Hilfe für Vorgesetzte

Wer ist Vorgesetzte(r) und wer gehört zum Team?

• Vorgesetzte(r) ist, wer bei anderen Personen als Vorgesetzte(r) eingetragen ist (kommt meist aus Microsoft 365).
• Ihr Team = Ihre direkten Leute (aktive Personen, bei denen Sie als Vorgesetzte(r) eingetragen sind). Keine indirekten Ebenen: Die Leute Ihrer Teamleitungen sehen Sie nicht im Team (Ausnahme: Firmentermine gelten für alle Ebenen darunter, siehe unten).
• In der Seitenleiste gibt es die Gruppe „Führung“ mit „Team“ und „Genehmigungen“. Die Zahl an „Genehmigungen“ zeigt, wie viel auf Sie wartet.
• Vertreten Sie gerade jemanden bei Genehmigungen, sehen Sie „Team“ und „Genehmigungen“ auch ohne eigenes Team.
• Ihre eigenen Anträge entscheiden Sie nicht selbst, sie gehen an Ihre eigenen Vorgesetzten (bzw. die Admins).

Team

Oben „Stand … Uhr · aktualisiert sich automatisch“. Reiter: „Live-Tafel“, „Urlaubsübersicht“, „Vertretungen“, „Prüfen“, „Termine“. Vertreten Sie jemanden, lässt sich eingrenzen: ganzes Team, nur das vertretene Team oder nur Ihre direkten Leute; Leute aus einer Vertretung haben die Zeile „Team …“ mit dem Namen der vertretenen Person.

Live-Tafel

• Oben die Zähler „Anwesend“ (davon Homeoffice), „Abwesend“, „Urlaub“, „Nicht da“.
• Je Person der Stand mit Uhrzeit, z. B. Büro, Homeoffice, Pause.
• „Klick auf eine Person öffnet ihr Profil“ (das Personen-Fenster, siehe unten).

Urlaubsübersicht

• Der ganze Monat fürs Team: Monat vor- und zurückblättern, alle Personen oder nur eine Vertretungsgruppe.
• Voller Balken = genehmigt, umrandet = beantragt. Antippen, dann im Fenster die Hinweise lesen, gern einen Kommentar schreiben, „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.
• Roter Kasten oben bzw. Punkt am Tag (rot, orange, gelb): Hier wird es knapp (Vertretungsgruppe unterbesetzt). Rot = schon mit genehmigten Abwesenheiten, orange = mit beantragten, gelb = erst mit Urlaubswünschen (Wünsche nur, wenn eingeschaltet).
• Dünner Strich = Firmentermin. Klick auf einen Namen öffnet das Profil.

Vertretungen

Hier gibt es zwei verschiedene Dinge, bitte nicht verwechseln:

1. „Vertretung bei Genehmigungen“ (vor Ihrem Urlaub eintragen):

1. „+ Vertretung hinzufügen“ → Person suchen und wählen.
2. „Wie lange?“: „Dauerhaft“ oder „Zeitraum“ (dann „Von“ und „Bis“).
3. „Vertretung eintragen“. Beenden mit „Entfernen“.

• Ihre Vertretung sieht Ihr Team mit und hat für Ihre direkten Leute dieselben Rechte wie Sie: Anträge entscheiden (auch Spesen), Stundenkonto einsehen, Krank und Abwesenheit eintragen, Urlaub eintragen, Messeausgleich eintragen, zurücknehmen.
• Nicht übertragen werden: Ihre eigenen Anträge, Admin-Funktionen, Firmentermine und die Team-Einstellungen (Vertretungsgruppen, Team-Regel, Ihre Genehmigungsvertretung). Keine Weitergabe in Ketten.
• Sie können weiter selbst entscheiden. Es gilt, wer zuerst entscheidet. In der Spur steht dann „genehmigt von X (Vertretung für Y)“.
• Mails: Eine Vertretung mit Zeitraum bekommt in dieser Zeit die Mails zu neuen Anträgen. Eine dauerhafte Vertretung bekommt sie nur an Tagen, an denen Sie selbst fehlen (krank, Urlaub, Abwesenheit).
• Auf der Übersicht steht „Deine Vertretung bei Genehmigungen: …“ bzw. „Du vertrittst bei Genehmigungen: …“.
• Admins können Vertretungen für alle Vorgesetzten eintragen.

