Hilfe für Mitarbeitende

Grundsätzliches

• Adresse: die Web-Adresse, die Ihnen Ihre Firma genannt hat. Anmelden mit „Mit Microsoft anmelden“ und dem Microsoft-365-Geschäftskonto, wie bei Outlook. Das geht am PC, am Handy und (nur zum Stempeln) am Terminal im Büro.
• Anmelden kann nur, wer in Fairhours angelegt und aktiv ist. Klappt es nicht, wenden Sie sich an die Admins Ihrer Firma.
• Seitenleiste links (am Handy oben als Leiste zum Wischen), Gruppe „Meine Zeit“: „Übersicht“, „Meine Zeiten“, „Anträge“. Je nach Rolle kommen dazu: „Führung“ mit „Team“ und „Genehmigungen“ (Vorgesetzte), „Verwaltung“ mit „Mitarbeitende“, „Auswertungen“ und „Einstellungen“ (Admins). Wenn eingeschaltet: „Spesen“, „Messen“ und „Anwesenheit“.
• Oben rechts: Kreis mit Ihren Initialen = Konto-Menü mit Ihrem Namen, „Darstellung“ und „Abmelden“.
• Tipp: Die Seite auf den Startbildschirm des Handys legen, dann sind Sie mit einem Tipp beim Stempeln.
• Wer nicht stempeln muss („ohne Zeiterfassung“), hat keinen Stundensaldo aus Buchungen. Das legen die Admins je Person fest.

Wo liegen die Daten

• Fairhours läuft auf einem Server in Deutschland. Dort liegen Ihre Buchungen, Anträge und alle anderen Daten der Zeiterfassung.
• Microsoft 365 nutzt Fairhours nur für die Anmeldung, für den Abgleich der Personen und, wenn Ihre Firma das eingerichtet hat, für Einträge in Outlook (Urlaub, Abwesenheitsnotiz) und für Mails. Die Zeiterfassung selbst liegt nicht in Microsoft 365.
• Die KI-Funktionen (KI-Hilfe, Belege lesen) laufen über einen KI-Anbieter in der EU.

Stempeln im Browser und am Handy

Auf der „Übersicht“ gibt es die Karte „Stempeln“ mit drei Knöpfen:

1. „Kommen“: morgens und nach jeder Pause. Es klappt ein Menü auf: „Büro“ oder „Homeoffice“ wählen. Vorausgewählt ist der Ort, an dem Sie heute zuletzt waren (sonst Büro). Danach steht oben „Anwesend seit …“.
2. „Abwesenheit“: kurz weg. Es öffnet sich „Abwesenheit wählen“: Grund antippen, z. B. „Pause“, „Raucherpause“, „Arzt“, „Dienstgang“. „Die Zeit läuft ab sofort.“ Zurück an der Arbeit: wieder „Kommen“.
3. „Gehen“: Feierabend. Wird sofort gebucht, oben steht dann „Gegangen um …“.

• Sind Sie schon da, bucht „Kommen“ nicht noch einmal. Das Menü zeigt dann nur, wo und seit wann Sie da sind.
• Ort wechseln (Büro ↔ Homeoffice): erst „Gehen“, am neuen Ort wieder „Kommen“ mit dem richtigen Ort.
• Mittag: Die Mittagspause stempeln Sie als „Pause“ (Abwesenheit → Pause, danach wieder Kommen), wenn Ihre Firma es so vorgibt.
• Welche Gründe es gibt und ob ein Grund als Arbeitszeit oder als Pause zählt, legt Ihre Firma fest. Weiß die Hilfe das für einen Grund nicht sicher, fragen Sie Ihre Vorgesetzten.
• Gehen ohne Grund ist Feierabend. Kommen Sie danach am selben Tag noch einmal, ist die Zeit dazwischen eine unbezahlte Unterbrechung, sie zählt aber nicht als Pause für die Pflichtpause.

Stempeln am Terminal im Büro

1. Am Terminal „Kommen“ oder „Gehen“ antippen, für kurz weg „Abwesenheiten“ und dann den Grund.
2. Chip vor das Terminal halten. Gebucht.

• Am Terminal gestempelt zählt immer als Büro.
• Falsch gedrückt? Gleich richtig nachstempeln. Steht später ein rotes „!“ im Kalender, eine Korrektur stellen und die falsche Buchung entfernen (siehe „Zeitnachtrag oder Korrektur“).
• Kein Chip oder der Chip geht nicht: Den Chip ordnen die Admins zu, bitte dort melden.

