Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 04.11.2026

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Fairhours“ zwischen Oertel Computers, Inhaber Robin Oertel, Dessauer Straße 8, 90522 Oberasbach (Anbieter) und dem Kunden.

(2) Fairhours richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen mit Sitz in Deutschland. Mit Verbrauchern schließt der Anbieter keine Verträge. Der Kunde bestätigt bei der Registrierung, dass er als Unternehmer handelt.

(3) Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Begriffe

Kunde: das Unternehmen, das Fairhours nutzt.
Administratoren: die Personen, die der Kunde zur Verwaltung seines Kontos bestimmt.
Nutzer: alle Personen, die der Kunde in Fairhours anlegt, insbesondere seine Beschäftigten.
Gebuchte Personen: die Zahl der Personen, für die der Kunde Fairhours bucht.
Bausteine: die buchbaren Teile von Fairhours, also die Zeiterfassung und die Zusatzmodule.
Zusatzmodule: gesondert buchbare Funktionen, etwa Personalakte, Spesen und KI-Funktionen.
KI-Funktionen: die gesondert buchbaren KI-Bausteine, derzeit der KI-Hilfe-Chat (je Platz) und die KI-Belegprüfung (in Paketen).
Aktive Personen: die Nutzer, die am Stichtag in Fairhours angelegt und nicht deaktiviert sind.
Monatsvertrag: Vertrag auf unbestimmte Zeit mit monatlicher Abrechnung im Voraus.
Stichtag: der Tag des Monats, an dem der erste Abrechnungszeitraum oder die Laufzeit begonnen hat. Gibt es diesen Tag in einem Monat nicht, ist Stichtag der letzte Tag dieses Monats.
Jahresvertrag: Vertrag mit einer Laufzeit von zwölf Monaten und Zahlung für die ganze Laufzeit im Voraus.
Laufzeit: der Zeitraum von zwölf Monaten, für den ein Jahresvertrag fest geschlossen ist, gegebenenfalls verlängert um Gratismonate (§ 13b).
Monatspreis: das Entgelt, das für den gebuchten Umfang im Monatsvertrag nach der Preisliste anfällt.
Sondervereinbarung: eine im Einzelfall vereinbarte Abweichung von diesen AGB, etwa ein individueller Preis (§ 11 Abs. 10).
Aktionscode: ein Code, mit dem der Kunde einen Vorteil aus einer Aktion des Anbieters erhält (§ 13a).
Rechnungs-E-Mail-Adresse: die E-Mail-Adresse, die der Kunde im Kundenkonto für Rechnungen und Mitteilungen zum Vertrag hinterlegt.
Kundendaten: alle Daten, die der Kunde und seine Nutzer in Fairhours eingeben oder dort erzeugen.
Textform: Textform im Sinne von § 126b BGB, zum Beispiel E-Mail.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von Fairhours auf der Website ist kein bindendes Angebot.

(2) Der Kunde registriert sich mit dem Microsoft-365-Geschäftskonto seines Unternehmens. Bei der Registrierung bestätigt er, als Unternehmer zu handeln, akzeptiert diese AGB und schließt den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab. Damit kommt ein Vertrag über die kostenlose Testphase zustande.

(3) Bucht der Kunde Fairhours kostenpflichtig, wählt er den Monatsvertrag oder den Jahresvertrag. Der Vertrag kommt mit Abschluss der Buchung in der App zustande. Der erste Abrechnungszeitraum des Monatsvertrags und die erste Laufzeit des Jahresvertrags beginnen am Tag der Buchung, an dem der Kunde im Kundenkonto die erste Zahlung auslöst (Zahltag). Lehnt der Zahlungsdienstleister die erste Zahlung ab, kommt der kostenpflichtige Vertrag nicht zustande. Wird eine Zahlung später zurückgebucht, gilt § 12 Abs. 5.

(4) Die handelnde Person versichert, dass sie den Kunden vertreten darf.

(5) Der Kunde kann diese AGB bei Vertragsschluss abrufen und speichern. Sie sind außerdem jederzeit unter fairhours.de/rechtliches/agb abrufbar. Der Anbieter speichert Zeitpunkt, handelnde Person und die Fassung der akzeptierten AGB und des AVV.

(6) § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB finden keine Anwendung.

(7) Der Anbieter kann eine Registrierung oder Buchung ablehnen. Das gilt insbesondere, wenn er einen früheren Vertrag mit dem Kunden aus wichtigem Grund gekündigt oder eine Testphase nach § 4 Abs. 7 beendet hat. Die Buchung ist dann in der App nicht möglich, und es kommt kein Vertrag zustande.

§ 4 Testphase

(1) Der Kunde kann Fairhours 30 Tage lang mit bis zu 10 Personen kostenlos testen. Zahlungsdaten sind dafür nicht nötig.

(2) Die Testphase endet automatisch. Sie geht nicht von selbst in einen kostenpflichtigen Vertrag über.

(3) Bucht der Kunde während der Testphase, endet die Testphase mit der Buchung.

(4) Nach dem Ende der Testphase können nur noch Administratoren auf das Konto zugreifen, um Fairhours zu buchen oder Daten zu exportieren. Bucht der Kunde nicht, löscht der Anbieter die Kundendaten 90 Tage nach dem Ende der Testphase. Vorher weist er in der App darauf hin.