2. „Vertretungsgruppen“: „Besetzung im Urlaub – damit nicht zu viele gleichzeitig fehlen. Mit Genehmigungen hat das nichts zu tun.“

• Team-Regel (Mindestbesetzung für das ganze Team): „höchstens … gleichzeitig weg“ → speichern.
• „Neue Gruppe“: „Name der Gruppe“, „Mindestens anwesend“, Mitglieder antippen (mindestens 2), „Notiz (optional)“, anlegen. „Mindestens anwesend“ muss kleiner sein als die Zahl der Mitglieder.
• Fairhours warnt dann beim Urlaubsantrag, beim Urlaubswunsch, beim Genehmigen und in der Urlaubsübersicht, nur ein Hinweis, keine Sperre.
• „Nächste Engpässe · 90 Tage“ zeigt, wo es knapp wird.
• Pflegen dürfen Vorgesetzte nur Gruppen aus ihren direkten Leuten (und sich selbst); Admins alle.
• Mitarbeitende sehen in diesem Hinweis nie, warum jemand fehlt, nur dass es knapp wird.

Prüfen

Findet Tage mit fehlenden oder unstimmigen Buchungen (z. B. „Gehen fehlt“).

1. Zeitraum wählen (z. B. „Letzter Monat“), ganzes Team oder eine Person.
2. Kachel antippen = nur diese Art von Problem.
3. Zeile antippen → Stundenkonto der Person an diesem Tag.

• „Excel herunterladen“ für die Liste.
• Fehlt eine Buchung, holt die Person sie per Zeitnachtrag nach (sie stellt den Antrag, Sie genehmigen).

Termine: Firmentermine fürs Team

1. „+ Neuer Termin“ → „Titel“, „Art“ (z. B. Messe, Teamtag), „Von“, „Bis (einschließlich)“.
2. „Wiederholen“ (z. B. jährlich, Quartal, Monat), optional „Wiederholen bis“.
3. „Farbe“, „Gilt für“ (als Vorgesetzte(r): Ihr Team bzw. Vorgesetzte unter Ihnen).
4. „Beim Urlaubsantrag“: „Nur als Info“ (neutrale Zeile) oder „Hinweis zeigen“ (Hinweis beim Antrag und beim Genehmigen).
5. Speichern bzw. anlegen.

• Gilt für Ihr ganzes Team, auch die Unter-Teams (alle Ebenen unter Ihnen). Ihre Leute sehen ihn im Kalender und beim Urlaubsantrag.
• Ändern und entfernen können Sie jeden Team-Termin, der nur Teams unter Ihnen betrifft, egal, wer ihn angelegt hat.
• Termine für alle oder für Abteilungen, Schulferien und Vorlagen tragen die Admins ein. Termine von weiter oben können Sie nur lesen. Vertretungen bei Genehmigungen pflegen keine Firmentermine.

Genehmigungen

Seite „Genehmigungen“ → „Eingang“. Reiter „Urlaub & Abwesenheiten“ und „Zeiten“ (jeweils mit der Zahl offener Anträge), bei eingeschalteten Spesen auch „Spesen“. Darunter die Monatsleiste: „Offen“ und Monate mit Erledigtem („genehmigt von … am …“). Bei Vertretung filtern: „Alle“, „Mein Team“, „Vertretung“ (Plakette „Vertretung für …“).

1. Antrag lesen, mit Hinweisen:
   • Rot: Dann wird es in einer Vertretungsgruppe zu knapp.
   • Firmentermin mit Hinweis (z. B. Teamtag, Messe).
   • Orange „Im gleichen Zeitraum nicht da: …“ zeigt, wer sonst noch fehlt.
   • Sonderurlaub über den üblichen Tagen: Hinweis.
2. Optional Kommentar schreiben, die Person sieht ihn.
3. „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

• Ist der Mailversand eingeschaltet, kommt ein neuer Antrag per Mail an alle, die ihn genehmigen dürfen; dazu montags bis freitags eine Sammelmail mit allem Offenen. Automatische Anträge „Zeit außerhalb“ stehen nur in der Sammelmail. Die Person bekommt die Entscheidung per Mail.
• Nach Genehmigung von Urlaub: Outlook-Termin und Abwesenheitsnotiz der Person (wenn eingerichtet).

