Datenschutzerklärung

Stand: 09.11.2026

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die in dieser Erklärung beschrieben ist:

Oertel Computers, Inhaber Robin Oertel
Dessauer Straße 8
90522 Oberasbach
Deutschland
Telefon: +49 152 06437172
E-Mail: info@fairhours.de

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter dieser Adresse. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

2. Wofür gilt diese Erklärung?

Diese Erklärung gilt für:

• die Website fairhours.de einschließlich des Ratgebers,
• die Demo unter demo.fairhours.de,
• das Kundenkonto: Registrierung, Anmeldung, Verwaltung, Abrechnung und Support,
• E-Mails, die wir aus dem Kundenkonto versenden,
• Schulungen und Vorführungen von Fairhours,
• unsere Seiten bei LinkedIn und YouTube.

Wichtig für Mitarbeitende unserer Kunden: Wenn Ihr Arbeitgeber Fairhours nutzt, verarbeiten wir Ihre Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Personalakten-Dokumente, Spesen und Kalenderdaten im Auftrag Ihres Arbeitgebers (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich ist dann Ihr Arbeitgeber. Er informiert Sie darüber, welche Daten er zu welchem Zweck verarbeitet. Wir sind dabei an seine Weisungen gebunden und haben mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Abschnitt 9 beschreibt, wie Fairhours auf Microsoft 365 zugreift.

3. Hosting und externe Inhalte

Website, Demo und Kundenkonto laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Wir haben mit Hetzner einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen zusätzlich bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Abschnitt 18).

Schriften laden wir von unserem eigenen Server. Wir binden keine Inhalte anderer Anbieter ein, also keine Videos, Karten, Terminbuchungen oder Social-Media-Plugins. Wir nutzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge.

4. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf unserer Seiten speichert der Webserver automatisch:

• Ihre IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• die aufgerufene Adresse,
• die Kennung Ihres Browsers (User-Agent).

Zweck: Wir brauchen diese Daten, um die Seiten auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe zu erkennen und abzuwehren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb.
Speicherdauer: höchstens 14 Tage, danach werden die Protokolle automatisch gelöscht.

Rufen Mitarbeitende unserer Kunden die App auf, verarbeiten wir diese Protokolle im Auftrag ihres Arbeitgebers.

5. Cookies und Speicher im Browser

Sitzungs-Cookie bei der Anmeldung

Wenn Sie sich im Kundenkonto anmelden, setzen wir ein Sitzungs-Cookie. Es dient nur dazu, Sie während Ihrer Anmeldung wiederzuerkennen, und ist technisch gegen fremden Zugriff geschützt (HttpOnly, Secure). Ohne dieses Cookie können Sie sich nicht anmelden. Laufzeit: bei der Einrichtung und im Kundenkonto höchstens 30 Minuten; in der Fairhours-App höchstens 14 Tage, die Sitzung endet außerdem nach 12 Stunden ohne Nutzung.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil das Cookie für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist. Die damit verbundene Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO (siehe Abschnitt 8).

Anzeige-Einstellungen im Browser

Wenn Sie selbst eine Anzeige-Einstellung ändern, speichern wir diese Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage). Das betrifft:

• helles oder dunkles Design,
• „weniger Bewegung“,
• in der Demo: den Rundgang nicht mehr anzeigen.

Solange Sie nichts ändern, speichern wir nichts. Dann richtet sich die Anzeige nach den Einstellungen Ihres Geräts. Gespeichert wird nur die gewählte Einstellung, zum Beispiel „dunkel“, ohne Kennung und ohne Bezug zu Ihrer Person. Die Werte bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns übertragen. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist nicht nötig, weil die Speicherung nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch erfolgt.

Weitere Cookies oder vergleichbare Techniken setzen wir nicht ein.

6. Demo

Die Demo unter demo.fairhours.de funktioniert ohne Anmeldung. Sie enthält nur erfundene Beispieldaten, Eingaben sind nicht möglich. Es fallen nur die Server-Protokolle (Abschnitt 4) und gegebenenfalls Ihre Anzeige-Einstellungen (Abschnitt 5) an. Für persönliche Vorführungen gilt Abschnitt 17.

7. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung Ihrer Anfrage.
Speicherdauer: Wir löschen die Nachricht, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Unsere Postfächer info@fairhours.de und konto@fairhours.de betreibt Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland (Microsoft 365) in unserem Auftrag. Microsoft verarbeitet Daten europäischer Geschäftskunden nach eigenen Angaben grundsätzlich in der EU. Soweit Daten im Einzelfall in die USA gelangen, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

8. Registrierung, Anmeldung mit Microsoft und Kundenkonto

Dieser Abschnitt betrifft Personen, die Fairhours für ihr Unternehmen registrieren und das Kundenkonto verwalten. Die Anmeldung der übrigen Mitarbeitenden verarbeiten wir im Auftrag ihres Arbeitgebers.

Fairhours ist nur für Unternehmen. Für die Registrierung und Anmeldung nutzen Sie das Microsoft-365-Geschäftskonto Ihres Unternehmens (Microsoft Entra ID). Ihr Kennwort geben Sie nur bei Microsoft ein. Wir erhalten und speichern es nicht.

Welche Daten wir verarbeiten:

• von Microsoft bei der Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse bzw. Anmeldename, eindeutige Kennungen Ihres Kontos und Ihrer Organisation,
• bei der Registrierung und im Kundenkonto: Firmenname, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Rechnungs-E-Mail-Adresse und, falls Ihr Unternehmen einen hat, Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
• als Nachweis Ihrer Erklärungen: Zeitpunkt, handelnde Person und die Fassung der akzeptierten AGB und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung sowie Ihre Bestätigung, als Unternehmer zu handeln,
• Vertragsdaten: Vertragsart, gebuchte Personenzahl, Zahl der aktiven Personen am Abrechnungstag, Zusatzmodule, Zahlungsstatus, Rechnungen.

Einladungen: Administratoren können weitere Ansprechpersonen per E-Mail einladen, und wir können Unternehmen zu Fairhours einladen. Dafür verarbeiten wir Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, den Einladungslink und gegebenenfalls einen Aktionscode, der nur für dieses Unternehmen gilt. Nicht angenommene Einladungen löschen wir spätestens 30 Tage, nachdem der Link abgelaufen ist oder die Einladung zurückgezogen wurde.

Aktionscodes: Löst Ihr Unternehmen einen Code ein oder ist er für Ihr Unternehmen reserviert, speichern wir Code, Zeitpunkt, handelnde Person und den gewährten Vorteil. Wir nutzen diese Angaben für die Abrechnung und um Missbrauch zu erkennen. Angaben, die in Rechnungen eingehen, bewahren wir mit den Rechnungen auf (Abschnitt 12).

Datenschutzbeauftragter Ihres Unternehmens: Diese Angabe brauchen wir für unser Verzeichnis als Auftragsverarbeiter (Art. 30 Abs. 2 DSGVO, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Betreiber-Protokoll: Was wir in der Verwaltung von Fairhours tun, etwa einen Vertrag beenden, ein Konto einschränken, Kulanz gewähren, Codes anlegen oder auf Bitte Ihres Unternehmens in dessen Konto helfen, halten wir mit Zeitpunkt, Aktion, Grund und betroffenem Konto fest. Das dient dem Nachweis und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Die Einträge löschen wir drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind.

Zweck: Abschluss und Durchführung des Vertrags, Abrechnung, Nachweis der Vertragsschlüsse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind. Handeln Sie für Ihr Unternehmen, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen abzuschließen, abzuwickeln und nachweisen zu können.
Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach dem Vertragsende hat Ihr Unternehmen 30 Tage Zeit für den Export, danach löschen wir die Daten. Abrechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es die Aufbewahrungspflichten verlangen (Abschnitt 12). Nachweise über Vertragsschlüsse bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährungsfristen auf, in der Regel drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Ist bei Vertragsende noch ein Betrag offen, bewahren wir die Angaben, die wir dafür brauchen, bis zur Zahlung auf, bei einem Streit bis zu dessen Ende (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Die Daten der Mitarbeitenden Ihres Unternehmens löschen wir trotzdem fristgerecht.

Für die Anmeldung gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Microsoft.