(5) In der Testphase haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

(6) Eine längere Testphase ist über einen Aktionscode (§ 13a) oder aus Kulanz (§ 13b) möglich. Die Absätze 2 bis 5 gelten entsprechend.

(7) Der Anbieter kann die Testphase aus wichtigem Grund sofort beenden, insbesondere in den Fällen des § 14 Abs. 7 Satz 2. Er teilt das in Textform mit und nennt den Grund. Administratoren können die Daten danach noch 30 Kalendertage exportieren. Dann löscht der Anbieter sie.

§ 5 Leistungen

(1) Der Anbieter stellt Fairhours als Software über das Internet bereit (Software as a Service). Den Funktionsumfang bestimmt die Leistungsbeschreibung auf fairhours.de, die bei der Buchung gilt. Zusatzmodule stehen nur zur Verfügung, wenn der Kunde sie gebucht hat.

(2) Der Anbieter darf Fairhours weiterentwickeln und Funktionen ändern, wenn der Vertragszweck dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Fällt eine wesentliche Funktion weg, kündigt der Anbieter das mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen, auch während einer Laufzeit. Für vorausbezahlte Entgelte gilt § 14 Abs. 8.

(3) Für die Nutzung braucht der Kunde einen aktuellen Browser, eine Internetverbindung und Microsoft 365 mit Microsoft Entra ID. Der Anbieter ist für die Bereitstellung bis zum Übergabepunkt seines Rechenzentrums ins Internet verantwortlich, nicht für die Internetverbindung des Kunden.

(4) Stempelterminals sind nicht enthalten. Gerät und Einrichtung bietet der Anbieter auf Wunsch gesondert an.

(5) Der Anbieter darf Dienstleister einsetzen. Für Unterauftragsverarbeiter gelten die Regeln des AVV.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter bemüht sich, Fairhours möglichst unterbrechungsfrei bereitzustellen. Eine bestimmte Verfügbarkeit sagt er nicht zu.

(2) Vertragsgemäß sind:

automatische Sicherheits- und Systemupdates mit nötigen Neustarts in der Nacht, in der Regel gegen 04:30 Uhr,
das Einspielen neuer Versionen, Kunde für Kunde, mit Unterbrechungen von wenigen Sekunden bis Minuten,
Unterbrechungen durch Umstände außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters, etwa Störungen bei Microsoft oder im Internet außerhalb des Rechenzentrums.

(3) Größere, planbare Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter möglichst vorher an.

(4) Die Rechte des Kunden bei Mängeln, insbesondere die Minderung, bleiben unberührt.

§ 7 KI-Funktionen

(1) KI-Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn der Kunde sie gebucht hat. Administratoren können sie jederzeit abschalten.

(2) Die KI liefert Vorschläge, zum Beispiel Angaben aus Belegen, die Einordnung von Kalenderterminen oder Antworten zur Bedienung. Diese Vorschläge können fehlerhaft sein. Der Kunde und seine Nutzer prüfen sie, bevor sie verwendet werden. Bei der Belegprüfung bestätigt immer ein Mensch das Ergebnis. Eine bestimmte Genauigkeit der KI-Ergebnisse sagt der Anbieter nicht zu.

(3) Die KI bewertet keine Personen und trifft keine Entscheidungen über Beschäftigte. Der Kunde setzt die KI-Funktionen nicht für solche Zwecke ein.

(4) Antworten des Hilfe-Chats sind als KI-Antworten gekennzeichnet.

§ 8 Microsoft 365

(1) Der Kunde ist selbst für seinen Vertrag mit Microsoft und die nötigen Lizenzen verantwortlich.

(2) Funktionen, die auf Microsoft 365 zugreifen, setzen eine Freigabe durch einen Administrator des Kunden in Microsoft Entra ID voraus. Der Kunde legt fest, für welche Gruppe Fairhours auf Kalender und Postfächer zugreifen darf. Er beschränkt die Zugriffsrechte in seinem Microsoft-365-Mandanten nach der Einrichtungsanleitung des Anbieters auf diese Gruppe.

(3) Ändert Microsoft seine Schnittstellen, passt der Anbieter Fairhours in angemessener Zeit an.

§ 9 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er Fairhours rechtmäßig einsetzt. Dazu gehören insbesondere eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die Beteiligung eines Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), die Information der Beschäftigten und, falls nötig, eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Der Anbieter stellt dafür Vorlagen bereit. Sie ersetzen keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

(2) Der Kunde legt Rollen und Rechte fest und prüft, wer welche Daten sehen darf, insbesondere Krankheitstage und Personalakten.

(3) Der Kunde schützt Zugänge und Terminal-Chips vor dem Zugriff Unbefugter. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert er den Anbieter unverzüglich.

(4) Der Kunde lädt keine rechtswidrigen Inhalte und keine Schadsoftware hoch und greift Fairhours nicht an oder überlastet es absichtlich.

(5) Der Kunde prüft Auswertungen, bevor er sie für die Lohnabrechnung verwendet.

(6) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform, möglichst mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

(7) Der Kunde hinterlegt im Kundenkonto eine Rechnungs-E-Mail-Adresse, die er regelmäßig abruft, und hält sie aktuell. Der Anbieter versendet Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mitteilungen zum Vertrag von der Adresse konto@fairhours.de. Antworten gehen an info@fairhours.de.

