Anleitung und Mustertexte für die Abwesenheitsnotiz in Outlook

Im neuen Outlook für Windows

1. 1Auf der Registerkarte Ansicht Einstellungen wählen.
2. 2Konten und dann Automatische Antworten öffnen.
3. 3Den Schalter Automatische Antworten einschalten.
4. 4Antworten nur während eines Zeitraums senden wählen und Start- und Endzeit eintragen.
5. 5Den Text der Abwesenheitsnotiz eingeben.
6. 6Bei einem Geschäftskonto festlegen, ob die Notiz auch an Absender außerhalb der Firma geht, und dafür einen eigenen Text eingeben. Mit Antworten nur an Kontakte senden bekommen nur Personen aus Ihren Kontakten eine Antwort.
7. 7Speichern wählen.

Im klassischen Outlook für Windows

1. 1Links im Menüband Datei und dann Automatische Antworten wählen.
2. 2Automatische Antworten senden auswählen.
3. 3Optional einen Zeitraum festlegen. Ohne Endzeit müssen Sie die Notiz später selbst ausschalten.
4. 4Den Text auf der Registerkarte Innerhalb meiner Organisation eingeben.
5. 5Auf der Registerkarte Außerhalb meiner Organisation einen Text für externe Absender eingeben und wählen: Nur meine Kontakte oder Beliebige Personen außerhalb meiner Organisation.
6. 6Mit OK bestätigen.

Ausschalten können Sie die Notiz über Deaktivieren in der Leiste unter dem Menüband. Fehlt der Knopf Automatische Antworten, etwa bei einem POP- oder IMAP-Konto, beschreibt Microsoft einen Weg über Regeln, bei dem Outlook während der Abwesenheit laufen muss.

In Outlook im Web

1. 1Oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen klicken.
2. 2Konten und dann Automatische Antworten auswählen.
3. 3Den Schalter Automatische Antworten aktivieren einschalten.
4. 4Antworten nur während dieses Zeitraums senden anhaken und Start- und Endzeit eintragen.
5. 5Wer möchte, hakt zusätzlich Meinen Kalender für diesen Zeitraum blockieren oder Neue Einladungen für Ereignisse während dieses Zeitraums automatisch ablehnen an.
6. 6Den Text der Abwesenheitsnotiz eingeben.
7. 7Für externe Absender Antworten an Absender außerhalb Ihrer Organisation senden anhaken.
8. 8Oben auf Speichern klicken.

Microsoft passt die Oberfläche regelmäßig an. Heißt ein Menüpunkt bei Ihnen etwas anders, hilft die Suche in den Einstellungen nach „Automatische Antworten“.

Was in eine gute Abwesenheitsnotiz gehört

• bis wann Sie weg sind und ab wann Sie wieder erreichbar sind, mit Datum statt „nächste Woche“,
• wer Sie in dringenden Fällen vertritt, mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer,
• ob E-Mails weitergeleitet werden oder liegen bleiben,
• für Kunden im Ausland ein zweiter Teil auf Englisch.

Nicht hinein gehören Gründe und private Details. Das gilt besonders bei Krankheit: Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 der Datenschutz-Grundverordnung zu den besonders geschützten Daten. „Nicht im Haus“ reicht.

Mustertexte zum Kopieren

Ersetzen Sie Namen, Daten und Adressen durch Ihre eigenen. Die Namen in den Beispielen sind erfunden.

Automatisch mit Fairhours

Wer Urlaub in Fairhours beantragt, muss an die Abwesenheitsnotiz nicht mehr selbst denken. Sobald die Vorgesetzten den Antrag genehmigen, trägt Fairhours einen Termin in den Outlook-Kalender der Person ein, der als abwesend angezeigt wird, und plant die automatische Antwort für genau diesen Zeitraum.

• Die Texte legen Admins einmal als Vorlage fest, intern und extern, extern in der Vorgabe auf Deutsch und Englisch. Die Vertretung aus dem Urlaubsantrag setzt Fairhours selbst ein.
• Nach dem Urlaub ist die vorherige Einstellung der Notiz wieder da, samt den eigenen Texten der Person.
• Wird der Urlaub zurückgenommen, verschwinden Termin und Notiz wieder.
• Hat die Person selbst schon eine Notiz eingeschaltet oder geplant, überschreibt Fairhours sie nicht.
• Bei einer Krankmeldung kann Fairhours ebenfalls Termin und Notiz setzen. Der Termin heißt in der Vorgabe „Abwesend“, die Notiz nennt keinen Grund.

In der Urlaubsverwaltung mit Outlook-Abwesenheiten läuft die Automatik nach der Genehmigung. Voraussetzung ist, dass Ihre IT Kalender und Abwesenheitsnotiz einmal für die Postfächer einer Gruppe in Exchange freigibt. Die nötigen Rechte und Schritte stehen in den IT-Voraussetzungen für Fairhours. Andere Postfächer erreicht Fairhours nicht.