Reiter Zeiten

• Zeitnachträge, Korrekturen und Zeit außerhalb der Rahmenzeit (vom System gestellt, „automatisch erstellt“).
• Bei Korrektur oder Nachtrag: „Buchungen am Tag“ und Arbeitszeit vorher → nachher.
• Zeit außerhalb bei Korrekturen (Regel A): Ändern sich die Zeitspannen oder Minuten außerhalb der Rahmenzeit, wird die bisherige Entscheidung für den betroffenen Tag zurückgesetzt. Bei Nachtschichten gilt das auch für tatsächlich veränderte Nachbartage. Unveränderte Tage und reine Ortsänderungen behalten ihre Entscheidung.
• Die Karte zeigt je Tag die Minuten vor Beginn und nach Ende der Rahmenzeit sowie die bisherige Entscheidung. Berechtigte wählen „genehmigen“, „ablehnen“ oder „später entscheiden“. Die Wahl gilt für alle angezeigten Minuten dieses Tages. Teilgenehmigungen sind anschließend auf der normalen Karte möglich.
• Vorauswahl „genehmigen“: nur wenn bisher alles genehmigt war oder die Zeit bisher unter der Antragsgrenze lag. Sonst ist „später entscheiden“ vorausgewählt, mit dem bisherigen Stand als Grund.
• Ändern sich Zeiten oder Entscheidungen nach dem Laden der Vorschau, wird beim Bestätigen nichts gespeichert. Prüfen Sie die neu geladene Vorschau und wählen Sie erneut. Eine Bestätigung gilt nur für den angezeigten Stand.
• Bis zur neuen Genehmigung zählt an diesem Tag keine Zeit außerhalb. Unter der Antragsgrenze wird der Antrag erledigt. Ohne Entscheidungsrecht bleibt er bei den Berechtigten offen. Die üblichen Genehmigungsvertretungen gelten weiter.
• Ein offener Tag trägt auch unter „Meine Anträge“ den Hinweis „nach Korrektur neu zu entscheiden“ und die bisherige Entscheidung. Rücksetzung und neue Wahl werden mit Person, Zeitpunkt, Korrektur und Minuten protokolliert. Offene Tage erscheinen wie gewohnt in der Sammelmail. Bestehende Entscheidungen ändern sich erst bei einer solchen Korrektur.
• Zeit außerhalb: genehmigt zählt sie (höchstens so viel wie genehmigt), abgelehnt zählt sie nicht. Kommen später deutlich mehr Minuten dazu, liegt der Antrag wieder offen vor.

Reiter Spesen (nur wenn Spesen eingeschaltet)

• Eingereichte Spesenabrechnungen Ihrer Leute als Karte: Person, Titel, Zeitraum, Summe, Positionen mit Link zum Beleg, Hinweise samt Begründung der Person, bei Reisen die Tage mit Pauschale.
• „Genehmigen“, „Zur Korrektur“ (zurück als Entwurf an die Person, nur mit Kommentar) oder „Ablehnen“ (nur mit Kommentar, Rückfrage „Endgültig ablehnen“). Danach prüft die Buchhaltung.
• Dieselben Karten stehen unter Spesen → „Zu genehmigen“. Ihre eigenen Spesen genehmigen Sie nie selbst.
• Zum Genehmigen brauchen Sie keinen Spesen-Platz.

Das Personen-Fenster (Profil einer Person)

Öffnen: Team → Live-Tafel oder Urlaubsübersicht → Name antippen. Reiter „Übersicht“, „Zeiten“, „Urlaub & Abwesenheiten“, „Anträge“ („Stammdaten“ nur für Admins). Vorgesetzte sehen so nur ihre direkten Leute (und die eines vertretenen Teams).

• Übersicht: Überstundensaldo („bis gestern“ bzw. „bis heute“), Woche, Monat, Resturlaub, offene Anträge („Zu den Anträgen“, „Zu Genehmigungen“), „Demnächst“ geplante Abwesenheiten.
• Zeiten: Kalender wie „Meine Zeiten“ (Monat und Jahr), Tag antippen → Buchungen; Stundenzettel drucken; Jahresübersicht. Buchungen ändern dürfen nur Admins. Als Vorgesetzte(r) lassen Sie die Person einen Zeitnachtrag stellen.
• Urlaub & Abwesenheiten: Urlaubskonto, Liste des Jahres und die Knöpfe „Urlaub eintragen“, „Krankheit eintragen“, „Abwesenheit eintragen“, dazu der Messeausgleich.
• Anträge: die Anträge der Person nach Monat.