§ 10 Support

(1) Support gibt es per E-Mail an info@fairhours.de, Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Bayern.

(2) Der Anbieter antwortet in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Das ist ein Ziel, keine zugesicherte Reaktionszeit.

(3) Der Support umfasst Fragen zur Bedienung und Störungen von Fairhours. Er umfasst keine Rechtsberatung und keine Arbeiten in den Systemen des Kunden.

§ 11 Preise und Zahlung

(1) Es gelten die Preise der Preisliste auf fairhours.de zum Zeitpunkt der Buchung. Die Preise gelten je gebuchter Person und Monat und sind nach der Zahl der Personen gestaffelt. Zusatzmodule werden gesondert berechnet, KI-Funktionen je Platz oder Paket. Für den Jahresvertrag gilt der Jahrespreis der Preisliste.

(2) Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG und berechnet keine Umsatzsteuer. Entfällt die Kleinunternehmerregelung kraft Gesetzes, kommt zu den Preisen ab diesem Zeitpunkt die gesetzliche Umsatzsteuer hinzu. Ist das Entgelt für einen Zeitraum nach dem Wegfall schon bezahlt, berechnet der Anbieter die darauf entfallende Umsatzsteuer nach, soweit er sie schuldet, mit einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis. Verzichtet der Anbieter freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, kommt die Umsatzsteuer erst ab dem nächsten Abrechnungszeitraum oder der nächsten Laufzeit hinzu. Der Anbieter kündigt jede dieser Änderungen so früh wie möglich in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung zum Ende des Monats kündigen, in dem die Ankündigung zugeht, auch während einer Laufzeit. Für vorausbezahlte Entgelte gilt § 14 Abs. 8.

(3) Im Monatsvertrag wird monatlich im Voraus abgerechnet. Der erste Abrechnungszeitraum beginnt am Zahltag (§ 3 Abs. 3). Jeder Abrechnungszeitraum reicht bis zum nächsten Stichtag.

(4) Im Jahresvertrag zahlt der Kunde den Jahrespreis für die ganze Laufzeit im Voraus und erhält darüber eine Rechnung. KI-Funktionen sind nicht Teil des Jahrespreises. Sie werden auch im Jahresvertrag monatlich im Voraus abgerechnet, jeweils am Stichtag, und können monatlich zum Ende des bezahlten Monats gekündigt werden.

(5) Bucht der Kunde mehr Personen oder weitere Bausteine, gilt das sofort. Im Monatsvertrag wird es anteilig bis zum nächsten Stichtag berechnet, im Jahresvertrag tagesgenau anteilig bis zum Ende der Laufzeit zum Jahrespreis. Der Betrag ist sofort fällig. Die Zahl der gebuchten Personen senkt der Kunde selbst im Kundenkonto. Die Senkung gilt im Monatsvertrag ab dem nächsten Stichtag und im Jahresvertrag ab der nächsten Laufzeit, soweit dann nicht mehr Personen aktiv sind. Am Stichtag, im Jahresvertrag zu Beginn der neuen Laufzeit, zählt der Anbieter die aktiven Personen. Berechnet wird dann höchstens die bisher gebuchte Zahl, mindestens aber die neu gewählte Zahl oder die Zahl der aktiven Personen, je nachdem, welche höher ist. Liegt die Zählung nicht innerhalb von sechs Stunden nach dem Start der Abrechnung am Stichtag vor, berechnet der Anbieter für diesen Abrechnungszeitraum oder diese Laufzeit die neu gewählte Zahl. Bis dahin zeigt das Kundenkonto einen voraussichtlichen Preis unter diesem Vorbehalt. Bausteine bestellt der Kunde ebenfalls im Kundenkonto ab, mit Wirkung im Monatsvertrag ab dem nächsten Stichtag und im Jahresvertrag ab der nächsten Laufzeit. Für den laufenden Abrechnungszeitraum oder die laufende Laufzeit wird nichts erstattet. Im Jahresvertrag kann der Kunde eine Senkung für die nächste Laufzeit bis zum letzten Tag für die Kündigung (§ 14 Abs. 2) festlegen. Für KI-Funktionen gelten auch im Jahresvertrag die Regeln des Monatsvertrags.

(6) Der Kunde kann jederzeit in der App vom Monatsvertrag in den Jahresvertrag wechseln. Die Laufzeit beginnt am Tag dieser Buchung. Den Betrag, den der Kunde für den noch nicht genutzten Teil des laufenden Monats tatsächlich gezahlt hat, rechnet der Anbieter tagesgenau auf den Jahrespreis an. Vom Jahresvertrag in den Monatsvertrag kann der Kunde nur zum Ende einer Laufzeit wechseln (§ 14 Abs. 4).

(7) Für Zahlarten, Fälligkeit, Lastschrift und Erstattungen gilt § 11a.

(8) Rechnungen erhält der Kunde als PDF per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse und im Kundenkonto. Der Kunde stimmt der elektronischen Übermittlung von Rechnungen in diesem Format zu (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

(9) Stempelterminals, deren Einrichtung und weitere Dienstleistungen werden nach gesondertem Angebot berechnet.

