Hilfe für Admins

Rollen

• Mitarbeiter (Rolle „Mitarbeiter“), Vorgesetzte(r) (wer bei anderen als Vorgesetzte(r) eingetragen ist) und Admin.
• Admin sieht in der Seitenleiste die Gruppe „Verwaltung“: „Mitarbeitende“, „Auswertungen“, „Einstellungen“. Admins dürfen alles für alle Personen, auch für Ausgetretene und Inaktive.
• „Admin Zeiterfassung“ (Admin mit Einschränkung): kann alles wie ein Admin, aber keine Personalakte öffnen und keine Rollen oder Rechte vergeben und keine Mitarbeitergruppe ändern (auch keine Plätze, keine Buchhaltung, keinen Datenexport). „Rollen und Rechte vergibt nur ein Admin mit vollen Rechten.“
• Admin-Rechte werden in Fairhours vergeben: Einstellungen → „Rechte“ → „Rollen“ → „Admin-Rechte vergeben“, oder bei der Person in den Stammdaten. Die Microsoft-365-Gruppe bestimmt nur, welche Personen abgeglichen werden. Unter „Rollen“ stehen auch die letzten 100 Admin-Wiederherstellungen durch den Betreiber mit Datum, Person und Grund.
• Die eigene Admin-Rolle kann man sich nicht selbst nehmen, und man kann sich nicht selbst deaktivieren.
• Niemand hat mehr volle Admin-Rechte? Das passiert, wenn das Konto der letzten Admin-Person mit vollen Rechten in Microsoft 365 gesperrt oder gelöscht wird: Der Abgleich deaktiviert sie trotzdem, sie ist sofort abgemeldet. Oben steht dann für alle „Niemand hat gerade volle Admin-Rechte.“ So geht es weiter: Eine Person, die in Microsoft 365 die Rolle „Globaler Administrator“ hat, meldet sich einmal bei Fairhours an. Sie bekommt dabei die vollen Admin-Rechte und vergibt danach weitere Rollen wie gewohnt.
• „Buchungen bearbeiten“ und Urlaub eintragen gehen nie für Sie selbst: „Eigene Buchungen bitte als Korrektur beantragen.“ Eigenen Urlaub beantragen Sie wie alle anderen. Eigene Spesen genehmigt oder prüft man nie selbst.
• Über eigene Anträge entscheiden Sie nicht selbst, solange es jemand anderes darf: ein anderer aktiver Admin, Ihre Vorgesetzte bzw. Ihr Vorgesetzter oder deren Genehmigungsvertretung. Das gilt für Urlaub, Zeitnachtrag und Korrektur, Zeit außerhalb der Rahmenzeit und Abwesenheiten (eigene erscheinen dann nicht unter „Genehmigungen“; eingetragen wird ein offener Antrag), ebenso für die eigene Krankmeldung und den eigenen Messeausgleich. Das eigene Stundenkonto (gutschreiben, abziehen) und den eigenen Zusatzurlaub bucht ein anderer Admin. Nur wer der einzige ist (kein anderer aktiver Admin, keine Vorgesetzten), entscheidet und bucht für sich selbst, sichtbar bleibt, wer entschieden hat.

Mitarbeitende

Daten aus dem bisherigen System übernehmen

Unter Einstellungen → Daten & Export → Daten übernehmen laden volle Admins eine Excel-Vorlage herunter, prüfen Startwerte und genehmigte Abwesenheiten und speichern sie gemeinsam mit „Übernehmen“. Leere Startwerte bleiben unverändert; 0 setzt sie auf null. Die E-Mail-Adresse ordnet die Person zu. Tragen Sie alle genehmigten Urlaube des laufenden Jahres ein, auch schon genommene. Nur dann stimmt der Resturlaub. Krankheit wird nicht importiert. Fehler blockieren; inaktive Personen, unveränderte Zeilen und vorhandene Einträge erzeugen Hinweise. Die Vorschau gilt 15 Minuten in dieser Sitzung. Es werden keine E-Mail-Benachrichtigungen versendet. Einzelheiten stehen in „Daten aus dem bisherigen System übernehmen“ (daten-uebernehmen.md).

Liste und Stammdaten

Verwaltung → „Mitarbeitende“. Reiter: „Liste“, „Urlaubsübersicht“ (alle, gefiltert wie die Liste), „Anwesenheit“ (Live-Tafel über alle), „Chips“, „Lohnbüro“, „Vertretungen“ (Vertretungsgruppen und Vertretung bei Genehmigungen für alle Vorgesetzten). Suche und Filter (Abteilung, Vorgesetzte) gelten in allen Reitern. Oben die Leiste „Lizenzen“ (siehe unten).