Pause und Pflichtpause

• Wie viel Pause ab wie vielen Arbeitsstunden Pflicht ist, legt Ihre Firma in der Pausenregel fest. Die erste Stufe ist gesetzlich vorgegeben und lässt sich nicht abschalten.
• Auf die Pflichtpause zählen nur gestempelte Pausen (ein Grund, der als Pause zählt, z. B. „Pause“, nicht „Raucherpause“), nach denen Sie wieder „Kommen“ stempeln, und nur Stücke von mindestens 15 Minuten am Stück.
• Fehlt Pause, zieht die App den Rest automatisch ab, aber nie unter die Grenze, die die Pflicht auslöst. Auf der Übersicht steht dann z. B. „… min Pause automatisch abgezogen“.
• Eine Pause als letzte Buchung des Tages (ohne Kommen danach) zählt nicht als Pause, sondern als Feierabend.

Rahmenzeit und Zeit außerhalb

• Arbeitszeit zählt nur innerhalb der Rahmenzeit. Beginn und Ende legt Ihre Firma fest.
• Arbeiten Sie davor oder danach: ganz normal stempeln. Fairhours stellt automatisch einen Antrag „Zeit außerhalb der Rahmenzeit“ an Ihre Vorgesetzten. Erst wenn sie zustimmen, zählt diese Zeit.
• Ganz wenige Minuten außerhalb ergeben keinen Antrag. Sie zählen dann einfach nicht. Ab wie vielen Minuten ein Antrag entsteht, legt Ihre Firma fest.
• Den automatischen Antrag sehen Sie unter „Meine Anträge“; zurückziehen lässt er sich nicht.
• Auf der Übersicht steht außerhalb der Rahmenzeit ein Hinweis: „Gerade außerhalb der Rahmenzeit: …“.
• Wer nicht stempeln muss, bekommt keine solchen Anträge.

Die Übersicht

Startseite mit Gruß und heutigem Stand. Karten:

• „Heute“: Arbeitszeit heute, ggf. „… min Pause automatisch abgezogen“.
• „Diese Woche“ und „Monat …“: Ist von Soll. Darunter „Homeoffice-Tage“ im Jahr.
• „Überstundensaldo“: Ihr Stand in Stunden. Steht „bis gestern“ dabei, ist heute noch nicht drin. Heute zählt erst, wenn Sie „Gehen“ gestempelt haben („bis heute“). Darunter Gutschriften und Abzüge der Admins (siehe unten).
• „Urlaub …“ (mit Jahreszahl): „Anspruch“, „Genommen“, „Geplant“, „Rest“; darunter je nach Fall Zeilen zu anteiligem Anspruch (Eintritts- oder Austrittsjahr), Zusatzurlaub, Übertrag aus dem Vorjahr, Urlaubswünschen und Verfall von Resturlaub.
• „Messeausgleich“ (nur wenn Sie einen haben): „… Tage übrig“.
• „Meine offenen Anträge“ mit Link „Alle Anträge“.
• Vertreten Sie jemanden bei Genehmigungen oder vertritt Sie jemand, steht das ebenfalls hier.

Meine Zeiten

1. „Meine Zeiten“ öffnen, oben umschalten zwischen „Monat“ und „Jahr“, Monat vor- und zurückblättern.
2. Einen Tag antippen: rechts bzw. darunter stehen alle Buchungen des Tages (Zeit, Art, Ort, Quelle) und die „Tagessumme“.
3. Fehlt etwas oder stimmt etwas nicht: „Korrektur für diesen Tag beantragen“.

• Unten die „Monatssumme“: „Soll“, „Ist“, „Saldo“.
• „Stundenzettel“ (oben rechts): Ihr Monat auf einem Blatt, mit „Drucken / Als PDF speichern“. Im Druckfenster lässt sich als Drucker „Als PDF speichern“ wählen.
• „Jahr“ zeigt die Jahresübersicht mit zwölf Monaten.

Zeichen und Farben im Kalender

Die Legende steht unter dem Kalender:

• „Vollständig“, „Urlaub“, „Krank“, „Fehlende Buchung“ (rotes „!“), „Außerhalb Rahmenzeit“ (Punkt: orange = wartet auf Genehmigung, grün = genehmigt, grau = zählt nicht), „Homeoffice“ (Häuschen), „± Gutschrift/Abzug“, „Vom Admin geändert“ (kleiner Stift; im Tag steht, wer, wann und warum), „Altdaten (nur Anzeige)“ (Tage aus einem früheren System vor dem Abrechnungsbeginn; sie zählen nicht).
• Abwesenheiten stehen mit Kürzel, z. B. „DR“ = Dienstreise, „U“ = Urlaub; ein dünner Strich = Firmentermin (z. B. Ferien, Messe).