Urlaub für jemanden eintragen

1. Team → Name antippen → Reiter „Urlaub & Abwesenheiten“ → „Urlaub eintragen“.
2. „Von“, „Bis“ (halber Tag möglich), „Bemerkung (optional, die Person sieht sie)“.
3. Rechts rechnet die App mit: Arbeitstage, Resturlaub danach, Hinweise (z. B. Krank im Zeitraum, schon gestempelt, Rest reicht nicht).
4. „Eintragen“.

• „Wird sofort genehmigt eingetragen – die Person bekommt keine Mail.“ Outlook-Termin und Abwesenheitsnotiz wie nach einer Genehmigung.
• Geht auch für zurückliegende Tage, aber nicht vor dem Eintritt der Person und höchstens bis zum 31.12. des übernächsten Jahres (höchstens 366 Tage am Stück). Nicht für Sie selbst (dafür den eigenen Urlaubsantrag stellen).
• Dürfen: Vorgesetzte für ihre direkten aktiven Leute, ihre Genehmigungsvertretung und Admins.
• Zurücknehmen wie jeden genehmigten Urlaub (Vorgesetzte und Admins jederzeit).

Krankheit eintragen

Die Krankmeldung kommt auf dem Weg, den Ihre Firma vorgibt (z. B. per Mail oder Anruf), von der Person zu Ihnen. Sie tragen sie ein.

1. Team → Name antippen → „Urlaub & Abwesenheiten“ → „Krankheit eintragen“.
2. „Von“ und „Bis“ (ganze Tage), „Bemerkung (optional)“, z. B. „AU liegt vor“.
3. „Ansprechperson in der automatischen Antwort“: wer für dringende Fälle genannt wird (vorausgewählt sind die Vorgesetzten der Person; jede andere aktive Person oder niemand möglich).
4. Eintragen: „Gilt sofort, ohne Antrag. Gezählt werden nur Arbeitstage.“

• Folgebescheinigung: beim Eintrag „Verlängern“ → „Neues Ende“. Verkürzen und Entfernen gehen ebenso.
• In Outlook der Person (wenn eingerichtet): Termin „Abwesend – Vorname Nachname“, als privat markiert (wer den Kalender mitsieht, sieht nur die belegte Zeit, nicht dass es eine Krankmeldung ist), und automatische Antwort mit der Ansprechperson. Betreff und „privat“ sind fest und lassen sich nicht ändern. Verlängern und Entfernen ziehen mit. Die Bemerkung bleibt in Fairhours und geht nie nach Outlook.
• Höchstens 60 Tage in die Zukunft. Keine Überschneidung mit einer anderen Krankmeldung der Person.
• Krank im Urlaub: Eingetragene Krankheitstage zählen nicht als Urlaub.
• Krankheitsdaten sehen nur die Person, ihre Vorgesetzten und Admins. Nicht für Sie selbst.

Abwesenheit eintragen ohne Antrag

1. „Urlaub & Abwesenheiten“ → „Abwesenheit eintragen“.
2. „Art“ (z. B. Dienstreise), „Von“, „Bis“, ggf. „Grund“ (Sonderurlaub), „Bemerkung (optional)“.
3. Eintragen: „Gilt sofort, ohne Antrag. Gezählt werden nur Arbeitstage.“

• Arten, die Mitarbeitende nicht selbst beantragen können (Vorgabe: Mutterschutz, Elternzeit), tragen Vorgesetzte für ihre direkten Leute und Admins hier ein. Diese Arten sehen nur die Person, ihre Vorgesetzten und Admins, andere sehen nur „Abwesend“.

Messeausgleich eintragen

• „Urlaub & Abwesenheiten“ → Karte „Messeausgleich“ („in Tagen · verfällt nicht“) → „Anspruch eintragen“: „Tage (+ oder −)“, „Datum“, „Grund“. Minus für eine Korrektur, z. B. −1.
• Nach einer Messe hier den Anspruch eintragen; die Person nimmt ihn dann per Abwesenheit „Messeausgleich“.
• Dürfen: Vorgesetzte für ihre direkten Leute und Admins.

Messen für Vorgesetzte (nur wenn eingeschaltet)

• Vorgesetzte mit Team (und Admins) dürfen Messen anlegen und ändern: „Messe anlegen“ → Name, Ort, Halle und Stand, Messetage von–bis (Pflicht), Aufbau (optional), Team am Stand, Haken „Im Urlaubskalender zeigen“ (legt einen Firmentermin der Art Messe an).
• Beim Abgleich mit Outlook: Einträge unter „Aus Outlook – bitte zuordnen“ mit „Übernehmen“, „Zuordnen …“, „Messe anlegen …“ oder „Nicht übernehmen“ klären.