• Liste: Name, Pers.-Nr., Abteilung, Vorgesetzte, Woche, Urlaub. Plaketten: „aus Microsoft 365“ (Stammdaten kommen von dort), „ohne Zeiterfassung“ (muss nicht stempeln). Klick auf einen Namen öffnet das Personen-Fenster.

Jemanden neu anlegen

• Mit Microsoft 365 (Normalfall): Personen kommen über den Abgleich mit Microsoft 365. Er läuft täglich früh am Morgen von selbst, oder von Hand: Einstellungen → „Terminals & Microsoft 365“ → „Microsoft 365“ → erst Probelauf („zeigt, was sich ändern würde, ohne etwas zu speichern“), dann „Jetzt abgleichen“ („Ja, abgleichen“). Der Abgleich übernimmt Name, E-Mail, Abteilung, Vorgesetzte(r), Personalnummer (falls gefüllt) und Rolle; wer in Microsoft 365 nicht mehr vorkommt, wird deaktiviert und sofort abgemeldet. Ein in Microsoft 365 gesperrtes oder gelöschtes Konto gilt immer, auch bei Admins. Verknüpft wird von selbst nur über das Microsoft-Konto. Gleiche E-Mail-Adresse, gleicher Name oder ein anderes Konto stehen unter „Zum Bestätigen“: Ein Admin mit vollen Rechten prüft Person ↔ Microsoft-Konto und klickt „Verknüpfung bestätigen“ → Rückfrage → „Ja, verknüpfen“. Danach meldet sich die Person mit diesem Konto an. Nie angefasst werden Chip, Kürzel, Wochenstunden, Eintritt und Austritt, Urlaub und Überstunden. Die danach im Personen-Fenster unter „Stammdaten“ → „Bearbeiten“ ergänzen.
• Mitarbeitergruppe wählen oder ändern: Empfohlen ist eine Sicherheitsgruppe oder Microsoft-365-Gruppe ohne externe Konten. Nur deren Mitglieder einschließlich Untergruppen werden übernommen und belegen Plätze. Bei der Einrichtung ist „Mitarbeitende <Firmenname>“ als änderbarer Name vorbelegt. Fairhours findet die Gruppe beim ersten Abgleich über diesen Namen und merkt sich danach ihre ID. Später ändern volle Admins die Wahl unter Einstellungen → „Terminals & Microsoft 365“ → „Microsoft 365“ → „Gruppe ändern“. Dort stehen „Alle Personen aus Microsoft 365“ und „Eine Gruppe“ zur Wahl. Die Suche beginnt ab zwei Zeichen und zeigt Name, Beschreibung und Mitgliederzahl; „?“ bedeutet, dass die Zahl nicht gelesen werden konnte. Auch eine Gruppen-ID lässt sich direkt eingeben. „Vorschau laden“ zeigt mit Namenslisten, wer neu hinzukommt, deaktiviert wird, bleibt oder mangels freier Plätze übersprungen wird. „Speichern und jetzt abgleichen“ übernimmt die Wahl und gleicht sofort ab. Steht dort „vom Betreiber festgelegt“, kann nur der Betreiber die Wahl ändern.
• Aus der Gruppe entfernen: Wer nicht mehr Mitglied ist, wird beim Abgleich am nächsten Morgen deaktiviert und abgemeldet. Würden auf einmal mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours den Abgleich an. Dasselbe gilt, wenn Microsoft weniger als die Hälfte der bisherigen Zahl liefert. Das gilt für den täglichen Lauf, den manuellen Abgleich und das Ändern der Gruppe. Ein voller Admin sieht unter Einstellungen → Microsoft 365 oben den Hinweis und lädt über „Vorschau ansehen und bestätigen“ die Vorschau für die aktuelle Gruppe. Er prüft die Namenslisten und bestätigt das Deaktivieren ausdrücklich. Die Bestätigung ist an Vorschau, Admin und Datenstand gebunden, verfällt nach 15 Minuten und gilt nur für diesen einen Lauf, nie für den täglichen Lauf. Bestätigte Kontosperren gelten weiterhin sofort; die letzte volle Admin-Person bleibt bei bloßem Entfernen aus der Gruppe geschützt. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Admins in Fairhours unter Mitarbeitende → Person → Stammdaten.
• Von Hand: Mitarbeitende → „Neue Person“ → das Formular im Personen-Fenster ausfüllen → speichern.
• Danach bei Bedarf den Chip anlernen (Reiter „Chips“).
• Jede aktive Person braucht eine Lizenz. Sind alle belegt, geht das Anlegen erst wieder mit einer freien Lizenz.