Anträge im Überblick

„Anträge“ hat die Reiter „Urlaub“, „Abwesenheit“ (wenn es Arten zum Beantragen gibt), „Zeitnachtrag / Korrektur“ und „Meine Anträge“. Ist der Mailversand eingeschaltet, geht ein neuer Antrag per Mail an die Personen, die ihn genehmigen dürfen, und Sie bekommen die Entscheidung per Mail.

Urlaub beantragen

1. „Anträge“ → Reiter „Urlaub“.
2. „Von“ und „Bis“ wählen. Halbe Tage gehen: Haken „Letzter Tag als halber Tag“.
3. Hinweise lesen:
   • Orange: Im Team bzw. in Ihrer Vertretungsgruppe wird es knapp. Nur ein Hinweis, keine Sperre: Senden geht trotzdem, Ihre Vorgesetzten sehen den Hinweis auch.
   • Firmentermin (z. B. Messe, Teamtag): mit Hinweis. Wählen Sie dann besser einen anderen Zeitraum. Grau = nur zur Info (z. B. Schulferien).
4. „Vertretung (optional)“: wer Sie im Urlaub vertritt (freiwillig).
5. „Abwesenheitsnotiz einrichten“: eingeschaltet lassen, wenn Outlook die automatische Antwort setzen soll.
6. „Anmerkung (optional)“, dann „Antrag senden“.

• Rechts „Berechnung“: wie viele Urlaubstage es sind und der Rest danach; darunter das „Urlaubskonto …“ des Jahres mit „Anspruch“, Übertrag, „Verfallen“, „Genommen“, „Geplant (genehmigt)“, „Beantragt (offen)“, „Rest“.
• Urlaub zählt in Tagen (halber Tag = 0,5). Wochenenden und Feiertage (nach Ihrem Feiertagskalender) sind schon abgezogen.
• Nach der Genehmigung trägt Fairhours den Urlaub als Termin in Ihren Outlook-Kalender ein und schaltet, wenn gewählt, die Abwesenheitsnotiz zum ersten Urlaubstag ein. Das geht nur, wenn Ihre Firma die Outlook-Anbindung eingerichtet hat.
• Überschneidet sich der Urlaub mit anderem Urlaub oder einer Abwesenheit, lässt die App ihn nicht zu.
• Urlaub geht höchstens bis zum 31.12. des übernächsten Jahres (im Jahr 2026 also bis 31.12.2028), nie vor Ihrem Eintrittsdatum und höchstens 366 Tage am Stück. Das gilt auch für Urlaubswünsche.
• Wie viel Urlaub Sie haben, ob Resturlaub ins neue Jahr geht und wann er verfällt, steht auf Ihrer Übersicht und im Urlaubskonto. Die Regel dazu legt Ihre Firma fest.

Urlaubswünsche (nur wenn eingeschaltet)

• Im Reiter „Urlaub“ unten: „Meine Urlaubswünsche“ → „+ Wunsch eintragen“ (Von, Bis, ggf. halber Tag, „Notiz (optional)“).
• „Unverbindlich – zählt nicht vom Urlaubskonto ab. Deine Vorgesetzten sehen Wünsche in der Urlaubsübersicht.“ Andere Mitarbeitende sehen Ihre Wünsche nicht.
• Kein Wunsch in der Vergangenheit, keine Überschneidung mit eigenem Urlaub, einer Abwesenheit oder einem anderen Wunsch.
• Aus dem Wunsch wird ein Antrag mit „Jetzt beantragen“. Ein Urlaubsantrag nimmt überlappende Wünsche automatisch mit.

Abwesenheit beantragen (Dienstreise, Messe, Sonderurlaub, Zeitausgleich)

1. „Anträge“ → Reiter „Abwesenheit“.
2. „Art“ wählen. Welche Arten es gibt, legt Ihre Firma fest (Vorgabe: Dienstreise, Messe, Sonderurlaub, Zeitausgleich, Messeausgleich).
3. „Von“ und „Bis“, bei manchen Arten auch halbe Tage.
4. Beim Sonderurlaub einen „Grund“ wählen (z. B. Hochzeit, Geburt, Trauerfall). Den Grund sehen nur Ihre Vorgesetzten und die Admins. Mehr als die üblichen Tage zu beantragen geht, die Vorgesetzten sehen dann einen Hinweis.
5. Rechts „Berechnung“ und „Was das bedeutet“, dann „Antrag senden“.

