Häufige Fragen zur Zeiterfassung mit Microsoft 365

30 Tage, mit bis zu 10 Personen. Sie brauchen dafür keine Zahlungsdaten, und die Testphase endet von selbst. Die Testphase beginnt, sobald die Registrierung offen ist.

Die Testphase endet von selbst, es wird nichts abgebucht. Endet die Testphase ohne Buchung, können sich nur noch Admins anmelden und alle Daten exportieren. Buchen kann im Konto die Person, die Fairhours eingerichtet hat. 90 Tage nach dem Ende der Testphase werden die Daten gelöscht.

Ja. Dann endet die Testphase mit der Zahlung, und die bezahlte Laufzeit beginnt am Zahltag.

Nein. Zahlungsdaten geben Sie erst an, wenn Sie Fairhours buchen.

Die Zustimmung bei Microsoft und die vier kurzen Schritte danach, darunter Bundesland und Mitarbeitergruppe, dauern wenige Minuten. Die Mitarbeitenden übernimmt Fairhours dabei aus Microsoft 365. Damit Fairhours in Outlook eintragen kann, schaltet Ihre IT danach die Postfächer einer Gruppe frei. Bis die Freigabe in Exchange wirkt, dauert es 30 Minuten bis zwei Stunden.

Ja. Einmal im Monat gibt es ein kostenloses Einführungs-Webinar über Microsoft Teams, für Kunden und alle, die Fairhours kennenlernen möchten; den Termin erfahren Sie per Mail. Dazu kommen freiwillige Schulungen für Admins sowie für Vorgesetzte und HR. Die Funktionen sind in der Hilfe erklärt, dazu gibt es Videos auf YouTube.

Ja. Die Anmeldung läuft über Ihr Microsoft-365-Geschäftskonto. Private Microsoft-Konten wie Outlook.com funktionieren nicht, nur Geschäfts- oder Schulkonten.

Für die ganze Firma nur Leserechte: Ihr Profil für die Anmeldung (User.Read), die Mitarbeiterliste (User.Read.All) und, wenn Sie eine Mitarbeitergruppe wählen, deren Mitglieder (GroupMember.Read.All). Kalender und Abwesenheitsnotiz geben Sie nur für die Postfächer einer Gruppe frei, den Mailversand nur für ein Absender-Postfach.

Ja, zweimal kurz: Eine Person mit der Rolle „Globaler Administrator“ oder „Administrator für privilegierte Rollen“ stimmt bei Microsoft für die ganze Firma zu. Danach schaltet ein Exchange-Administrator mit unserem PowerShell-Skript die Postfächer der Gruppe für Kalender und Abwesenheitsnotiz frei.

Ja. Wir empfehlen eine Gruppe aus Microsoft 365: Nur deren Mitglieder kommen in Fairhours und belegen Plätze. Die Gruppe können volle Admins später unter Einstellungen → Microsoft 365 mit einer Vorschau ändern. Der Abgleich übernimmt neue Mitarbeitende jeden Morgen. Wer nicht mehr in der Gruppe ist, wird am nächsten Morgen deaktiviert. Würden auf einmal mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours an. Auch wenn Microsoft weniger als die Hälfte der bisherigen Zahl liefert, hält der Abgleich an. Das gilt beim täglichen und manuellen Abgleich sowie beim Ändern der Gruppe. Ein voller Admin prüft unter Einstellungen → Microsoft 365 über „Vorschau ansehen und bestätigen“ die aktuelle Gruppe und bestätigt für genau einen Lauf. Die Bestätigung verfällt nach 15 Minuten und gilt nie für den täglichen Lauf. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Sie in Fairhours.

Ihre Daten liegen auf Servern in Deutschland (Nürnberg). Jede Firma hat ihre eigene, getrennte Datenbank. Die KI-Funktionen verarbeiten Daten in der EU über Langdock.

Nur die Person selbst, ihre Vorgesetzten und die Admins. Kolleginnen und Kollegen sehen im Kalender nur „Abwesend“, nie den Grund.

Ja. Unterlagen der Personalakte werden verschlüsselt gespeichert.

Nein. Die Anmeldung läuft nur über Microsoft 365. Ihr Kennwort prüft Microsoft, Fairhours bekommt es nie zu sehen.

Im KI-Hilfe-Chat gehen keine Namen, Kürzel, E-Mail-Adressen und keine Krankheitsgründe aus Fairhours an die KI; Fragen mit eindeutigen Diagnosen hält Fairhours vorher an. Bei Belegen und Kalenderterminen sieht sie, was darauf steht. Alle KI-Funktionen laufen über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU. Ohne gebuchte KI-Erweiterung geht keine Anfrage an eine KI.