(10) Der Anbieter kann mit einzelnen Kunden abweichende Preise, Laufzeiten oder Leistungen vereinbaren. Eine solche Sondervereinbarung wird in Textform festgehalten und geht diesen AGB vor (§ 305b BGB). Im Übrigen gelten diese AGB. Ein Code, mit dem eine Sondervereinbarung in der App hinterlegt wird, ist kein Aktionscode im Sinne von § 13a.

§ 11a Zahlung und Lastschrift

(1) Der Kunde zahlt über den Zahlungsdienstleister Mollie mit einer der Zahlarten, die im Kundenkonto angeboten werden. Der Anbieter legt jede Zahlung selbst bei Mollie an.

(2) Fällig sind

im Monatsvertrag das Entgelt für den ersten Abrechnungszeitraum am Zahltag und danach jeweils am Stichtag für den folgenden Abrechnungszeitraum,
im Jahresvertrag der Jahrespreis mit der Buchung und bei einer Verlängerung mit Beginn der neuen Laufzeit, die KI-Funktionen jeweils am Stichtag,
Nachberechnungen nach § 11 Abs. 5 mit der Buchung.

(3) Wählt der Kunde die SEPA-Lastschrift, erteilt er im Kundenkonto ein SEPA-Lastschriftmandat. Mollie zieht die Beträge für den Anbieter ein. Der Kunde sorgt dafür, dass das Konto bei Fälligkeit gedeckt ist, und teilt Änderungen der Kontodaten im Kundenkonto mit.

(4) Die Frist für die Vorabankündigung einer SEPA-Lastschrift wird auf einen Tag verkürzt. Betrag und Tag jedes Einzugs stehen spätestens einen Tag vorher im Kundenkonto, bei Nachberechnungen vor dem Bestätigen der Buchung, beim Jahrespreis zusätzlich in der Erinnerung nach § 14 Abs. 3. Soll ein höherer Betrag eingezogen werden als angekündigt, kündigt der Anbieter den neuen Betrag im Kundenkonto und per E-Mail neu an und zieht ihn frühestens einen Tag später ein.

(5) Bei Zahlung mit Karte wird der Betrag bei Fälligkeit belastet. Eine Vorabankündigung gibt es dafür nicht.

(6) Erstattungen zahlt der Anbieter über Mollie auf den Zahlungsweg zurück, mit dem der Kunde bezahlt hat. Dazu stellt er eine Rechnungskorrektur aus.

§ 12 Zahlungsverzug

(1) Ist ein fälliger Betrag nicht bezahlt, erinnert der Anbieter den Kunden per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse am ersten Tag, an dem der Betrag offen ist, sowie 7 und 21 Tage danach. Das gilt für alle Zahlungen, auch für den Jahrespreis und für Nachberechnungen.

(2) Ist der Betrag 30 Tage nach dem ersten offenen Tag nicht bezahlt, darf der Anbieter das Konto auf „nur lesen“ stellen. Er kündigt das spätestens in der Erinnerung am 21. Tag an. Im Modus „nur lesen“ kann der Kunde seine Daten weiterhin sehen und exportieren, und Stempelterminals erfassen weiter Zeiten. Daten werden dabei nicht gelöscht.

(3) Sobald die Zahlung eingegangen ist, hebt der Anbieter die Einschränkung unverzüglich auf.

(4) Weitere gesetzliche Rechte, etwa auf Verzugszinsen, bleiben unberührt. Wegen Zahlungsverzugs kann der Anbieter aus wichtigem Grund kündigen, wenn der Kunde

im Monatsvertrag für zwei aufeinander folgende Abrechnungszeiträume mit dem Entgelt oder einem nicht unerheblichen Teil davon in Verzug ist oder über mehr als zwei Abrechnungszeiträume mit einem Betrag in Höhe von zwei Monatspreisen (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB),
im Jahresvertrag mit dem Jahrespreis oder einem Betrag in Höhe von mindestens zwei Monatspreisen länger als 60 Tage in Verzug ist.

In beiden Fällen kündigt der Anbieter erst, nachdem er dem Kunden in Textform eine Frist von mindestens 14 Tagen zur Zahlung gesetzt und die Kündigung angedroht hat. Zahlt der Kunde innerhalb dieser Frist, entfällt das Kündigungsrecht. Kündigt der Anbieter, schuldet der Kunde das Entgelt für die Zeit bis zum Vertragsende, im Jahresvertrag anteilig aus dem Jahrespreis. Schadensersatzansprüche bleiben unberührt.

(5) Wird eine Lastschrift zurückgegeben oder eine Kartenzahlung zurückgebucht und hat der Kunde das zu vertreten, etwa wegen fehlender Deckung, falscher Kontodaten oder eines unberechtigten Widerspruchs, ersetzt er die Kosten, die Bank und Zahlungsdienstleister dem Anbieter dafür tatsächlich berechnen. Der Anbieter weist sie auf Wunsch nach. Für die Zahlung gelten die Absätze 1 bis 3 ab dem Tag der Rückbuchung.

§ 12a Vorübergehende Einschränkung bei Missbrauch

(1) Der Anbieter darf das Konto des Kunden vorübergehend auf „nur lesen“ stellen, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen wichtigen Grund nach § 14 Abs. 7 Satz 2 vorliegen und die Einschränkung nötig ist, um Schaden von Fairhours, anderen Kunden oder Dritten abzuwenden oder den Sachverhalt aufzuklären. Ein bloßer Verdacht ohne Anhaltspunkte genügt nicht. Für Zahlungsverzug gilt allein § 12.