• Zeitausgleich = frei, die Stunden gehen von Ihren Überstunden ab (das Soll des Tages bleibt).
• Dienstreise, Messe, Sonderurlaub: Das Soll des Tages gilt als erfüllt; wer trotzdem mehr stempelt, bekommt das Mehr gutgeschrieben.
• Messeausgleich: geht von Ihrem Messeausgleich-Konto ab (Übersicht → „Messeausgleich“). Den Anspruch tragen Vorgesetzte oder Admins nach einer Messe ein. Er verfällt nicht.
• Gezählt werden nur Arbeitstage. Je Tag höchstens eine Abwesenheit; keine Überschneidung mit Urlaub.
• Dienstreisen ohne Genehmigung: Haben die Admins bei Ihnen „Dienstreisen ohne Genehmigung“ eingeschaltet (z. B. im Außendienst), gilt Ihre Dienstreise sofort („Gilt sofort, keine Genehmigung nötig.“, der Knopf heißt dann „Eintragen“). Beginnt die Reise mehr als 7 Tage vor heute, wird daraus doch ein normaler Antrag an die Vorgesetzten.
• Mutterschutz und Elternzeit beantragt man nicht hier. Das tragen Vorgesetzte oder Admins ein.

Ich habe vergessen zu stempeln (Zeitnachtrag oder Korrektur)

Weg 1: „Meine Zeiten“ → Tag antippen (rotes „!“ = fehlende Buchung) → „Korrektur für diesen Tag beantragen“. Weg 2: „Anträge“ → Reiter „Zeitnachtrag / Korrektur“ → „Tag“ wählen.

1. Unter „Buchungen an diesem Tag“: falsche Buchung „ändern“ oder „entfernen“ („rückgängig“ macht das wieder weg).
2. Unter „Neue Buchungen“: fehlende Buchung hinzufügen, z. B. „+ Gehen“, und die Uhrzeit eintragen. „Jede Buchung einzeln hinzufügen – zum Beispiel Kommen, Arzt, wieder Kommen und Gehen.“
3. „Begründung (Pflicht)“ kurz ausfüllen.
4. Rechts „So sieht der Tag danach aus“ prüfen. Unter „Bitte prüfen“ stehen Warnungen, senden geht trotzdem.
5. „Nachtrag beantragen“ (nur neue Buchungen) bzw. „Korrektur beantragen“ (Buchungen geändert oder entfernt).

• Bis Ihre Vorgesetzten genehmigen, bleibt der Tag, wie er ist.
• Ändert die Korrektur Zeitspannen oder Minuten außerhalb der Rahmenzeit, wird die bisherige Entscheidung für den betroffenen Tag zurückgesetzt. Berechtigte können die neuen Minuten im selben Schritt ganz genehmigen, ablehnen oder später entscheiden. Bis zur neuen Genehmigung zählt dort keine Zeit außerhalb. Unter der Antragsgrenze wird der Antrag erledigt. Unter „Meine Anträge“ steht bei offenen Tagen „nach Korrektur neu zu entscheiden“ samt der bisherigen Entscheidung. Bei Nachtschichten betrifft das nur tatsächlich veränderte Tage. Reine Ortsänderungen behalten die Entscheidung.
• Ändern sich Zeiten oder Entscheidungen, während Ihre Vorgesetzten die Vorschau prüfen, bleibt der Antrag offen. Sie müssen den aktuellen Stand erneut prüfen und bestätigen, bevor die Korrektur übernommen wird.
• Buchungen, die schon in einem offenen Korrekturantrag stecken, lassen sich erst nach dem Zurückziehen neu korrigieren.

Meine Anträge verfolgen, zurückziehen und zurücknehmen

1. „Anträge“ → Reiter „Meine Anträge“. Oben „Offen“, daneben Monate mit Erledigtem.
2. Status: „Offen“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“, „Zurückgezogen“, „Erledigt“. Ein Kommentar der Vorgesetzten steht dabei.

• „Zurückziehen“: solange der Antrag offen ist (nur die eigenen).
• „Zurücknehmen“: schon genehmigter Urlaub, solange er noch nicht begonnen hat (also bis zum Tag vor dem ersten Urlaubstag). Danach können das nur Ihre Vorgesetzten oder die Admins. Genehmigte Abwesenheiten (z. B. Dienstreise) ebenso vor Beginn, außer Arten, die nur Vorgesetzte oder Admins eintragen.
• Nach dem Zurücknehmen zählen die Tage wieder als Arbeitstage; Termin und Abwesenheitsnotiz in Outlook werden entfernt.
• Genehmigte Zeitkorrekturen und automatische Anträge „Zeit außerhalb“ lassen sich nicht zurückziehen.