Anwesenheit für Vorgesetzte (nur wenn eingeschaltet)

• Im Menüpunkt „Anwesenheit“ sehen Sie dasselbe wie alle anderen. Den Grund einer Abwesenheit sehen Sie dort bei Ihren eigenen Leuten (nicht bei Mutterschutz und Elternzeit); bei allen anderen nur „Abwesend“.

Was nur die Admins machen

Buchungen direkt ändern, Stunden gutschreiben oder abziehen, Zusatzurlaub, Stammdaten (Wochenstunden, Muss stempeln …), Auswertungen und Lohnbüro, Einstellungen, Chips, Personalakte, Lizenzen und Plätze. Dafür an die Admins wenden.

Checkliste zum Monatsende

1. Team → „Prüfen“ → „Letzter Monat“: Die Liste sollte leer sein. Fehlt etwas, holt die Person es per Zeitnachtrag nach.
2. Genehmigungen: „Offen“ in allen Reitern leer: „Urlaub & Abwesenheiten“, „Zeiten“ und ggf. „Spesen“.
3. Alle Krankmeldungen des Monats sind eingetragen.
4. Vor Ihrem Urlaub: Vertretung bei Genehmigungen eintragen.
5. Stundenzettel bei Bedarf drucken.

Fragen zu anderen Personen im Chat

• Nur mit der KI-Hilfe, die Hilfe-Suche kennt keine Zahlen.
• Wenn die Admins es eingeschaltet haben (Einstellungen → Kachel „Hilfe-Chat“ → „Vorgesetzte dürfen nach ihren Leuten fragen“, Vorgabe an), können Sie den Chat nach den Zahlen Ihrer Leute fragen, also genau die Leute, die Sie auch unter „Team“ sehen: Ihre aktiven direkten Leute und, wenn Sie heute andere Vorgesetzte bei Genehmigungen vertreten, auch deren Leute. Admins: alle aktiven Personen.
• Beispiele: „Wie viele Überstunden hat Lisa Beispiel?“, „Wie viel Resturlaub hat Max Mustermann noch?“, „Wer aus meinem Team hat noch am meisten Resturlaub?“, „Wer hat mehr als 20 Überstunden?“, „Wer aus meinem Team hat offene Anträge?“. Nachfragen wie „Und wie viel Urlaub hat er noch?“ gehen auch.
• Der Chat kennt je Person dieselben Zahlen wie bei Ihnen selbst: Saldo, Woche, Monat, Urlaub (Anspruch, genommen, geplant, beantragt, Rest), offene Anträge, ob die Person heute da ist, Homeoffice-Tage. Krankheit und andere Abwesenheiten nennt er nur neutral „abwesend“. Einzelne Stempelzeiten, Bemerkungen und Stammdaten kennt er nicht, die stehen im Personen-Fenster.
• Passt ein Name auf mehrere (z. B. zweimal „Max“), fragt der Chat nach, wen Sie meinen. Nach Personen, die Sie nicht einsehen dürfen, antwortet er: „Dazu kann ich nichts sagen – ich sehe nur die Zahlen deiner eigenen Leute.“
• Unter einer Antwort zu einer Person steht ein Knopf „Zum Stundenkonto von …“, der ihr Personen-Fenster öffnet.
• Ist die Einstellung aus, kennt der Chat keine Zahlen anderer Personen. Die Zahlen Ihrer Leute stehen dann unter „Team“ im Personen-Fenster.

Reisezeit genehmigen (nur wenn eingeschaltet)

Unter „Genehmigungen“ → „Zeiten“ → „Offen“ stehen Reisen gemeinsam mit Zeitnachträgen und Korrekturen, auch aus früheren Jahren. Die Karte zeigt Person, alle Abschnitte, Zeiten, Zeitzonen, Dauer und Bemerkung. „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ entscheidet über die ganze Reise; bei Ablehnung ist ein Kommentar möglich. Laufende Reisen müssen zuerst beendet werden.

Aktive Genehmigungsvertretungen zählen zum Team. Bei Admins umfasst „Mein Team“ die eigenen und die vertretenen Teams; „Alle“ zeigt alle entscheidbaren Reisen. Unter „Team“ → Person → „Zeiten“ stehen die Reiseabschnitte und ihre Gutschrift. Unter „Auswertungen“ → „Zeitüberschreitungen“ stehen Hinweise getrennt von Verstößen. Einzelheiten finden Sie in der Hilfe „Reisezeit“.