(2) Im Modus „nur lesen“ kann der Kunde seine Daten weiterhin sehen und exportieren, und Stempelterminals erfassen weiter Zeiten.

(3) Der Anbieter kündigt die Einschränkung vorher in Textform an, nennt den Grund und gibt dem Kunden mindestens drei Werktage Gelegenheit, sich zu äußern. Erst danach schränkt er ein.

(4) Der Anbieter hebt die Einschränkung auf, sobald ihr Grund entfallen ist. Spätestens 14 Tage nach ihrem Beginn hebt er sie auf oder kündigt aus wichtigem Grund.

(5) Für die Dauer der Einschränkung entfällt das Entgelt. Schon gezahltes Entgelt für diese Tage erstattet der Anbieter tagesgenau nach § 11a Abs. 6. Schadensersatzansprüche des Anbieters und weitere Ansprüche des Kunden bleiben unberührt.

(6) Unabhängig davon darf der Anbieter einzelne Zugänge, Geräte oder Verbindungen sofort sperren, wenn das zur Abwehr eines laufenden Angriffs auf Fairhours oder auf Daten anderer Kunden unerlässlich ist. Er informiert den Kunden darüber unverzüglich in Textform und hebt die Sperre auf, sobald der Angriff abgewehrt ist.

§ 13 Preisänderungen

(1) Der Anbieter kann die Preise für künftige Abrechnungszeiträume des Monatsvertrags ändern. Er kündigt Änderungen mindestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden in Textform an.

(2) Im Jahresvertrag sind die Preise für die laufende Laufzeit fest. Preisänderungen gelten frühestens ab der nächsten Laufzeit. Der Anbieter kündigt sie spätestens mit der Erinnerung nach § 14 Abs. 3 in Textform an. Später angekündigte Preisänderungen gelten frühestens ab der übernächsten Laufzeit. Für KI-Funktionen gilt Absatz 1.

(3) Bei einer Preiserhöhung kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden kündigen, im Jahresvertrag zum Ende der laufenden Laufzeit, auch wenn die Frist nach § 14 Abs. 2 schon abgelaufen ist. Betrifft die Erhöhung nur KI-Funktionen, kann der Kunde diese bis zum Wirksamwerden abbestellen. Der Anbieter weist in der Ankündigung darauf hin.

§ 13a Aktionscodes

(1) Der Anbieter kann Aktionscodes ausgeben. Ein Aktionscode kann einen prozentualen Rabatt für eine bestimmte Zahl von Monaten, Gratismonate oder eine längere Testphase gewähren. Was ein Code bewirkt, wie lange er gilt und wer ihn einlösen kann, steht in den Bedingungen der Aktion und wird beim Einlösen angezeigt. Ergänzend gelten die Teilnahmebedingungen für Aktionscodes.

(2) Aktionscodes gelten für alle Bausteine außer den KI-Funktionen.

(3) Ein Code für eine längere Testphase wird während der Testphase im Kundenkonto eingelöst, jeder andere Code bei der ersten kostenpflichtigen Buchung. Jeder Kunde kann nur einen Rabatt- oder Gratismonatscode einlösen. Ein Code für eine längere Testphase zählt dabei nicht mit und steht der Buchung eines Jahresvertrags nicht entgegen. Rabatt- und Gratismonatscodes lassen sich nicht miteinander, nicht mit dem Jahresvertrag und nicht mit einer Sondervereinbarung kombinieren. Wechselt der Kunde in den Jahresvertrag, endet ihre Wirkung.

(4) Jeder Code gilt bis zu einem bestimmten Datum und für eine Höchstzahl an Einlösungen. Ein Code kann für alle Kunden, für eine begrenzte Zahl von Kunden oder für einen bestimmten Kunden gelten. Ein Code aus einer Einladung gilt nur für das eingeladene Unternehmen. Zur Höchstzahl zählen auch Reservierungen nach den Teilnahmebedingungen für Aktionscodes.

(5) Die Wirkung eines Codes endet spätestens mit dem Vertrag. Ein Code wird nicht in Geld ausgezahlt und ist nicht übertragbar.

(6) Wird ein Code entgegen diesen Regeln eingelöst, etwa über mehrere Konten desselben Unternehmens, mit falschen Angaben oder mit einem Code, der für einen anderen Kunden bestimmt ist, kann der Anbieter die Einlösung ablehnen oder einen gewährten Vorteil zurücknehmen. Bevor er einen Vorteil zurücknimmt, teilt er das dem Kunden in Textform mit und gibt ihm 14 Tage Gelegenheit, sich zu äußern. Nimmt der Anbieter einen Vorteil zurück, darf er den gewährten Rabatt nachberechnen. Ohne einen solchen Verstoß bleibt ein eingelöster Code bis zum Ende seiner Wirkung gültig.

§ 13b Kulanz

(1) Der Anbieter kann einzelnen Kunden freiwillig einen Gratismonat gewähren oder die Testphase verlängern. Ein Gratismonat befreit den Kunden einen Monat lang für die Bausteine, die der Anbieter bestimmt, vom Entgelt. Im Monatsvertrag entfällt dafür das Entgelt des nächsten Abrechnungszeitraums für diese Bausteine. Im Jahresvertrag verlängert sich die laufende Laufzeit um diesen Monat. Für ihn fällt für diese Bausteine kein Entgelt an, auch nicht nach § 11 Abs. 5 oder § 14 Abs. 9. Über den Gratismonat stellt der Anbieter eine Rechnung aus, für die befreiten Bausteine über 0 €.