Krank

• Mitarbeitende tragen Krankheit nicht selbst ein. Die Krankmeldung geht so an Ihre Vorgesetzten, wie es Ihre Firma vorgibt; Vorgesetzte bzw. Admins tragen sie in Fairhours ein.
• Danach stehen in Ihrem Outlook (wenn eingerichtet) ein privater Termin „Abwesend“ (andere sehen nur die belegte Zeit, nicht den Grund) und, solange Sie krank sind, eine automatische Antwort, die für dringende Fälle eine Ansprechperson nennt. Die Bemerkung zur Krankmeldung geht nie nach Outlook.
• Krank zählen nur Arbeitstage. Wer mittags krank heimgeht, hat die gestempelten Stunden plus den Rest bis zum Soll als Krank.
• Krank im Urlaub: Ist die Krankheit eingetragen, zählen diese Tage nicht als Urlaub (sie gehen nicht vom Urlaubskonto ab).
• Ihre Krankheitsdaten sehen nur Sie, Ihre Vorgesetzten und die Admins. Kolleginnen und Kollegen sehen höchstens „Abwesend“.

Warum ist mein Saldo im Minus? Den Überstundensaldo verstehen

Der Saldo = Übertrag (falls aus einem früheren System übernommen) + (Ist − Soll) aller gezählten Tage + Gutschriften und Abzüge. Häufige Gründe für ein Minus:

• Fehlende Buchungen (rotes „!“ in „Meine Zeiten“): Ein Tag ohne Gehen oder ganz ohne Stempel hat zu wenig Ist. → Zeitnachtrag stellen.
• Offene Korrektur: zählt erst nach der Genehmigung.
• Zeit außerhalb der Rahmenzeit zählt erst, wenn sie genehmigt ist.
• Pause automatisch abgezogen, weil zu wenig Pause gestempelt war.
• Zeitausgleich genommen (geht von den Überstunden ab).
• Abzug der Admins („Stunden gutschreiben / abziehen“) oder „Abgegolten (Monatsende …)“: Bei manchen Personen setzt Fairhours das Stundenkonto am Monatsende automatisch auf 0: Ein Plus verfällt, ein Minus wird ausgeglichen.
• Heute ist bis zum „Gehen“ noch nicht im Saldo („bis gestern“).
• Der Übertrag aus einem früheren System war negativ.

So prüfen Sie es: „Meine Zeiten“ → Monat ansehen („Monatssumme“: Soll, Ist, Saldo) → Tage mit „!“ oder wenig Ist antippen. Passt es dann immer noch nicht: Vorgesetzte fragen.

Gutschriften und Abzüge

• Die Admins können Ihnen Stunden gutschreiben oder abziehen, immer mit Grund. Sie stehen auf der Übersicht unter dem Überstundensaldo und im Kalender mit „±“. Den Grund sehen Sie.

Homeoffice

• Homeoffice wählen Sie beim „Kommen“ („Homeoffice“ statt „Büro“). Am Terminal ist es immer Büro.
• Homeoffice-Tage sieht man im Kalender am Häuschen; die Zahl im Jahr steht auf der Übersicht.
• Ihren Arbeitsort in Teams und Outlook setzt Fairhours derzeit nicht. Das stellen Sie dort bei Bedarf selbst ein.

Wer ist heute da? Die Anwesenheit (nur wenn eingeschaltet)

Menüpunkt „Anwesenheit“ (Gruppe „Weiteres“): „Wer heute im Büro, im Homeoffice, unterwegs oder abwesend ist“.

• „Tag“: vier Spalten „Im Büro“, „Homeoffice“, „Unterwegs“, „Abwesend“. Oben lässt sich der Tag wählen (heute bis 14 Tage voraus), dazu Abteilung und Suche nach Namen. Rechts „Firmentermine diese Woche“ und „Demnächst weg oder unterwegs“.
• „Woche“: je Person Montag bis Freitag der Stand des Tages; ein roter Punkt zeigt Termine außer Haus (antippen zeigt Art und Uhrzeit).
• Woher der Stand kommt: Stempeln (nur heute), genehmigter Urlaub und Abwesenheiten, Krankmeldungen, Messe-Teams und, wenn Ihre Firma das eingeschaltet hat, Ihr eigener Outlook-Kalender. Wer heute weder gestempelt hat noch weg ist, steht in keiner Spalte.
• Datenschutz: Kolleginnen und Kollegen sehen bei Urlaub, Krankheit und anderen Abwesenheiten nur „Abwesend“, nie den Grund. Dienstreise und Messe stehen als „Unterwegs“. Aus Outlook sieht niemand den Betreff, den Ort oder Teilnehmende, höchstens eine Art wie „Kundentermin 10–12“ oder nur „abwesend“. Als „Privat“ markierte Termine gehen nie an die KI.
• „Meine Termine“: Ihre Outlook-Termine der nächsten 14 Tage, mit Betreff (den sehen nur Sie) und daneben, was die anderen sehen („Andere sehen:“). Mit „So anzeigen“ wählen Sie je Termin selbst: als bestimmte Art, „Nur „abwesend““, „Gar nicht“ oder „Automatisch“. Termine, die als „Frei“ eingetragen sind oder am Wochenende liegen, erscheinen nicht. Private Termine erscheinen nie ganztägig und nur zwischen 7 und 17 Uhr.
• Fairhours liest Ihren Kalender nur und schreibt nie hinein.