9. Zugriff auf Microsoft 365 (Microsoft Graph)

Fairhours greift nur dann auf Microsoft 365 Ihres Unternehmens zu, wenn eine Administratorin oder ein Administrator Ihres Unternehmens das in Microsoft Entra ID freigegeben hat. Dieser Zugriff erfolgt im Auftrag Ihres Unternehmens und nur für die Gruppe, die Ihr Unternehmen dafür bestimmt. Je nach eingeschalteten Funktionen nutzt Fairhours:

• Kalender: Termine für genehmigte Abwesenheiten anlegen. Wenn Ihr Unternehmen den Anwesenheitskalender einschaltet („Kalender lesen“, standardmäßig aus): Termine der freigegebenen Gruppe lesen, um sie im Anwesenheitskalender anzuzeigen. Dabei werden als privat markierte Termine, Teilnehmende, Organisator und Einladungstext nicht verwendet. Gespeichert wird nur eine Prüfsumme des Termins und seine Einordnung, nicht der Text.
• Abwesenheitsnotiz: automatische Antworten für genehmigte Abwesenheiten setzen.
• Arbeitsort: Büro oder Homeoffice in Outlook und Teams anzeigen.
• E-Mail-Versand: Benachrichtigungen, etwa über neue Anträge, über ein Absender-Postfach, das Ihr Unternehmen freigibt.

Für diese Daten gilt:

• Wir rufen nur die Daten ab, die für die eingeschaltete Funktion nötig sind.
• Wir nutzen sie nicht für Werbung oder Marketing und verkaufen oder übermitteln sie nicht an Dritte, außer an unsere Auftragsverarbeiter Hetzner (Abschnitt 3) und, bei gebuchten KI-Funktionen, Langdock (Abschnitt 14).
• Wir schützen sie nach dem Stand der Technik, siehe die technischen und organisatorischen Maßnahmen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Widerruft Ihr Unternehmen die Freigabe in Microsoft Entra ID oder entfernt Fairhours, greift Fairhours nicht mehr auf Microsoft 365 zu. Administratoren entfernen Fairhours im Microsoft Entra Admin Center unter Enterprise applications > Fairhours > Properties > Delete. Gespeicherte Daten löschen wir nach den Regeln zum Vertragsende.

10. Testphase

Die Testphase dauert 30 Tage und endet von selbst. Wir fragen dafür keine Zahlungsdaten ab. Danach können nur noch Administratoren auf das Konto zugreifen, um Fairhours zu buchen oder Daten zu exportieren. Wird nicht gebucht, löschen wir die Daten der Testphase 90 Tage nach ihrem Ende. Vorher weisen wir in der App darauf hin.

11. Zahlung über Mollie und SEPA-Lastschrift

Zahlungen wickeln wir über Mollie B.V., Amsterdam, Niederlande, ab. Welche Zahlarten angeboten werden, sehen Sie im Kundenkonto, etwa Karte und SEPA-Lastschrift. Mollie verarbeitet Ihre Zahlungsdaten, zum Beispiel IBAN, Kontoinhaber oder Kartendaten, als eigener Verantwortlicher, auch um gesetzliche Pflichten wie Geldwäsche- und Betrugsprüfungen zu erfüllen. Lastschriften zieht die Stichting Mollie Payments für uns ein. Bieten wir PayPal an und zahlen Sie damit, verarbeitet zusätzlich PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, die Daten als eigener Verantwortlicher.

SEPA-Lastschriftmandat: Das Mandat erteilen Sie im Kundenkonto. Wir speichern dazu Kontoinhaber, die IBAN nur in verkürzter Form (letzte vier Stellen), die Mandatsreferenz, Zeitpunkt, handelnde Person und die Fassung des Mandatstexts. So können wir nachweisen, dass ein Mandat erteilt wurde. Diese Angaben löschen wir 14 Monate nach dem letzten Einzug. Die Mandatsreferenz und die gekürzte IBAN bleiben als Teil der Zahlungsbelege im Archiv der Abrechnungsdaten erhalten (Abschnitt 12), ebenso Angaben, die in Rechnungen stehen.

Von Mollie erhalten wir die Angaben, die wir für die Abrechnung brauchen: ob und wann eine Zahlung eingegangen oder zurückgebucht wurde, die Zahlart und bei Lastschriften die Mandatsreferenz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Abwicklung der Zahlung). Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mollie.