(2) Auf Kulanz besteht kein Anspruch. Das gilt auch, wenn der Anbieter sie demselben Kunden mehrfach oder anderen Kunden gewährt hat.

§ 14 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Monatsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Ein Abrechnungszeitraum reicht von Stichtag zu Stichtag. Der Kunde kann jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.

(2) Der Jahresvertrag hat eine Laufzeit von zwölf Monaten. Sie beginnt am Tag der Buchung des Jahresvertrags (§ 3 Abs. 3, § 11 Abs. 6). Er verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, wenn der Kunde nicht spätestens einen Monat vor dem Ende der Laufzeit kündigt. Vor dem Ende der Laufzeit kann der Kunde den Jahresvertrag nicht ordentlich kündigen. Die Rechte nach § 15 Abs. 12 und die Sonderkündigungsrechte in diesen AGB bleiben unberührt.

(3) Der Anbieter erinnert frühestens 75 und spätestens 60 Tage vor dem Ende jeder Laufzeit per E-Mail an die Rechnungs-E-Mail-Adresse an die Verlängerung. Die Erinnerung nennt das Ende der Laufzeit, den letzten Tag für die Kündigung und den Betrag für die nächste Laufzeit. Versendet der Anbieter diese Erinnerung nicht spätestens 60 Tage vor dem Ende der Laufzeit, verlängert sich der Jahresvertrag nicht um zwölf Monate, sondern läuft als Monatsvertrag weiter.

(4) Statt zu kündigen, kann der Kunde bis zum letzten Tag für die Kündigung in der App festlegen, dass der Vertrag nach dem Ende der Laufzeit als Monatsvertrag weiterläuft.

(5) Der Kunde kündigt in Textform, am einfachsten in der App unter „Konto“ und „Kündigen“ oder per E-Mail an info@fairhours.de. Bis zum Wirksamwerden der Kündigung kann der Kunde sie zurücknehmen.

(6) Der Anbieter kann den Monatsvertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums und den Jahresvertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Laufzeit in Textform kündigen. Stellt der Anbieter Fairhours insgesamt ein, kann er auch einen Jahresvertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende kündigen. Für vorausbezahlte Entgelte gilt Absatz 8.

(7) Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Für den Anbieter liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Kunde oder seine Nutzer

Fairhours angreifen, Sicherheitsmaßnahmen umgehen oder versuchen, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen,
Schadsoftware oder rechtswidrige Inhalte hochladen,
Fairhours ohne Erlaubnis Dritten überlassen oder weiterverkaufen,
bei Vertragsschluss wesentliche falsche Angaben gemacht haben, etwa dazu, als Unternehmer zu handeln,
Aktionscodes wiederholt oder in größerem Umfang missbräuchlich einlösen (§ 13a Abs. 6),
trotz Abmahnung erheblich gegen ihre Pflichten nach § 9 verstoßen oder
mit Zahlungen nach § 12 Abs. 4 in Verzug sind.

Beruht der wichtige Grund auf der Verletzung einer Vertragspflicht, kündigt der Anbieter erst, wenn eine Abmahnung in Textform oder eine angemessene Frist zur Abhilfe erfolglos geblieben ist. Das gilt nicht, wenn eine Abmahnung offensichtlich keinen Erfolg verspricht, bei Zahlungsverzug nach § 12 Abs. 4 oder wenn die sofortige Kündigung aus besonderen Gründen gerechtfertigt ist, insbesondere bei einem Angriff auf Fairhours oder auf Daten anderer Kunden. Der Anbieter kündigt in Textform an die Rechnungs-E-Mail-Adresse und nennt den Grund. Eine Kündigung ohne Frist sendet er zusätzlich per Brief an die Anschrift des Kunden.

(8) Endet der Vertrag vor dem Ende eines bereits bezahlten Zeitraums, erstattet der Anbieter das Entgelt für die Zeit nach dem Vertragsende tagesgenau anteilig, soweit Absatz 9 nichts anderes bestimmt. Das gilt insbesondere bei einer Kündigung des Kunden nach § 5 Abs. 2, § 11 Abs. 2, § 13 Abs. 3 oder § 21 Abs. 3, bei einer Kündigung des Anbieters nach Absatz 6 Satz 2 und bei einer Kündigung aus wichtigem Grund. Hat der Kunde den wichtigen Grund zu vertreten, kann der Anbieter mit seinen Schadensersatzansprüchen gegen die Erstattung aufrechnen. Die Erstattung erfolgt innerhalb von 14 Tagen nach dem Vertragsende nach § 11a Abs. 6. Bei einer ordentlichen Kündigung endet der Vertrag mit dem bezahlten Zeitraum, es gibt also nichts zu erstatten.

