Was die KI in Fairhours sieht und was nicht
Fairhours setzt KI an vier Stellen ein: im KI-Hilfe-Chat, in der KI-Belegprüfung und auf Wunsch im Anwesenheits- und im Messekalender. Dahinter steht Claude von Anthropic über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU. Im KI-Hilfe-Chat bekommt die KI keine Namen Ihrer Mitarbeitenden. Die KI bewertet niemanden und entscheidet nichts.
- Im KI-Hilfe-Chat ersetzt Fairhours Namen und Kürzel durch Platzhalter
- Die KI bewertet keine Mitarbeitenden
- Die KI schlägt vor, Menschen entscheiden
- Admins können jede KI-Funktion abschalten
- Claude (Anthropic) über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU
KI-Hilfe-Chat
Der KI-Hilfe-Chat beantwortet Fragen zur Bedienung von Fairhours und zu den eigenen Zahlen. Er stellt keine Anträge und ändert nichts.
| Wozu | Antworten zur Bedienung und zu eigenen Zahlen wie Überstundensaldo oder Resturlaub. Vorgesetzte und Admins können auch nach den Zahlen ihrer Leute fragen. |
|---|---|
| Das bekommt die KI | Die Frage (höchstens 500 Zeichen), bis zu sechs Nachrichten des Verlaufs, die Hilfetexte und die eigenen Zahlen: Überstundensaldo, Soll und Ist, Urlaubskonto, offene Anträge. Zahlen anderer Personen nur, wenn die fragende Person sie in Fairhours ohnehin sehen darf. |
| Das bekommt die KI nie | Namen und Kürzel: Fairhours ersetzt sie vorher durch „Person 1“, „Person 2“ und setzt sie erst in der Antwort wieder ein. Aus den Kontodaten geht zu Krankheit höchstens „abwesend“ hinaus. Was jemand selbst in den Chat schreibt, geht mit Decknamen an die KI; eindeutige Diagnosen hält Fairhours vorher an, und der Chat bittet, keine Gesundheitsangaben einzugeben. |
| Grenzen | Der Chat beantwortet nur Fragen zu Fairhours; anderes lehnt er ab. Antworten sind kurz. |
| Kennzeichnung | Antworten des KI-Hilfe-Chats sind als KI-Antwort gekennzeichnet. |
| Gespeichert | Keine Inhalte. Der Verlauf bleibt nur im geöffneten Browser-Tab. Admins sehen nur Summen, keine Nutzung je Person. |
| Abschalten | Admins legen fest, ob der Chat für niemanden, nur für Admins oder für alle sichtbar ist. Voreingestellt ist: für niemanden. Ob der Chat eigene Zahlen und die Zahlen der Leute nutzt, legen die Admins mit eigenen Schaltern fest. |
KI-Belegprüfung
Die KI-Belegprüfung liest vom Foto oder PDF eines Belegs die wichtigsten Angaben ab und schlägt sie vor. Eingereicht und genehmigt wird weiterhin von Menschen.
| Wozu | Belegart, Händler, Datum, Betrag, Währung, Steuer und die passende Spesen-Kategorie vom Beleg lesen. |
|---|---|
| Das bekommt die KI | Die Belegdatei unverändert (Foto oder PDF, nicht geschwärzt), dazu die Liste Ihrer Spesen-Kategorien und den Firmennamen. Was auf dem Beleg steht, sieht die KI mit, auch Namen, etwa den Empfänger einer Hotelrechnung. |
| Das bekommt die KI nie | Den Dateinamen und Personendaten aus Fairhours, etwa wer den Beleg einreicht. |
| Wer entscheidet | Die KI reicht nichts ein und genehmigt oder lehnt nichts ab. Ihre Werte überschreiben keine Eingaben. Hinweise der KI lassen sich mit „Die KI irrt sich“ und einer Begründung übergehen. |
| Kennzeichnung | Angaben der KI tragen die Plakette „KI-Vorschlag“. |
| Gespeichert | Im Protokoll stehen nie Inhalte, nur Dauer und Fehlerart. Dieselbe Datei geht nie ein zweites Mal an die KI. |
| Abschalten | Schalter „Belege mit KI lesen“ in den Spesen-Einstellungen. Voreingestellt ist: aus. |
KI-Einordnung im Anwesenheitskalender
Liest Fairhours auf Wunsch die Outlook-Kalender der Mitarbeitenden für den Anwesenheitskalender, kann die KI einordnen, wie ein Termin für Kolleginnen und Kollegen erscheint.