12. Rechnungen und Buchhaltung

Rechnungsdaten wie Firmenname, Anschrift, Leistungen und Beträge bewahren wir auf, weil das Steuerrecht es verlangt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG.
Speicherdauer: Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres.

Archiv: Damit diese Unterlagen auch bei einem technischen Ausfall erhalten bleiben, legen wir monatlich ein Archiv der Abrechnungsdaten bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein ab. Es enthält Buchungen, Rechnungen mit den PDF-Dateien, Zahlungen mit Mandatsreferenz und gekürzter IBAN, Erstattungen und die Angaben zu den Rechnungsempfängern, aber keine Daten der Mitarbeitenden unserer Kunden. Das Archiv ist verschlüsselt, nur wir können es öffnen, und es ist 10 Jahre ab dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres gegen Löschen und Verändern gesperrt. Die Sperre gilt für das ganze Archiv. Rechnungen und Zahlungsbelege, die wir nur 8 Jahre aufbewahren müssen, bleiben deshalb im Archiv ebenfalls bis zum Ende der 10 Jahre erhalten. Danach wird das Archiv automatisch gelöscht, in der Regel innerhalb eines Jahres.

13. Support

Support gibt es per E-Mail an info@fairhours.de. Für Ihre Anfrage gilt Abschnitt 7. Schicken Sie uns Daten Ihrer Mitarbeitenden, etwa einen Screenshot, verarbeiten wir sie im Auftrag Ihres Unternehmens und löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist. Auf die Daten im Konto Ihres Unternehmens greifen wir nur zu, wenn Ihr Unternehmen ausdrücklich darum bittet, und nur so weit wie nötig. Wir dokumentieren jeden solchen Zugriff mit Datum, Anlass und Umfang. Ausnahme ist eine akute Störung oder Sicherheitsgefahr. Dann informieren wir Ihr Unternehmen im Nachhinein.

14. KI-Funktionen

Die KI-Funktionen sind nur aktiv, wenn Ihr Unternehmen sie gebucht hat, und lassen sich von Administratoren abschalten. Wir verarbeiten die Daten dabei im Auftrag Ihres Unternehmens. Die KI bewertet keine Personen und trifft keine Entscheidungen über Mitarbeitende.

• Belegprüfung: Die KI liest Angaben wie Betrag, Datum und Händler aus einem Beleg. Dafür wird das Belegbild übermittelt, das auch Namen enthalten kann. Ein Mensch prüft und bestätigt das Ergebnis.
• Hilfe-Chat: beantwortet Fragen zur Bedienung. Namen, Kürzel und E-Mail-Adressen ersetzen wir vor der Übermittlung durch Decknamen. Antworten sind als KI-Antworten gekennzeichnet.
• Anwesenheitskalender: Die KI ordnet einen Termin einer Art aus einer festen Liste zu und legt fest, ob er für Kolleginnen und Kollegen als Termin, als „abwesend“ oder gar nicht erscheint. Übermittelt werden nur Betreff (ohne Links, E-Mail-Adressen und Telefonnummern), Ort, Dauer, Wochentag, ganztägig ja oder nein und „Anzeigen als“.
• Messekalender: Die KI kann Outlook-Einträge einer Messe zuordnen, anhand von Betreff, Ort und Kürzel.

Für die KI nutzen wir die Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin, als Auftragsverarbeiter. Langdock verarbeitet die Daten in der EU und nutzt dafür das Sprachmodell Claude von Anthropic. Langdock nutzt die Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training von KI-Modellen.

15. LinkedIn und YouTube

Auf unserer Website finden Sie einen einfachen Link zu unserer Unternehmensseite bei LinkedIn. Erst wenn Sie ihn anklicken, werden Sie zu LinkedIn weitergeleitet. Vorher werden keine Daten an LinkedIn übertragen.

Unsere Unternehmensseite: Wenn Sie unsere Seite bei LinkedIn besuchen, verarbeitet LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin, Irland, Ihre Daten nach eigenen Regeln. Für die Seiten-Statistiken (Page Insights) sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Statistiken, etwa wie viele Personen die Seite besucht haben, und können daraus keine einzelnen Personen erkennen. Die Einzelheiten regelt die Vereinbarung von LinkedIn zur gemeinsamen Verantwortung. Danach erfüllt LinkedIn die Pflichten für die Seiten-Statistiken, auch Ihre Rechte auf Auskunft und Löschung. Sie können sich aber auch an uns wenden, wir leiten Ihre Anfrage an LinkedIn weiter.

