Was 2026 bei der Arbeitszeiterfassung Pflicht ist

Was gilt heute?

Mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Es reicht nicht, ein solches System nur anzubieten; die Zeiten müssen tatsächlich aufgezeichnet werden. Das Gericht stützt sich auf das Arbeitsschutzgesetz.

Erfasst wird die gesamte Arbeitszeit, nicht nur die Überstunden. Nach dem Bundesarbeitsministerium sind mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, damit sich Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten prüfen lassen. Wie erfasst wird, können Arbeitgeber bisher selbst festlegen: Papier, Tabelle oder Software sind möglich, solange das System objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Das Aufschreiben darf an die Mitarbeitenden übertragen werden; das System dafür stellt der Arbeitgeber.

Schon vorher galt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Arbeitszeit, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, muss aufgezeichnet werden. Diese Pflicht besteht weiter neben der allgemeinen Erfassungspflicht.

Woher die Pflicht kommt

Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird. Nur so lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) eingehalten werden.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe 2022 über § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz auf Deutschland übertragen, ohne auf ein neues Gesetz zu warten. Das Bundesarbeitsministerium sieht das genauso: Die Pflicht gilt schon heute.

Gilt das auch für Kleinbetriebe?

Ja. Der Beschluss enthält keine Ausnahme für kleine Firmen. Nach Ansicht des Gerichts bestimmt die Zahl der Beschäftigten nur, wie die Erfassung ausgestaltet wird. Ein Betrieb mit fünf Leuten darf also einfacher erfassen als ein Konzern, muss aber erfassen.

Ausnahmen sieht das Gericht nur dort, wo der Gesetzgeber nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie eigene Regeln getroffen hat. Das Arbeitszeitgesetz gilt nach § 18 zum Beispiel nicht für leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes und für Chefärzte. Ob eine Person dazugehört, hängt vom Einzelfall ab; im Zweifel erfassen Sie besser mit.

Für Minijobs und für Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind (unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Spedition und Logistik, Gebäudereinigung sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe, siehe § 2a SchwarzArbG), gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Vertrauensarbeitszeit heißt: Mitarbeitende entscheiden selbst, wann sie ihre vereinbarte Arbeitszeit leisten. Daran ändert die Erfassungspflicht nichts. Das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung ausdrücklich, dass eine Dokumentation der Arbeitszeit einer solchen Vereinbarung nicht im Weg steht.

Neu ist für viele Firmen nur, dass auch bei Vertrauensarbeitszeit aufgeschrieben wird, wann gearbeitet wurde. Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten galten schon immer, auch ohne Stechuhr. Die Aufzeichnung macht sie jetzt prüfbar.

Wie lange müssen Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Für Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag schreibt § 16 Abs. 2 ArbZG vor, die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt nach § 17 Abs. 1 MiLoG für Minijobs und die dort genannten Branchen.

Für die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Beschluss von 2022 nennt weder das Gericht noch das Gesetz eine eigene Frist. Wer alle Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt, erfüllt die beiden genannten gesetzlichen Fristen.

Welches Bußgeld droht?

Die Höhe hängt davon ab, welche Pflicht verletzt ist. Die Arbeitsschutzbehörden der Länder, etwa die Gewerbeaufsichtsämter, überwachen die Einhaltung.

Für die allgemeine Erfassungspflicht gibt es also kein Bußgeld auf den ersten Verstoß. Die Behörde kann aber im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen der Arbeitgeber treffen muss. Wer eine solche vollziehbare Anordnung nicht befolgt, handelt ordnungswidrig.

Was die geplante Reform vorsieht

Das Arbeitszeitgesetz soll an die Rechtsprechung angepasst werden. Im Koalitionsvertrag von 2025 haben CDU, CSU und SPD vereinbart, die Pflicht zur elektronischen Erfassung unbürokratisch zu regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen. Außerdem soll statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit möglich werden.

Im Mai 2026 hat Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas im Bundestag einen Entwurf für Juni angekündigt, der Flexibilisierung und elektronische Erfassung zusammen regeln soll. Seitdem berichten Fachmedien über einen Referentenentwurf aus dem Bundesarbeitsministerium. Ein Beschluss der Bundesregierung oder des Bundestags liegt nach unserem Stand vom 29. Oktober 2026 nicht vor. Einzelheiten des Entwurfs können sich bis dahin noch ändern; wir nennen sie deshalb hier nicht.

Checkliste für Arbeitgeber

Zum Abhaken, am besten ausgedruckt. Die Häkchen werden nicht gespeichert.

• Prüfen, ob heute für alle Mitarbeitenden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden, auch bei Teilzeit, Minijob und Homeoffice.
• Pausen und Überstunden mit erfassen, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten prüfbar sind.
• Festlegen, wer aufschreibt: die Mitarbeitenden selbst oder die Vorgesetzten. Das System stellt in jedem Fall der Arbeitgeber.
• Für Minijobs und die Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzeichnen.
• Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren und so ablegen, dass Sie sie bei einer Prüfung schnell finden.
• Bei Vertrauensarbeitszeit klarstellen: Die Lage der Arbeitszeit bleibt frei, aufgezeichnet wird trotzdem.
• Einen Betriebsrat, falls vorhanden, früh einbinden: Bei der Ausgestaltung bestimmt er mit.
• Den Mitarbeitenden schriftlich erklären, wie und wo sie ihre Zeit erfassen und was bei vergessenen Buchungen gilt.
• Regelmäßig stichprobenartig prüfen, ob die Aufzeichnungen vollständig sind.
• Ein Verfahren wählen, das auch eine künftige Pflicht zur elektronischen Erfassung erfüllen würde.