(9) Kündigt der Kunde einen Jahresvertrag allein nach § 15 Abs. 12 vor dem Ende der Laufzeit, um zu wechseln oder seine Daten löschen zu lassen, gilt statt Absatz 8 Folgendes. Der Anbieter berechnet die Zeit bis zum Ablauf der Kündigungsfrist für den jeweils gebuchten Umfang zum Monatspreis nach der Preisliste, die zu Beginn der Laufzeit galt. Angebrochene Monate werden tagesgenau berechnet. Für einen anschließenden Übergangszeitraum (§ 15 Abs. 4 und 5) gilt der Jahrespreis tagesgenau anteilig. Den Rest aller für die Laufzeit gezahlten Beträge einschließlich Nachberechnungen nach § 11 Abs. 5 erstattet er innerhalb von 14 Tagen nach dem Vertragsende nach § 11a Abs. 6. Ist der so berechnete Betrag höher als das Gezahlte, schuldet der Kunde keine Nachzahlung. Dieser Ausgleich für den Jahresrabatt ist das Entgelt für die vorzeitige Beendigung im Sinne von Art. 29 Abs. 4 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Ein Entgelt für den Wechsel selbst erhebt der Anbieter nicht. Besteht zugleich ein Kündigungsrecht nach Absatz 8 Satz 2, gilt Absatz 8. Für Sondervereinbarungen mit fester Laufzeit gilt dieser Absatz entsprechend. Statt des Monatspreises gilt dann der in der Sondervereinbarung genannte Vergleichspreis, wenn sie einen nennt.

§ 15 Vertragsende, Datenexport und Anbieterwechsel

(1) Diese Regeln setzen Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) um. Export und Wechsel sind für den Kunden kostenlos.

(2) Der Kunde kann seine Daten während der gesamten Vertragsdauer jederzeit selbst exportieren.

(3) Mit der Kündigung oder bis zu ihrem Wirksamwerden teilt der Kunde in Textform mit, ob er

zu einem anderen Anbieter wechseln will (mit dessen Namen),
auf eigene Systeme wechseln will oder
seine Daten löschen lassen will.

Kündigt der Anbieter, kann der Kunde seine Wahl bis zum Vertragsende mitteilen. Wählt der Kunde die Löschung oder teilt er nichts mit, endet der Vertrag mit dem Wirksamwerden der Kündigung. Dann gelten die Absätze 6 und 9.

(4) Will der Kunde wechseln, beginnt mit dem Wirksamwerden der Kündigung ein Übergangszeitraum von bis zu 30 Kalendertagen. Der Vertrag besteht in dieser Zeit zu den bisherigen Bedingungen fort und endet, wenn der Wechsel abgeschlossen ist. Das Entgelt für den Übergangszeitraum wird tagesgenau anteilig berechnet, soweit es nicht schon bezahlt ist. Der Anbieter unterstützt den Wechsel und die Ausstiegsplanung des Kunden mit allen relevanten Informationen, auch gegenüber einem vom Kunden benannten Dritten. Er stellt Fairhours weiter bereit, hält ein hohes Sicherheitsniveau und informiert über bekannte Risiken für einen unterbrechungsfreien Übergang. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für angemessen hält.

(5) Ist ein Wechsel innerhalb von 30 Kalendertagen technisch nicht möglich, teilt der Anbieter das innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselwunsch mit, begründet es und nennt einen anderen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Fairhours bleibt in dieser Zeit verfügbar.

(6) Nach dem Vertragsende haben Administratoren 30 Kalendertage lang Zugang zum Gesamtexport (Datenabrufzeitraum). Bei einem Wechsel beginnt dieser Zeitraum mit dem Ende des Übergangszeitraums.

(7) Exportierbar sind abschließend alle Daten des Kunden in Fairhours mit Ausnahme der in Absatz 8 genannten Daten. Das sind insbesondere Stammdaten und Einstellungen der Firma und der Nutzer, Arbeitszeiten und Überstundenkonten, Urlaub und Abwesenheiten einschließlich Krankheitstagen, Anträge und Genehmigungen, Personalakten mit Zugriffsprotokoll, Spesen mit Belegen sowie die Rechnungen des Anbieters. Sie werden in diesen Formaten bereitgestellt:

Gesamtexport als ZIP-Datei mit einer CSV-Datei je Tabelle (Trennzeichen Semikolon, Zeichensatz UTF-8 mit BOM, lässt sich in Excel öffnen) sowie die Spesen-Belege als Originaldateien (PDF, JPG, PNG),
Personalakte je Person als ZIP-Datei mit den Dokumenten, einem Inhaltsverzeichnis, einem Stammblatt und auf Wunsch dem Zugriffsprotokoll,
laufend außerdem Monatsübersichten und Auswertungen als Excel-Datei sowie der Spesen-Export als DATEV-CSV, Excel- und PDF-Datei,
Rechnungen als PDF-Dateien im Kundenkonto.

(8) Abschließend vom Export ausgenommen sind Daten, die nur dem internen Betrieb von Fairhours dienen und deren Herausgabe Sicherheits- oder Geschäftsgeheimnisse gefährden würde: Sitzungen, interne Zähler und Protokolle der KI-Funktionen und des Mailversands, interne Läufe und Stände der Abgleiche mit Microsoft 365 und Outlook, der Prüfstand der Outlook-Freischaltung, Anmelde-Übergaben vom Portal, Prüfwerte (Hashes) der KI-Einordnung von Kalenderterminen, Kennwort-Hashes, Tokens und Schlüssel. Der Wechsel wird dadurch nicht behindert.

