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Die KI liest den Beleg, Sie prüfen den Vorschlag
Die KI-Belegprüfung liest Betrag, Datum, Händler und die ausgewiesenen Steuersätze vom Beleg und trägt sie als „KI-Vorschlag“ in leere Felder ein. Für alle, die ihre Spesen mit Fairhours abrechnen. Sie buchen ein Paket je Abrechnungszeitraum, von 50 bis 2.500 Belegen.
Passt dazu: die Spesenabrechnung per Beleg-Foto sowie der KI-Hilfe-Chat für Fragen zu Fairhours.
Was die KI macht
- Liest Belegart, Händler, Datum, Betrag, Währung und Steuer vom Foto oder PDF
- Füllt leere Felder vor und markiert sie als „KI-Vorschlag“
- Schlägt bei einem abweichenden, schon ausgefüllten Feld ihren Wert zum Übernehmen vor
- Weist darauf hin, wenn derselbe Händler mit gleichem Datum und Betrag schon eingereicht ist
Was sie nicht macht
- Reicht nichts ein und genehmigt oder lehnt nichts ab
- Überschreibt keine Eingaben
- Bekommt keinen Dateinamen und keine Personendaten aus Fairhours
- Läuft nicht ohne Belegpaket: dann geht alles weiter von Hand
Hinweise der KI vor dem Einreichen
Neben den Angaben gibt die KI Hinweise, etwa „Rechnung fehlt (nur Kartenbeleg)“, wenn Betrag oder Datum abweichen, ein Beleg doppelt ist oder die Rechnung nicht auf die Firma lautet. Eine Warnung braucht vor dem Einreichen eine kurze Begründung. Ein roter Hinweis, zum Beispiel bei einem unlesbaren Foto, bietet zuerst ein neues Foto an. Stimmt er nicht, begründen Mitarbeitende das über „Die KI irrt sich“.
In der Buchhaltung schlägt die KI die Aufteilung des Betrags nach Steuersätzen vor, gekennzeichnet mit „bitte prüfen“. Ist die KI nicht erreichbar oder das Kontingent Ihrer Firma für den Monat aufgebraucht, tragen Mitarbeitende die Angaben selbst ein.
So läuft es ab
Ein Belegpaket zusammen mit mindestens einem Spesen-Platz buchen.
In den Spesen-Einstellungen „Belege mit KI lesen“ einschalten.
Beleg fotografieren oder als PDF hochladen.
Die KI liest Belegart, Händler, Datum, Betrag, Währung und Steuer.
Angaben prüfen, abweichende Vorschläge mit „Übernehmen“ annehmen und selbst einreichen.
Belegart, Händler, Datum, Betrag, Währung und Steuer. Leere Felder füllt die KI vor und markiert sie als KI-Vorschlag. Weicht ein schon ausgefülltes Feld ab, schlägt sie ihren Wert zum Übernehmen vor. Eingereicht wird erst, wenn Sie es tun.
Dann geht alles weiter von Hand: Die Angaben vom Beleg tragen Sie selbst ein. Das Gleiche gilt, wenn kein Paket gebucht ist.
Nein, nur zusammen mit mindestens einem Spesen-Platz.
Nur die Belegdatei, die Liste Ihrer Kategorien und den Firmennamen, aber keinen Dateinamen und keine weiteren Personendaten aus Fairhours. Was auf dem Beleg steht, sieht die KI mit, etwa einen Namen auf einer Hotelrechnung. Die KI läuft über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU.
Ja. Fairhours weist darauf hin, wenn dieselbe Datei schon eingereicht ist. Mit der KI-Belegprüfung auch dann, wenn derselbe Händler mit gleichem Datum und Betrag schon in einer anderen Position erfasst ist.