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Leistungsbeschreibung

Stand:

Diese Leistungsbeschreibung gilt mit den AGB (§ 5). Sie beschreibt, was Fairhours leistet. Was es kostet, steht auf der Preisseite.

1. Überblick

Fairhours ist eine Software für die Arbeitszeiterfassung, die über das Internet bereitgestellt wird (Software as a Service). Die Anmeldung läuft über Microsoft 365. Der Grundbaustein ist die Zeiterfassung mit Urlaub und Abwesenheiten. Dazubuchen lassen sich die Erweiterungen Personalakte, Spesen, KI-Belegprüfung und KI-Hilfe-Chat. Erweiterungen stehen nur zur Verfügung, wenn sie gebucht sind; sonst sind sie in der App ausgeblendet.

2. Zeiterfassung (Grundbaustein)

  • Stempeln im Browser, am Handy als Web-App (ohne App Store) oder am Stempelterminal mit Chip
  • Büro oder Homeoffice beim Einstempeln wählen
  • Pausenregeln automatisch
  • Überstundenkonto
  • Teilzeit
  • Zeitkorrekturen und Nachträge mit Genehmigung
  • Feiertage aller 16 Bundesländer
  • Monatsübersicht und Auswertungen als Excel für die Lohnabrechnung

Urlaub und Abwesenheiten (in der Zeiterfassung enthalten)

  • Urlaubsantrag mit Genehmigung, Resturlaub
  • Kalendertermin und Abwesenheitsnotiz automatisch in Outlook. Nach dem Urlaub schaltet Fairhours die Notiz aus und stellt den alten Text zurück
  • Gemeinsamer Abwesenheitskalender fürs Team
  • Krankheit: Kolleginnen und Kollegen sehen nur „Abwesend“, nie den Grund
  • Vertretungen und Mindestbesetzung mit Engpass-Warnung

Stempelterminals

Fairhours nimmt Buchungen von Stempelterminals von Datafox mit Chip an (Firmware ab 04.03.18.04), über eine gesicherte Verbindung mit eigenem Zertifikat. Gerät und Einrichtung sind nicht enthalten: Preis auf Anfrage.

3. Personalakte (Erweiterung)

  • Zehn Register, klar sortiert
  • Aufbewahrungsfristen mit Löschvorschlägen
  • Wiedervorlagen
  • Zugriffsprotokoll
  • Register „Vertraulich“ mit Extra-Recht
  • Personalakte für eine DSGVO-Auskunft exportieren

4. Spesen (Erweiterung)

  • Beleg fotografieren
  • Verpflegungspauschalen inklusive Ausland
  • Kilometerpauschale
  • Fremdwährungen
  • Genehmigung
  • Export für DATEV, Excel und PDF
  • Bezahlt wird nur für Personen, die Spesen einreichen (Spesen-Platz)

5. KI-Belegprüfung (Erweiterung)

  • Leere Felder füllt die KI vor und markiert sie als KI-Vorschlag; weicht ein schon ausgefülltes Feld ab, schlägt sie ihren Wert zum Übernehmen vor
  • Pakete je Abrechnungszeitraum (50 bis 2.500 Belege)
  • Ist das Paket aufgebraucht oder keins gebucht, geht alles weiter von Hand
  • Nur zusammen mit mindestens einem Spesen-Platz

Die KI liest Belegart, Händler, Datum, Betrag, Währung und Steuer. Ihre Angaben sind Vorschläge: Eingereicht wird erst, wenn die Person selbst einreicht. Die KI läuft über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU. Admins können die KI-Belegprüfung in den Spesen-Einstellungen ausschalten.

6. KI-Hilfe-Chat (Erweiterung)

  • Chat in Fairhours beantwortet Fragen zur Bedienung und zu den eigenen Zahlen
  • Je Platz gebucht
  • Admins vergeben die Plätze
  • Ohne Platz hilft die Hilfe-Suche ohne KI
  • Namen, Kürzel und E-Mail-Adressen gehen nicht an die KI

Der Chat erklärt die Bedienung. Er stellt keine Anträge, bucht nichts und ändert nichts. Antworten sind als KI-Antwort gekennzeichnet.

7. Mengen und Grenzen

Mehr Personen buchen Sie jederzeit selbst im Kundenkonto. Sie gelten sofort und werden im Monatsvertrag anteilig bis zum nächsten Abrechnungstag, im Jahresvertrag bis zum Laufzeitende berechnet. Weniger Personen stellen Sie ebenfalls selbst im Kundenkonto ein. Das gilt ab dem nächsten Abrechnungstag, im Jahresvertrag ab der nächsten Laufzeit; dort legen Sie die Senkung bis zum letzten Tag für die Kündigung fest. Am Abrechnungstag zählen wir die aktiven Personen. Berechnet wird mindestens die gewünschte Zahl oder die Zahl der aktiven Personen, je nachdem, welche höher ist, und höchstens die bisher gebuchte Zahl. Liegt die Zählung nicht innerhalb von sechs Stunden nach dem Start der Abrechnung am Stichtag vor, gilt die neu gewählte Zahl für den ganzen Abrechnungszeitraum bzw. die ganze neue Jahreslaufzeit. Dafür gibt es keine spätere Nachzählung oder Nachberechnung. Der Preis im Kundenkonto ist bis zu dieser Entscheidung voraussichtlich. Für den laufenden Abrechnungszeitraum oder die laufende Laufzeit gibt es keine Erstattung. Deaktivieren Sie Personen vorher: Wer in Microsoft 365 gesperrt ist oder nicht mehr zu Ihrer Fairhours-Gruppe gehört, wird beim Abgleich am nächsten Morgen deaktiviert. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Sie in Fairhours. Würden auf einmal mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours den Abgleich an. Ein voller Admin prüft und bestätigt dann die Vorschau unter Einstellungen → Microsoft 365. Sie können die Senkung schon vorher im Konto speichern.

