Erweiterung · 1,50 € je Person und Monat · Alle Preise
Digitale Personalakte für Microsoft 365
Die Personalakte hat zehn Register mit Aufbewahrungsfristen und Zugriffsprotokoll. Fairhours speichert die Unterlagen verschlüsselt und schlägt das Löschen vor, wenn eine Frist abläuft. Gedacht ist sie für HR und Geschäftsführung in Firmen mit Microsoft 365.
Passt dazu: die Urlaubsverwaltung mit Outlook sowie die Spesenabrechnung mit DATEV-Export.
| Nr. | Register | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| 01 | Bewerbung & Einstellung | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 02 | Vertrag & Änderungen | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 03 | Vergütung & Zusatzleistungen | 6 Jahre nach dem Jahr des Dokuments |
| 04 | Arbeitszeit-Sonderregeln | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 05 | Qualifikation & Schulung | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 06 | Beurteilung & AbmahnungenWiedervorlage nach 2 Jahren | 3 Jahre ab Datum des Dokuments |
| 07 | Betriebsmittel & Verpflichtungen | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 08 | Austritt & Zeugnis | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 09 | VertraulichExtra-Recht, öffnen nur mit Grund | 3 Jahre nach dem Austrittsjahr |
| 10 | Schriftverkehr & Sonstiges | 3 Jahre nach dem Jahr des Dokuments |
Was die Personalakte kann
Fristen, Löschvorschläge und Wiedervorlagen
Für jedes Register ist eine Aufbewahrungsfrist hinterlegt. Läuft sie ab, schlägt Fairhours das Löschen vor, gelöscht wird erst nach Ihrer Bestätigung. Zum richtigen Datum erinnert Fairhours an das Ende der Probezeit, an eine auslaufende Befristung oder an eine Schulung.
Zugriffsprotokoll und Register „Vertraulich“
Im Zugriffsprotokoll steht, wer wann eine Akte geöffnet, ein Dokument gelesen, hochgeladen, geändert, gelöscht oder exportiert hat. Das Register „Vertraulich“ öffnet nur, wer dafür ein eigenes Recht hat, und nur mit Angabe eines Grundes.
Export für die DSGVO-Auskunft
Fragt eine Person nach ihren gespeicherten Daten, exportieren Sie ihre Akte mit dem Anlass „Auskunft nach Art. 15 DSGVO“ als ZIP-Datei, mit Inhaltsverzeichnis und auf Wunsch dem Zugriffsprotokoll.
So läuft es ab
Die Erweiterung Personalakte dazubuchen.
Festlegen, wer die Akte öffnen darf (HR) und wer zusätzlich das Register „Vertraulich“.
Unterlagen in das passende Register hochladen. Fairhours schlägt die Aufbewahrungsfrist vor.
Fristen und Wiedervorlagen laufen ab jetzt mit.
Löschvorschläge prüfen und bestätigen.
Ja. Die Unterlagen und sensible Angaben wie Titel, Notizen und Gründe werden verschlüsselt gespeichert, auf Servern in Deutschland und in einer eigenen Datenbank nur für Ihre Firma.
Nur Personen, denen Sie das Extra-Recht „Vertraulich“ geben, und nur mit Angabe eines Grundes. Jeder Zugriff steht im Zugriffsprotokoll.
Nein. Fairhours macht Löschvorschläge, wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sie entscheiden, ob gelöscht wird.
1,50 € je Person und Monat, zusätzlich zur Zeiterfassung.
In der Akte der Person den Export mit dem Anlass „Auskunft nach Art. 15 DSGVO“ wählen. Fairhours vermerkt den Export im Protokoll.