Firmentermine

• Firmentermine (z. B. Messe, Teamtag, Schulferien) stehen als dünner Strich im Kalender und erscheinen beim Urlaubsantrag, mit Hinweis (lieber einen anderen Zeitraum wählen) oder nur als Info. Eintragen können sie Vorgesetzte (für ihr Team) und Admins.

Messen (nur wenn eingeschaltet)

• Menüpunkt „Messen“ (Gruppe „Weiteres“): der Messekalender mit den Kundenterminen am Stand. Er rechnet nichts an Stunden, Saldo oder Urlaub. Arbeitszeit auf der Messe läuft über Stempeln bzw. die Abwesenheit „Messe“.
• Übersicht: nächste Messe als Karte („Tagesplan öffnen“), weitere Messen, „Vorbei“.
• Tagesplan: eine Spalte je Person, Termine nach Uhrzeit; rechts „Ohne festen Termin“ mit Kunden ohne Uhrzeit, die man abhakt, wenn sie da waren („war da“). Am Handy: „Meine Termine heute“, umschaltbar „Nur mich“ / „Alle zeigen“.
• Termin eintragen: „+ Termin“ → „Kunde“ (Pflicht, Vorschläge beim Tippen), Ansprechpartner, wer dabei ist, Tag, Uhrzeit oder „ohne festen Termin“, fest oder vielleicht, Notiz. Eine Überschneidung wird gelb gewarnt, speichern geht trotzdem.
• Termine eintragen, ändern, entfernen und abhaken dürfen alle. Messen anlegen und ändern dürfen nur Vorgesetzte mit Team und Admins.
• Abgleich mit Outlook (nur wenn eingeschaltet): Termine im gemeinsamen Outlook-Kalender „Messen“ kommen nach wenigen Minuten in den Messekalender und umgekehrt. Unklare Einträge stehen oben unter „Aus Outlook – bitte zuordnen“.

Spesen (nur wenn eingeschaltet)

• Menügruppe „Spesen“: „Übersicht“, „Neuer Beleg“, „Meine Abrechnungen“, „Reisen“; Vorgesetzte zusätzlich „Zu genehmigen“, die Buchhaltung „Zu prüfen“ und „Exporte“. Ist Spesen aus, steht im Menü „Spesen“ mit „bald“.
• Spesen-Platz: Eigene Spesen einreichen kann nur, wer einen Platz hat. Fehlt „Neuer Beleg“ und steht ein Hinweis da, vergeben Ihre Admins den Platz. Ihre bisherigen Abrechnungen bleiben sichtbar.

Beleg erfassen

1. „Neuer Beleg“ (bzw. „+ Ausgabe“) → „Kamera“, „Galerie“ oder „PDF“, oder „Ohne Beleg weiter“, z. B. für die Fahrt mit dem eigenen PKW (Kilometer eintragen, den Betrag rechnet die App).
2. Tipp: die Rechnung fotografieren, nicht den Kartenbeleg. Erlaubt sind Fotos (JPEG, PNG) und PDF bis 20 MB.
3. Kategorie, Datum und Betrag prüfen bzw. eintragen. Fremde Währung: Die App schlägt den Kurs der EZB vor.
4. Speichern. Die Abrechnung legt die App selbst an (Auslagen: automatisch je Monat).