Schreiben Sie uns über LinkedIn eine Nachricht oder kommentieren Sie einen Beitrag, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Profil und den Inhalt, um zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist die Kommunikation über Fairhours. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.

Unser YouTube-Kanal: Auf unserer Website finden Sie außerdem einen einfachen Link zu unserem Kanal bei YouTube (youtube.com/@fairhours). Videos binden wir nicht ein. Erst wenn Sie den Link anklicken, werden Sie zu YouTube weitergeleitet. Vorher werden keine Daten an YouTube übertragen. Auf YouTube verarbeitet Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihre Daten nach eigenen Regeln. Wir erhalten von YouTube nur zusammengefasste Statistiken zu unserem Kanal, etwa Aufrufzahlen, und können daraus keine einzelnen Personen erkennen. Ob wir für diese Statistiken mit Google gemeinsam verantwortlich sind, ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Fragen dazu können Sie an uns oder an Google richten, wir leiten sie bei Bedarf an Google weiter.

Schreiben Sie einen Kommentar zu unseren Videos, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihr Profil und den Inhalt, um zu antworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist die Kommunikation über Fairhours. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

16. E-Mails aus dem Kundenkonto

Aus dem Postfach konto@fairhours.de versenden wir Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Erinnerungen an die Verlängerung des Jahresvertrags, die Mitteilung über das Vertragsende und Ankündigungen von Lastschriften. Empfänger ist die Rechnungs-E-Mail-Adresse im Kundenkonto. Ankündigungen höherer Lastschriften senden wir zusätzlich an die Anmeldeadressen der Personen, die das Kundenkonto verwalten. Verarbeitet werden E-Mail-Adresse, Name, Firma, Inhalt der Nachricht und Zeitpunkt des Versands.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen abzuwickeln.
Speicherdauer: Kopien der versendeten E-Mails im Postfach und die Texte im Kundenkonto löschen wir drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem sie versendet wurden. Rechnungen bewahren wir nach Abschnitt 12 auf.

Das Postfach betreibt Microsoft in unserem Auftrag (Abschnitt 7).

17. Schulungen und Vorführungen

Vereinbaren Sie mit uns eine Schulung oder eine Vorführung von Fairhours, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und den Termin. Online-Termine führen wir über Microsoft Teams durch. Dabei verarbeitet Microsoft in unserem Auftrag auch Bild und Ton der Teilnehmenden, soweit diese Kamera und Mikrofon einschalten. In Vorführungen zeigen wir nur erfundene Beispieldaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Termindaten löschen wir 6 Monate nach dem Termin, soweit kein Vertrag zustande kommt.

Aufzeichnung auf Wunsch: Wünscht Ihr Unternehmen eine Aufzeichnung, etwa damit Beschäftigte eine Schulung später ansehen können, zeichnen wir in Microsoft Teams auf. Das tun wir nur, wenn alle Teilnehmenden vorher zugestimmt haben. Wer nicht zustimmt, muss das nicht begründen, dann zeichnen wir nicht auf. Die Aufzeichnung enthält Bild, Ton und Namen der Teilnehmenden, soweit Kamera und Mikrofon eingeschaltet sind, sowie die geteilten Bildschirminhalte. Sie wird in unserem Microsoft 365 gespeichert. Einen Link zur Aufzeichnung erhalten nur die Personen, die Ihr Unternehmen dafür benennt. Laden diese die Aufzeichnung herunter, ist Ihr Unternehmen für die Kopie selbst verantwortlich.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, am einfachsten per E-Mail an info@fairhours.de. Dann löschen wir die Aufzeichnung und bitten Ihr Unternehmen, heruntergeladene Kopien ebenfalls zu löschen.
Speicherdauer: Microsoft löscht die Aufzeichnung automatisch 90 Tage nach dem Termin. Danach liegt sie noch bis zu 93 Tage im Papierkorb von Microsoft 365 und wird dann endgültig gelöscht.