(9) Nach Ablauf des Datenabrufzeitraums löscht der Anbieter alle exportierbaren Daten des Kunden vollständig. Ist am Tag der Löschung noch ein Zahlungsvorgang offen, etwa eine Lastschrift, kann sich die Löschung der exportierbaren Daten bis zu dessen Abschluss verzögern, höchstens um 14 Tage. Sicherungskopien auf dem Server werden nach 14 Tagen überschrieben, Sicherungskopien außer Haus nach spätestens 40 Tagen gelöscht. Ausgenommen sind Daten, die der Anbieter aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren muss, etwa Rechnungen. Auf Wunsch bestätigt der Anbieter die Löschung in Textform.

(10) Das Wechsel- und Exportverfahren, die Formate und Datenstrukturen sowie bekannte technische Einschränkungen beschreibt der Anbieter unter fairhours.de/rechtliches/datenexport (Art. 26 Data Act). Dort stehen auch die Angaben zur Gerichtsbarkeit der technischen Infrastruktur und zu den Maßnahmen gegen unrechtmäßigen staatlichen Zugriff aus Drittländern (Art. 28 Data Act).

(11) Nach dem Vertragsende teilt der Anbieter dem Kunden in Textform mit, dass der Vertrag beendet ist.

(12) Auch während einer Laufzeit des Jahresvertrags oder einer festen Laufzeit nach einer Sondervereinbarung kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von zwei Monaten in Textform kündigen, um zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme zu wechseln oder seine Daten löschen zu lassen (Art. 25 Abs. 2 Buchst. d Data Act). Die Absätze 3 bis 11 gelten entsprechend. Für die Abrechnung gilt § 14 Abs. 9.

(13) Kündigt der Anbieter aus wichtigem Grund ohne Frist, endet der Vertrag mit Zugang der Kündigung. Teilt der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach Zugang in Textform mit, dass er zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme wechseln will, stellt der Anbieter Fairhours ab dieser Mitteilung für einen Übergangszeitraum von bis zu 30 Kalendertagen weiter bereit. Die Absätze 4 bis 6 gelten entsprechend, das Entgelt für den Übergangszeitraum wird tagesgenau berechnet. § 12a bleibt anwendbar. Ohne eine solche Mitteilung beginnt der Datenabrufzeitraum nach Absatz 6 mit Zugang der Kündigung.

§ 16 Mängel

(1) Für Mängel gelten die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), soweit diese AGB nichts anderes bestimmen.

(2) Der Anbieter beseitigt gemeldete Mängel in angemessener Frist. Er kann dafür auch eine zumutbare Umgehungslösung bereitstellen.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die schon bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(4) Das Recht des Kunden zur Minderung bleibt unberührt.

§ 17 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, aus einer übernommenen Garantie und nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst möglich macht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, etwa die Bereitstellung von Fairhours sowie der Schutz und die Sicherung der Kundendaten. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens auf 125.000 € je Schadensfall.

(3) Ansprüche wegen leicht fahrlässiger Pflichtverletzungen verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Das gilt nicht für Ansprüche nach Absatz 1.

(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(5) Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Im Verhältnis zwischen Kunde und Anbieter gelten die Absätze 1 bis 4 auch für Ansprüche im Zusammenhang mit dem Datenschutz, soweit das gesetzlich zulässig ist.

§ 18 Datenschutz

(1) Personenbezogene Daten der Nutzer verarbeitet der Anbieter als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der AVV wird bei der Registrierung abgeschlossen und ist Bestandteil des Vertrags.

(2) Für Daten, die der Anbieter als Verantwortlicher verarbeitet, etwa für Kundenkonto und Abrechnung, gilt die Datenschutzerklärung.

§ 19 Vertraulichkeit

Beide Seiten behandeln nicht öffentliche Informationen der anderen Seite, die sie im Rahmen des Vertrags erhalten, vertraulich. Das gilt während der Vertragslaufzeit und drei Jahre darüber hinaus. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder deren Offenlegung gesetzlich oder behördlich verlangt wird.

§ 20 Nutzungsrechte und Kundendaten

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, Fairhours im Umfang der Buchung für eigene Zwecke zu nutzen und seinen Nutzern diese Nutzung zu ermöglichen.

(2) Die Kundendaten stehen dem Kunden zu. Der Anbieter verwendet sie nur zur Erfüllung des Vertrags und nach dem AVV.

(3) Der Anbieter nennt den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung als Referenz.

§ 21 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter kündigt Änderungen dieser AGB mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an.

(2) Änderungen, die die Hauptleistungen oder das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung wesentlich betreffen, werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden wirksam, zum Beispiel per Klick in der App.

(3) Sonstige Änderungen gelten als angenommen, wenn der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform widerspricht. Der Anbieter weist in der Ankündigung auf diese Folge hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen AGB weiter. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen, auch während einer Laufzeit. Der Anbieter kann ihn nach § 14 Abs. 6 kündigen.

§ 22 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Für Erklärungen genügt die Textform, soweit diese AGB nichts anderes bestimmen.

(3) Der Kunde kann Rechte aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters abtreten. § 354a HGB bleibt unberührt.

(4) Bei Widersprüchen zwischen diesen AGB und dem AVV geht in Fragen des Datenschutzes der AVV vor.

(5) Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. Es gelten dann die gesetzlichen Vorschriften (§ 306 BGB).