Stammdaten (Personen-Fenster → Reiter „Stammdaten“, nur Admins)

„Bearbeiten“ macht ein Formular daraus. Felder u. a.: „Name“, „E-Mail“, „Kürzel“, „Personalnummer“, „Abteilung“, „Vorgesetzte(r)“, „Rolle“, „Chip-Nummer“, „Eintritt“, „Austritt“, „Feiertagskalender“ (je Arbeitsort), „Zeitmodell“ („Vorlage wählen …“) bzw. Wochenstunden und Verteilung auf die Tage, Urlaubsanspruch, „Zählt ab (abweichender Abrechnungsbeginn)“, Überträge aus einem früheren System (Überstunden, Resturlaub, Messeausgleich). Felder aus Microsoft 365 sind nur lesbar. „Regeln für diese Person“ (Schalter):

• „Aktiv“: „Aktiv – kann stempeln und sich anmelden“; inaktiv erscheint nicht mehr im Team und fliegt sofort aus allen Sitzungen.
• „Muss stempeln“: Ist es aus, gibt es keine Anträge für Zeit außerhalb der Rahmenzeit und keinen Saldo aus Buchungen („ohne Zeiterfassung“).
• „Dienstreisen ohne Genehmigung“: eigene Dienstreisen gelten sofort (mehr als 7 Tage zurück → doch ein Antrag).
• „Stundenkonto am Monatsende auf 0 setzen“: am Monatsletzten wird der Saldo automatisch auf 0 gebucht („Abgegolten (Monatsende …)“): Plus verfällt, Minus wird ausgeglichen. Erstmals am Ende des Monats, in dem eingeschaltet wurde.
• „HR – Zugriff auf die Personalakte“ und „darf Vertraulich öffnen“ (nur Admins mit vollen Rechten; mit Grund, wird protokolliert; siehe „Personalakte“).
• Zusatzurlaub (z. B. +1 Tag nach 10 Jahren): „Zusatzurlaub hinzufügen“ → „Tage“, „Ab Jahr“, „Bis Jahr“ (leer = dauerhaft), „Grund“ (Pflicht). „Wird sofort gespeichert.“ Den Grund sehen nur die Person und Admins, Vorgesetzte nur die Tage.

Buchungen einer Person direkt ändern

1. Personen-Fenster → Reiter „Zeiten“ → Tag antippen → „Buchungen bearbeiten“.
2. Bestehende Buchungen „ändern“ oder „entfernen“, neue hinzufügen; rechts „So sieht der Tag danach aus“.
3. Ändert sich Zeit außerhalb der Rahmenzeit, zeigt der Dialog je betroffenem Tag die neuen Minuten vor Beginn und nach Ende sowie die bisherige Entscheidung. Wählen Sie „genehmigen“, „ablehnen“ oder „später entscheiden“. Die Wahl gilt für den ganzen Tag. Die alte Entscheidung wird zurückgesetzt und bleibt im Protokoll erhalten. „Genehmigen“ ist nur bei bisher vollständiger Genehmigung oder vorher unter der Antragsgrenze vorausgewählt. Sonst ist „später entscheiden“ vorausgewählt. Bis zur neuen Genehmigung zählt keine Zeit außerhalb. Ändern sich Zeiten oder Entscheidungen während der Bearbeitung, wird nichts gespeichert. Laden und prüfen Sie die Vorschau erneut und bestätigen Sie danach Ihre Wahl für den aktuellen Stand. Unter der Antragsgrenze wird der Antrag erledigt. Teilgenehmigungen gehen danach auf der normalen Karte. Bei Nachtschichten betrifft das nur tatsächlich veränderte Tage. Reine Ortsänderungen bleiben ohne Wirkung auf die Entscheidung. Offene Tage erscheinen mit „nach Korrektur neu zu entscheiden“ und dem bisherigen Stand auch unter „Meine Anträge“. Alte Entscheidungen bleiben beim Einspielen unverändert. Erst die nächste zeitlich wirksame Korrektur löst die neue Regel aus.
4. „Grund (Pflicht)“ eintragen und übernehmen. Gilt sofort. Im Kalender der Person steht der Stift „Vom Admin geändert“ mit wer, wann und warum.

Stunden gutschreiben oder abziehen

• Personen-Fenster → Reiter „Zeiten“ (Stundenkonto) → „Stunden gutschreiben / abziehen“ → „Stunden“ (+ oder −), „Datum“, „Grund“.
• „Den Grund sehen die Person, ihre Vorgesetzten und das Lohnbüro – bitte keine Gesundheitsangaben.“
• Wirkt ab dem Datum. Entfernen geht (mit Rückfrage); nur Admins buchen und entfernen.

