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Urlaub planen und Abwesenheiten in Outlook automatisieren
Mit dem Abwesenheitsplaner beantragen Mitarbeitende Urlaub in Fairhours, Vorgesetzte genehmigen. Danach trägt Fairhours den Termin in Outlook ein und schaltet die Abwesenheitsnotiz für den Urlaubszeitraum. Voraussetzung ist die Freigabe der Postfächer durch Ihre IT. Resturlaub und Vertretung behalten Sie in der Urlaubsverwaltung im Blick.
Passt dazu: die Zeiterfassung im Browser und am Handy sowie die digitale Personalakte mit Fristen.
Vom Antrag bis zur Abwesenheitsnotiz
Antrag
Mitarbeitende wählen „Von“ und „Bis“ und sehen sofort, wie viel Resturlaub danach bleibt.
Hinweis bei Engpass
Wird es im Team knapp, zeigt Fairhours einen Hinweis. Die Vorgesetzten sehen ihn auch.
Genehmigung
Die Vorgesetzten genehmigen.
Outlook-Termin
Fairhours trägt den Urlaub in Outlook ein.
Abwesenheitsnotiz
Zum ersten Urlaubstag schaltet Fairhours die Abwesenheitsnotiz ein. Nach dem Urlaub ist die vorherige Notiz der Person wieder da.
Urlaubsübersicht des Teams
Der Kalender zeigt, wer wann fehlt. Beantragte Tage sind umrandet.
Fehlen zu viele aus einem Team oder einer Vertretungsgruppe gleichzeitig, steht darüber „Hier wird es knapp“. Das ist ein Hinweis, keine Sperre.
Was Fairhours in Outlook darf
- In Kalender und Abwesenheitsnotiz schreibt Fairhours nur bei den Postfächern einer Gruppe, die Ihre IT in Exchange freigibt. Andere Postfächer erreicht Fairhours nicht.
- Firmenweit liest Fairhours nur die Mitarbeiterliste und die Mitglieder von Gruppen.
- Mails verschickt Fairhours nur aus einem Absender-Postfach.
Was Urlaub & Abwesenheiten kann
- Urlaubsantrag mit Genehmigung, Resturlaub
- Kalendertermin und Abwesenheitsnotiz automatisch in Outlook. Nach dem Urlaub schaltet Fairhours die Notiz aus und stellt den alten Text zurück
- Gemeinsamer Abwesenheitskalender fürs Team
- Krankheit: Kolleginnen und Kollegen sehen nur „Abwesend“, nie den Grund
- Vertretungen und Mindestbesetzung mit Engpass-Warnung
Kolleginnen und Kollegen sehen im Kalender nur „Abwesend“. Den Grund sehen nur die Person selbst, ihre Vorgesetzten und die Admins.
Ja, bis zum Tag vor dem ersten Urlaubstag. Danach können das die Vorgesetzten oder die Admins. Termin und Abwesenheitsnotiz in Outlook werden dabei entfernt.
Ja. Urlaub zählt in Tagen, ein halber Tag als 0,5. Wochenenden und Feiertage zieht Fairhours selbst ab.
Ihre IT gibt Kalender und Abwesenheitsnotiz einmal für die Postfächer einer Gruppe in Exchange frei. Andere Postfächer erreicht Fairhours nicht.
Fairhours warnt beim Antrag, beim Genehmigen und in der Urlaubsübersicht, wenn eine Vertretungsgruppe zu knapp besetzt wäre. Es ist ein Hinweis, keine Sperre.