18. Sicherungskopien

Damit keine Daten verloren gehen, sichern wir die Daten des Kundenkontos und der Unternehmen täglich. Die Sicherungen auf dem Server werden nach 14 Tagen überschrieben. Zusätzlich erstellt Hetzner täglich eine Kopie des ganzen Servers in Nürnberg, die nach 7 Tagen überschrieben wird. Außerdem geht jeden Tag eine Kopie zu Hetzner in das Rechenzentrum Falkenstein. Sie wird verschlüsselt, bevor sie unseren Server verlässt, und nur wir können sie öffnen. Diese Kopien sind 35 Tage gegen Löschen und Verändern gesperrt und werden danach automatisch gelöscht, spätestens nach 40 Tagen. Gelöschte Daten können deshalb bis zu dieser Frist in Sicherungskopien enthalten sein. Wir verwenden sie nur, um Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen und um regelmäßig zu prüfen, dass sich die Sicherungen wiederherstellen lassen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO).

19. Empfänger im Überblick

Empfänger	Aufgabe	Rolle	Ort
Hetzner Online GmbH	Server, Sicherungen und Archiv	Auftragsverarbeiter	Deutschland (Nürnberg, Falkenstein)
Microsoft Ireland Operations Limited	E-Mail-Postfächer info@ und konto@, Online-Termine über Teams	Auftragsverarbeiter	EU, im Einzelfall USA (Abschnitt 7)
Langdock GmbH	KI-Funktionen, nur wenn gebucht	Auftragsverarbeiter	EU
Mollie B.V. und Stichting Mollie Payments	Zahlungsabwicklung und Einzug von Lastschriften	eigener Verantwortlicher	Niederlande
PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.	Zahlung, nur wenn angeboten und gewählt	eigener Verantwortlicher	Luxemburg
LinkedIn Ireland Unlimited Company	Unternehmensseite und Seiten-Statistiken	gemeinsam Verantwortlicher	Irland
Google Ireland Limited (YouTube)	YouTube-Kanal und Kanal-Statistiken	eigener Verantwortlicher, für die Statistiken möglicherweise gemeinsam mit uns (Abschnitt 15)	Irland

Daneben können wir Daten an Steuerberater oder Behörden weitergeben, wenn das gesetzlich vorgeschrieben ist.

20. Speicherdauer im Überblick

Daten	Speicherdauer
Server-Protokolle	14 Tage
E-Mail-Anfragen	bis zur Erledigung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
Kundenkonto nach Vertragsende	30 Tage für den Export, danach Löschung
Testphase ohne Buchung	90 Tage nach Ende der Testphase
Nachweise über Vertragsschlüsse	in der Regel drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet
Nachweis des SEPA-Mandats	14 Monate nach dem letzten Einzug
E-Mails aus dem Kundenkonto	drei Jahre ab Ende des Jahres des Versands
Betreiber-Protokoll	drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Eintrag entstanden ist
Termine für Schulungen und Vorführungen	6 Monate nach dem Termin, soweit kein Vertrag zustande kommt
Aufzeichnungen von Schulungen und Vorführungen	90 Tage nach dem Termin, danach bis zu 93 Tage im Papierkorb
Rechnungen und Buchungsbelege	8 Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Bücher und Aufzeichnungen	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Sicherungskopien auf dem Server	14 Tage
Kopie des ganzen Servers bei Hetzner (Server-Backup)	7 Tage
Sicherungskopien außer Haus	35 Tage gesperrt, gelöscht spätestens nach 40 Tagen
Archiv der Abrechnungsdaten	10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres gesperrt, danach automatische Löschung, in der Regel innerhalb eines Jahres

21. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Dann verarbeiten wir die Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder brauchen die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Schreiben Sie uns dafür einfach an info@fairhours.de. Betrifft Ihre Anfrage Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeiten, leiten wir sie an Ihren Arbeitgeber weiter.

22. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

23. Pflicht zur Bereitstellung

Für die Nutzung der Website müssen Sie keine Daten angeben. Für Registrierung, Vertrag und Abrechnung brauchen wir die in Abschnitt 8 genannten Daten. Ohne sie können wir keinen Vertrag schließen.

24. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

25. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Fairhours oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.