  • Personen: so viele aktive Personen, wie gebucht sind. Ist die Zahl erreicht, lassen sich weitere aktive Personen erst nach dem Erweitern der Buchung anlegen; inaktive Personen zählen nicht.
  • Plätze: Spesen-Plätze und Plätze im KI-Hilfe-Chat wie gebucht. Admins vergeben sie in der App unter Verwaltung → Mitarbeitende → Lizenzen.
  • KI-Belegprüfung: ein Paket mit einer festen Zahl an Belegen je Abrechnungszeitraum. Ist das Paket aufgebraucht oder keins gebucht, geht alles von Hand weiter.
  • KI-Hilfe-Chat: je Abrechnungszeitraum 30 Fragen je gebuchtem Platz für die ganze Firma, dazu Grenzen je Person pro Minute, Tag und Monat. Ist eine Grenze erreicht, sucht die Hilfe ohne KI in der Anleitung weiter.
  • Die Kontingente beginnen mit jedem Abrechnungszeitraum neu.
  • Testphase: 30 Tage, mit bis zu 10 Personen. Sie brauchen dafür keine Zahlungsdaten, und die Testphase endet von selbst. Die Testphase beginnt, sobald die Registrierung offen ist. Die Testphase endet von selbst, es wird nichts abgebucht. Endet die Testphase ohne Buchung, können sich nur noch Admins anmelden und alle Daten exportieren. Buchen kann im Konto die Person, die Fairhours eingerichtet hat. 90 Tage nach dem Ende der Testphase werden die Daten gelöscht.

8. Betrieb

  • Die Server stehen in Deutschland (Nürnberg). Jede Firma hat ihre eigene, getrennte Datenbank.
  • Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Die Personalakte ist zusätzlich verschlüsselt gespeichert.
  • Gesichert wird jede Nacht; die Sicherungen auf dem Server werden 14 Tage aufbewahrt. Zusätzlich sichern wir täglich verschlüsselt in einen Speicher außer Haus in Deutschland: Hetzner Object Storage im Rechenzentrum Falkenstein. Diese Sicherungen sind 35 Tage gegen Löschen und Verändern gesperrt und werden anschließend automatisch gelöscht, spätestens nach 40 Tagen.
  • Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht zugesagt. Sicherheits- und Systemupdates laufen automatisch; nötige Neustarts finden nachts statt, in der Regel gegen 04:30 Uhr. Neue Versionen werden Firma für Firma eingespielt, mit Unterbrechungen von wenigen Sekunden bis Minuten.
  • Voraussetzungen beim Kunden: ein aktueller Browser, eine Internetverbindung und Microsoft 365 mit Microsoft Entra ID. Wie die IT Fairhours freigibt, steht in der Einrichtungsanleitung.

9. Support

  • Per E-Mail, Montag bis Freitag, außer an gesetzlichen Feiertagen in Bayern. Schreiben Sie uns: info@fairhours.de
  • Ziel: eine Antwort innerhalb von zwei Werktagen. Das ist keine zugesicherte Reaktionszeit.
  • Der Support hilft bei Fragen zur Bedienung und bei Störungen von Fairhours. Er umfasst keine Rechtsberatung und keine Arbeiten in den Systemen des Kunden.

10. Datenexport

Admins mit vollen Rechten exportieren alle Daten der Firma jederzeit selbst und kostenlos: in der App unter Verwaltung → Einstellungen → Daten & Export → „Alle Daten exportieren“, als ZIP-Datei mit einer CSV-Datei je Tabelle und den Belegen der Spesen. Die Personalakte wird je Person exportiert. Laufend gibt es außerdem die Monatsübersicht als Excel und den Spesen-Export für DATEV, Excel und PDF. Formate, Felder und das Verfahren beim Anbieterwechsel: Datenexport und Anbieterwechsel.

11. Einführung und Schulung (optional)

Einführung und Schulungen laufen online per Microsoft Teams, Schulungen vor Ort auf Anfrage. Das monatliche Einführungs-Webinar ist kostenlos; es gibt einen Überblick über die Bedienung. Die kostenpflichtigen Schulungen zeigen Admins die Einrichtung, Einstellungen, Rechte und den Export, Vorgesetzten und HR das Genehmigen, die Abwesenheiten und die Auswertungen. Sie sind nicht Teil des Abos und werden gesondert berechnet. Termine werden per Mail vereinbart. Kostenpflichtige Schulungen können bis 2 Tage vor dem Termin kostenlos verschoben oder abgesagt werden; bei späterer Absage wird der volle Preis berechnet. Angebot und Preise: Einführung und Schulung auf der Preisseite.

12. Preise

Preise und Abrechnung stehen auf der Preisseite.