| Wozu | Entscheiden, ob ein Termin mit seiner Art erscheint (zum Beispiel „Kundentermin 10–12“), nur als „abwesend“ oder gar nicht. |
|---|---|
| Das bekommt die KI | Je Termin: Betreff und Ort, aber nur Wörter einer festen Liste harmloser Begriffe (etwa „Kundentermin“, „Schulung“, „Homeoffice“). Namen, Kürzel, Zahlen und jedes andere Wort ersetzt Fairhours vorher durch Platzhalter. Dazu ganztägig ja oder nein, „Anzeigen als“, Dauer und Wochentag. |
| Das bekommt die KI nie | Teilnehmende, den Text der Einladung, den Organisator und als privat markierte Termine. Sensible Termine, die Fairhours erkennt (etwa Arzt, Hochzeit, Bewerbung oder ein passendes Symbol), ordnet es selbst als „privater Termin“ ein, ohne KI. Alle anderen unbekannten Wörter gehen nur als Platzhalter hinaus. |
| Wer entscheidet | Feste Regeln gelten zuerst, die KI kann sie nicht überstimmen: Ein als „Frei“ eingetragener Termin erscheint nie. Jede Person kann die Einordnung ihrer Termine selbst ändern. |
| Gespeichert | Nur eine Prüfsumme des Termin-Inhalts und die Entscheidung, nie der Inhalt selbst. |
| Abschalten | Anwesenheitskalender und das Lesen der Kalender sind voreingestellt aus. Der Schalter „KI ordnet ein“ lässt sich getrennt ausschalten; dann gelten nur die festen Regeln. |
KI-Zuordnung im Messekalender
Außerdem kann die KI im Messekalender Outlook-Einträge einer Messe zuordnen (Schalter „KI hilft beim Zuordnen“).
| Wozu | Einträge aus dem Outlook-Kalender „Messen“, die sich mit den festen Regeln nicht eindeutig einordnen lassen, einem Termin, einem Team oder einer neuen Messe zuordnen. |
|---|---|
| Das bekommt die KI | Je Eintrag: Beginn, Ende, ganztägig ja oder nein, dazu Betreff und Ort, aber nur Wörter einer festen Liste harmloser Begriffe. Namen, Kürzel, Zahlen und jedes andere Wort werden vorher Platzhalter, die Fairhours im Vorschlag wieder einsetzt. Dazu die Liste der Messen (Name und Ort ebenso mit Platzhaltern, Tage) und die Kürzel als Platzhalter. |
| Das bekommt die KI nie | Den Text der Einladung, Teilnehmende, den Organisator und als privat markierte Einträge. Sensible Einträge, die Fairhours erkennt, gehen gar nicht an die KI. Alle anderen unbekannten Wörter gehen nur als Platzhalter hinaus. |
| Wer entscheidet | Die KI schlägt nur vor. Übernommen wird erst mit „Übernehmen“, und eine neue Messe legt immer ein Mensch an. |
| Gespeichert | Gespeichert wird der geprüfte Vorschlag zusammen mit einer Prüfsumme des Eintrags, höchstens 90 Tage. Im Protokoll stehen nie Inhalte, nur Dauer, Menge und Fehlerart. |
| Abschalten | Der Abgleich mit Outlook ist voreingestellt aus. Ist er eingeschaltet, ist „KI hilft beim Zuordnen“ voreingestellt an und lässt sich in den Einstellungen unter „Messen“ ausschalten; dann ordnen nur die festen Regeln und Menschen zu. |
Für Ihre Mitarbeitenden
Das können Sie Ihrem Team so weitergeben.
- Im KI-Hilfe-Chat geht Ihr Name nie an die KI: Fairhours ersetzt ihn vorher durch „Person 1“.
- Aus Ihren Kontodaten erfährt die KI zu Krankheit höchstens „abwesend“. Was Sie selbst in den KI-Hilfe-Chat schreiben, geht mit Decknamen an die KI: Bitte keine Diagnosen oder Gesundheitsangaben eingeben.
- Private Termine als privat markieren, dann gehen sie nie an die KI.
- Die KI entscheidet nichts über Sie: Sie schlägt vor, Sie oder Ihre Vorgesetzten entscheiden.
- Belegfotos gehen ungeschwärzt an die KI: Was darauf steht, auch Ihr Name, sieht sie mit.
- Ihre Fragen an den KI-Hilfe-Chat speichert Fairhours nicht. Ihr Arbeitgeber sieht nur Summen, keine Nutzung je Person.
Claude von Anthropic, über Langdock, einen KI-Dienst mit Hosting in der EU. Alle KI-Funktionen laufen über das eigene Langdock-Konto von Fairhours; eigene Schlüssel oder andere Anbieter gibt es nicht.
Laut Langdock werden Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet (Angaben von Langdock).
Nein. Keine KI-Funktion in Fairhours bewertet Personen oder ihre Arbeit. Die KI beantwortet Fragen zur Bedienung, liest Belege ab, ordnet Kalendertermine ein und schlägt Zuordnungen im Messekalender vor.
Ja, jede Funktion einzeln: den KI-Hilfe-Chat über die Einstellung „Hilfe-Chat“, die Belegprüfung mit „Belege mit KI lesen“, die Einordnung im Anwesenheitskalender mit „KI ordnet ein“ und die Zuordnung im Messekalender mit „KI hilft beim Zuordnen“. Ohne gebuchten KI-Baustein sind alle KI-Funktionen aus.
Fast alles: Ohne KI gibt es die Hilfe-Suche in der Anleitung, Belege füllen Sie selbst aus, der Anwesenheitskalender ordnet Termine nach festen Regeln ein, und Messe-Einträge ordnen Sie selbst zu. Ist das KI-Kontingent eines Monats aufgebraucht, arbeitet Fairhours genauso ohne KI weiter.
Keine Inhalte von Fragen an den KI-Hilfe-Chat. In den Protokollen aller KI-Funktionen stehen nur Zeitpunkt, Dauer, verbrauchte Menge und Fehlerart.