Belege mit KI lesen (nur wenn Ihre Firma das gebucht hat)

• Die KI liest den Beleg und füllt Kategorie, Datum und Betrag vor („Beleg wird gelesen …“). Vorschläge nehmen Sie an; prüfen Sie sie trotzdem. Die KI überschreibt nie, was Sie selbst eingetragen haben, und reicht nichts ein.
• Sie gibt Hinweise, z. B. „Rechnung fehlt (nur Kartenbeleg)“, Betrag oder Datum weicht ab, Beleg doppelt, Rechnung nicht auf die Firma. Eine Warnung braucht vor dem Einreichen eine kurze Begründung (mindestens 5 Zeichen). Ein roter Hinweis (z. B. Foto nicht lesbar, nur Kartenbeleg) bietet zuerst ein neues Foto an; stimmt er nicht, über „Die KI irrt sich“ begründen.
• Ist die KI nicht erreichbar oder das Kontingent Ihrer Firma für den Monat aufgebraucht, tragen Sie alles selbst ein.

Reise anlegen

• „Reisen“ → „Reise anlegen“: Reiseziel, Zweck, Beginn und Ende mit Uhrzeit, „Übernachtung“ ja/nein, Land.
• Die Verpflegungspauschale rechnet die App nach den gesetzlichen Sätzen, auch im Ausland. Gestellte Mahlzeiten je Tag mit F, M, A antippen („F, M, A = gestellte Mahlzeiten (abgezogen).“).
• Belege der Reise mit „+ Ausgabe“ hinzufügen (z. B. Hotel, Bahn).

Einreichen und danach

• „Einreichen“ geht erst, wenn alles Rote erledigt und jede Warnung begründet ist. Danach genehmigen Ihre Vorgesetzten, dann prüft die Buchhaltung und übergibt die Abrechnung (z. B. an DATEV). Hat niemand das Recht zu genehmigen, geht sie gleich an die Buchhaltung.
• Nach dem Einreichen ändern Sie nichts mehr, bis Sie die Abrechnung zurückziehen.
• Kommt sie „Zur Korrektur“ zurück (von den Vorgesetzten oder der Buchhaltung), ist sie wieder ein Entwurf.
• Mit der Firmenkarte bezahlt: Diesen Betrag bekommen Sie nicht ausgezahlt.

Darstellung und Barrierefreiheit

• Wo: oben rechts auf den Kreis mit Ihren Initialen klicken. Im Konto-Menü steht unter „Darstellung“:
  • Design: „Hell“, „Dunkel“ oder „Automatisch“. „Automatisch“ folgt der Einstellung Ihres Geräts (hell oder dunkel).
  • Schrift: „Normal“ oder „Größer“. „Größer“ vergrößert die ganze Oberfläche um ein Viertel, auch am Handy.
  • Kontrast: „Normal“ oder „Hoch“. „Hoch“ zeigt Schrift fast schwarz auf weiß (bzw. weiß auf schwarz im dunklen Design) mit deutlichen Rändern.
• Die Wahl gilt sofort und wird in Ihrem Konto gespeichert. Sie gilt auf allen Geräten, an denen Sie sich anmelden, und auch in der Personalakte.
• Steht das Design auf „Automatisch“ und Ihr Gerät wünscht mehr Kontrast, zeigt Fairhours von selbst den hohen Kontrast.
• Hat Ihr Gerät „Bewegung reduzieren“ eingeschaltet, laufen keine Animationen.
• Mit der Tastatur: Die Tabulatortaste springt durch alle Knöpfe und Felder, der Rahmen zeigt, wo Sie gerade sind. Enter oder die Leertaste löst aus, Esc schließt Menüs und Fenster. Ganz am Anfang steht „Zum Inhalt springen“, das überspringt das Menü.
• Modale Fenster, zum Beispiel die Auswahl beim Stempeln oder das Reisefenster, halten Tab und Umschalt+Tab im Fenster. Nach dem Schließen kehrt der Fokus zum vorherigen Knopf zurück, soweit er noch vorhanden ist.
• Meldungen wie „Gespeichert“ werden in einem Ansagebereich ausgegeben, auch in der Personalakte. Ob Ihr Vorleseprogramm diese verständlich ansagt, hängt von Programm, Browser und Einstellungen ab. Ein praktischer Test mit den verschiedenen Vorleseprogrammen steht noch aus.
• Bei Reisen gibt es eine Textliste. Im Kalender haben Tage einen Namen mit Datum und Status. Breite Tabellen lassen sich in einem eigenen Bereich seitlich scrollen. Zum Hochladen können Sie die Dateiauswahl benutzen; Ziehen ist nicht nötig.
• Rückfragen zum Löschen und Zurückziehen bleiben bis zu Ihrer Entscheidung stehen. Wenn eine Importvorschau abgelaufen ist, können Admins sie mit „Vorschau prüfen“ erneut laden.
• In der Demo zum Ansehen bleibt die Wahl nur auf diesem Gerät.
• Stempelterminals müssen am eingesetzten Gerät geprüft werden. Scans und hochgeladene Dokumente sind nicht immer als Text lesbar. Den Kontakt für Probleme finden Sie auf der Seite zur Barrierefreiheit. Nennen Sie Ansicht, Browser und Vorleseprogramm, ohne vertrauliche Personendaten mitzuschicken. Stand dieser Hinweise: 09.11.2026.

