ruhezeit und die Pausen. Einzelheiten stehen im Artikel Pausenregelung nach dem Arbeitszeitgesetz.

Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag muss der Arbeitgeber aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Für den Mindestlohn gilt bei einem schriftlich vereinbarten Arbeitszeitkonto: Stunden über der vereinbarten Arbeitszeit müssen spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung mit bezahlter Freizeit oder dem Mindestlohn ausgeglichen werden, soweit der Mindestlohn nicht schon mit dem gleichbleibenden Gehalt gezahlt ist. Eingestellt werden dürfen je Monat höchstens 50 Prozent der vereinbarten Arbeitszeit (§ 2 Abs. 2 MiLoG).

Verfallen Überstunden?

Einen gesetzlichen Verfall wie beim Urlaub gibt es für Überstunden nicht. Ansprüche auf Bezahlung verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Person davon wusste oder hätte wissen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Früher erlöschen können sie über Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifverträgen, etwa „innerhalb von drei Monaten geltend machen“. Ob eine solche Frist wirksam ist, hängt von ihrer Formulierung ab. Den Mindestlohn kann sie nicht beschränken: Vereinbarungen, die ihn unterschreiten oder seine Geltendmachung beschränken, sind insoweit unwirksam (§ 3 MiLoG).

Endet das Arbeitsverhältnis, regelt meist der Vertrag, was mit einem Guthaben geschieht. Stunden auf einem Arbeitszeitkonto nach dem Mindestlohngesetz sind spätestens im folgenden Kalendermonat auszugleichen (§ 2 Abs. 2 MiLoG).

Überstunden in Fairhours

Fairhours rechnet das Stundenkonto jeder Person selbst. Der Saldo ist der Übertrag aus einem früheren System, falls übernommen, plus Ist minus Soll aller gezählten Tage plus Gutschriften und Abzüge.

• Für Mitarbeitende: Die Übersicht zeigt den Überstundensaldo in Stunden, „Meine Zeiten“ die Monatssumme mit Soll, Ist und Saldo. Der laufende Tag zählt erst nach dem Gehen.
• Soll: kommt aus den Wochenstunden und ihrer Verteilung auf die Tage. Feiertage aus dem Kalender der Person, Urlaub und Krankheit verändern den Saldo nicht. Pausenabzug und Zeit außerhalb der Rahmenzeit wirken, wie im Artikel zur Pausenregelung beschrieben.
• Freizeitausgleich: Die Abwesenheitsart „Zeitausgleich“ geht von den Überstunden ab und läuft als Antrag über die Vorgesetzten.
• Gutschriften und Abzüge: Admins buchen Stunden mit Datum und Grund, zum Beispiel eine Auszahlung. Den Grund sehen die Person, ihre Vorgesetzten und das Lohnbüro.
• Stundenkonto am Monatsende auf 0 setzen: Für einzelne Personen können Admins diesen Schalter einschalten, etwa wenn Überstunden laut Vertrag mit dem Gehalt abgegolten sind. Am Monatsletzten bucht Fairhours den Saldo dann als „Abgegolten“ auf 0: Ein Plus verfällt, ein Minus wird ausgeglichen. Ob eine solche Abgeltung wirksam vereinbart ist, prüft Fairhours nicht.
• Lohnbüro und Auswertungen: Die Monatsübersicht nennt je Person Soll, Gearbeitet, Gutschriften und Abzüge, Abgegolten und Überstundensaldo, als Excel-Datei zum Herunterladen. Unter Auswertungen zeigt der Überstunden-Verlauf die Entwicklung über die Monate.

Zuschläge rechnet Fairhours nicht aus. Sie kommen wie bisher in der Lohnabrechnung dazu.