Im Monatsvertrag monatlich im Voraus ab dem Tag der Buchung, im Jahresvertrag für zwölf Monate im Voraus. Sie zahlen per SEPA-Lastschrift, die Sie direkt in Ihrem Konto einrichten, oder per Kreditkarte über Mollie. Die Rechnung finden Sie als PDF in Ihrem Konto.

Im Monatsvertrag ja. Sie kündigen in Ihrem Konto zum Ende des bezahlten Zeitraums; bis dahin lässt sich die Kündigung zurücknehmen. Den Jahresvertrag kündigen Sie zum Ende der Laufzeit, spätestens einen Monat vorher.

Ja. Der Jahresvertrag läuft zwölf Monate ab dem Tag der Buchung, Sie zahlen zehn Monatsbeiträge im Voraus (zwei Monate geschenkt). KI-Hilfe-Chat und KI-Belegprüfung werden auch im Jahresvertrag monatlich abgerechnet. Er verlängert sich um 12 Monate, wenn Sie nicht spätestens einen Monat vor dem Ende kündigen. Daran erinnern wir Sie spätestens 60 Tage vorher per E-Mail. Vom Monatsvertrag wechseln Sie jederzeit in Ihrem Konto, schon Bezahltes wird tagesgenau angerechnet.

Das steht in der Leistungsbeschreibung: die Funktionen je Baustein, dazu Mengen und Grenzen, Betrieb, Support und Datenexport.

Buchen Sie mehr dazu, gilt das sofort und wird für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig berechnet. Mehr Personen buchen Sie jederzeit selbst im Kundenkonto. Sie gelten sofort und werden im Monatsvertrag anteilig bis zum nächsten Abrechnungstag, im Jahresvertrag bis zum Laufzeitende berechnet. Weniger Personen stellen Sie ebenfalls selbst im Kundenkonto ein. Das gilt ab dem nächsten Abrechnungstag, im Jahresvertrag ab der nächsten Laufzeit; dort legen Sie die Senkung bis zum letzten Tag für die Kündigung fest. Am Abrechnungstag zählen wir die aktiven Personen. Berechnet wird mindestens die gewünschte Zahl oder die Zahl der aktiven Personen, je nachdem, welche höher ist, und höchstens die bisher gebuchte Zahl. Liegt die Zählung nicht innerhalb von sechs Stunden nach dem Start der Abrechnung am Stichtag vor, gilt die neu gewählte Zahl für den ganzen Abrechnungszeitraum bzw. die ganze neue Jahreslaufzeit. Dafür gibt es keine spätere Nachzählung oder Nachberechnung. Der Preis im Kundenkonto ist bis zu dieser Entscheidung voraussichtlich. Für den laufenden Abrechnungszeitraum oder die laufende Laufzeit gibt es keine Erstattung. Deaktivieren Sie Personen vorher: Wer in Microsoft 365 gesperrt ist oder nicht mehr zu Ihrer Fairhours-Gruppe gehört, wird beim Abgleich am nächsten Morgen deaktiviert. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Sie in Fairhours. Würden auf einmal mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours den Abgleich an. Ein voller Admin prüft und bestätigt dann die Vorschau unter Einstellungen → Microsoft 365. Sie können die Senkung schon vorher im Konto speichern.

Ist eine Zahlung 30 Tage nach dem Fehlschlag noch offen, lässt sich Fairhours nur noch lesen: Alle sehen weiterhin, was sie sehen dürfen, und können exportieren, aber nichts ändern. Die Terminals stempeln weiter. Sobald Sie nachzahlen, funktioniert sofort wieder alles.

Ja, als Web-App fürs Handy. Sie öffnen Fairhours im Browser und legen es auf den Home-Bildschirm, ganz ohne App Store.

Ja. Fairhours arbeitet mit Stempelterminals von Datafox, an denen Mitarbeitende mit Chip stempeln. Für Gerät und Einrichtung nennen wir den Preis auf Anfrage.

Ja. Stempeln geht im Browser und am Handy, auch von zu Hause. Beim Einstempeln wählen Mitarbeitende Büro oder Homeoffice.

Die Person reicht die fehlende Zeit als Nachtrag ein. Der Nachtrag geht wie eine Zeitkorrektur an die Vorgesetzten zur Genehmigung.

Unter „Anträge“ → „Urlaub“ Von und Bis wählen und senden. Nach der Genehmigung trägt Fairhours den Urlaub in Outlook ein.