Was der Hilfe-Chat kann und was nicht

• Der Knopf „Fragen?“ unten rechts öffnet den Hilfe-Chat (wenn Ihre Firma ihn eingeschaltet hat).
• Er erklärt nur. Er stellt keine Anträge, bucht nichts und ändert nichts. Die Knöpfe führen nur an die richtige Stelle.
• Er kennt nur Ihre eigenen Zahlen, nie die anderer Personen.
• Es gibt ihn in zwei Formen: als Hilfe-Suche (zeigt passende Stellen aus dieser Hilfe, ohne KI) oder, wenn Ihre Firma das gebucht hat und Sie einen Platz haben, als KI-Hilfe, die direkt antwortet. Oben im Fenster steht, welche Form Sie haben.
• Die KI-Hilfe beantwortet nur Fragen zu Fairhours und zu Ihren eigenen Zahlen. Bei allem anderen (Programmieren, Übersetzen, Texte schreiben, Allgemeinwissen …) sagt sie: „Dabei kann ich nicht helfen.“ Wer mehrmals am Tag so etwas fragt, hat bis zum nächsten Tag nur die Hilfe-Suche. Die KI-Hilfe hat Grenzen je Person (pro Minute, Tag und Monat) und ein Kontingent für die ganze Firma; ist eins erreicht, sucht die Hilfe ohne KI weiter. Ihre Admins sehen nur Summen, nie Ihren Namen, nie Ihre Fragen.
• Fragen und Antworten speichert Fairhours nicht. Namen von Kolleginnen und Kollegen gehen nicht an die KI.
• Weiß der Chat etwas nicht sicher: bei Ihren Admins nachfragen oder, wenn Ihre Firma eins hat, über das Ticketsystem.

Was tun, wenn …

• … ich vergessen habe zu stempeln oder Gehen fehlt? Meine Zeiten → Tag mit „!“ → „Korrektur für diesen Tag beantragen“ → „+ Gehen“, Uhrzeit, Begründung → „Nachtrag beantragen“.
• … ich am Terminal falsch gedrückt habe? Gleich richtig nachstempeln; später ggf. Korrektur und falsche Buchung entfernen.
• … ich vor oder nach der Rahmenzeit arbeite? Normal stempeln, der Antrag kommt automatisch.
• … ich Urlaub zurückziehen will? Meine Anträge → „Zurückziehen“ (offen) oder „Zurücknehmen“ (genehmigt, vor Beginn).
• … ich zwischendurch den Ort wechsle? Erst „Gehen“, am neuen Ort „Kommen“ mit Büro oder Homeoffice.
• … eine Zahl nicht stimmt? Tag in Meine Zeiten antippen und Buchungen prüfen; sonst Vorgesetzte fragen.
• … ich krank bin? Bei den Vorgesetzten krankmelden, wie es Ihre Firma vorgibt. Die Vorgesetzten tragen es ein.
• Was sich bewährt: Morgens Kommen, nach jeder Pause wieder Kommen, abends Gehen. Einmal pro Woche in Meine Zeiten schauen und rote „!“ gleich klären. Urlaub und Abwesenheiten immer über Anträge.

Reisezeit erfassen (nur wenn eingeschaltet)

Unter „Übersicht“ → „Stempeln“ → „Reise“ wählen Sie die Art und drücken „Reise starten“. „Art wechseln“ teilt die Reise in Abschnitte; „Reise beenden“ oder „Kommen“ am Ziel beendet sie. Vergessene Reisen erfassen Sie unter „Anträge“ → „Zeitnachtrag / Korrektur“ → „Reise nachtragen“. Wählen Sie für Beginn und Ende die jeweilige Zeitzone und senden Sie mit „Zur Genehmigung senden“.

Unter „Anträge“ → „Meine Anträge“ → „Meine Reisen“ stehen alle offenen und laufenden sowie die letzten 50 weiteren Reisen ohne Jahresgrenze. Nachträge tragen den Status „wartet auf Genehmigung“. Die Überschrift zeigt den Beginn mit Jahr in Europe/Berlin, die Abschnitte ihre Ortszeiten und Zeitzonen. Die Hilfe „Reisezeit“ erklärt die Gutschrift.