Chips anlernen (Reiter „Chips“)

• „Person anklicken und ihren Chip an die Stempeluhr halten.“ Der nächste noch unbekannte Chip wird ihr zugeordnet; dann geht es mit der nächsten Person ohne Chip weiter („Beenden“, „Überspringen“).
• Unten „Am Terminal gelesen, noch niemandem zugeordnet“ → „Person wählen“. Das Vorhalten bucht ein Kommen ohne Person; beim Zuordnen wird diese Anlern-Buchung verworfen.

Lohnbüro (Reiter „Lohnbüro“)

• Monatswerte je Person: Soll, Gearbeitet, Urlaub (Tage), Krank (Tage), Abwesenheiten, Differenz, Gutschriften und Abzüge, Abgegolten, Überstundensaldo, Resturlaub, Fehlend, Homeoffice (Tage). „Excel herunterladen“ oder „Drucken / als PDF“.

Personen-Fenster für Admins

Wie für Vorgesetzte (Übersicht, Zeiten, Urlaub & Abwesenheiten, Anträge), aber für alle Personen und zusätzlich „Stammdaten“, „Buchungen bearbeiten“ und „Stunden gutschreiben / abziehen“. Urlaub eintragen, Krankheit, Abwesenheit (auch Mutterschutz, Elternzeit) und Messeausgleich wie bei Vorgesetzten. Öffnen über Mitarbeitende → Name.

Auswertungen

Verwaltung → „Auswertungen“. Reiter: „Stunden“, „Urlaub“, „Abwesenheiten“, „Jahresübersicht“, „Überstunden-Verlauf“, „Fehlerprüfung“, „Zeitüberschreitungen“, „Stundenzettel“.

• Zeitraum: „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Dieses Quartal“, „Dieses Jahr“, „Frei (von–bis)“; Personen: „Aktiv“, „Alle“, „Ausgetreten“.
• Laufende Zeiträume rechnen bis gestern. „Excel herunterladen“; Klick auf einen Namen öffnet das Profil.
• „Stundenzettel“: die Stundenzettel aller zum Drucken. „Fehlerprüfung“ wie Team → Prüfen, aber für alle.

Einstellungen

Verwaltung → „Einstellungen“: Startseite mit Kacheln und einem Suchfeld (findet Karten über Stichwörter). Eine Kachel mit Punkt „geändert“ hat ungespeicherte Änderungen. Gespeichert wird wie gewohnt; zwischen Kacheln wechseln verliert nichts.

• „Arbeitszeit“: „Rahmenzeit“ (Beginn, Ende, „Antrag ab … Minuten außerhalb“), „Pausenregel“ (ab 6 Stunden 30 Minuten: gesetzlich, nicht abschaltbar; ab 9 Stunden 45 Minuten: Schalter), „Abwesenheitsgründe“ (Grund, Kürzel, „Zählt als Arbeitszeit“, „Zählt als Pause“, „Am Terminal“), „Zeitmodelle“ (Vorlagen für Wochenstunden), „Abrechnungsbeginn“ (Tage davor nur Anzeige, z. B. Altdaten aus einem früheren System). Änderungen an Rahmenzeit, Grenze, Gründen oder Pause gelten ab heute, alte Tage bleiben.
• „Urlaub & Abwesenheit“: „Urlaub“ (Grundanspruch bei Arbeitstagen pro Woche, Rundung, anteilig im Eintritts- und Austrittsjahr, „Resturlaub ins neue Jahr“: übertragen alles, höchstens oder nichts, verfällt nie oder zum Datum; „Verfall wirkt nur, wenn die Mitarbeitenden rechtzeitig darauf hingewiesen wurden.“, dazu der Schalter „Urlaubswünsche anbieten“), „Abwesenheitsarten“ (Wirkung: zählt wie gearbeitet, geht von den Überstunden ab oder kein Soll; wer trägt ein; halbe Tage; eigenes Konto; vertraulich; benutzte Arten lassen sich in der Wirkung nicht mehr ändern), „Sonderurlaub-Gründe“ (mit üblichen Tagen als Richtwert).
• „Kalender“: „Firma“ (Name der Firma), „Feiertage“ (Standard-Kalender für neue Mitarbeitende; jede Person hat ihren eigenen; „+ Eigener Tag“ gilt für alle) und „Firmentermine“ (für alle, Abteilungen oder Teams; „Vorlagen 2026/2027“ z. B. Schulferien; „Noch vorläufig“).
• „Outlook & Mails“: „Outlook-Freischaltung“ (siehe unten), „E-Mail-Benachrichtigungen“ (Absender-Adresse, Sammelmail Mo–Fr um …, Testmail, „Letzte Mails“), „Gemeinsamer Abwesenheitskalender“ (Postfach, Text des Eintrags, Krankmeldungen bzw. genehmigter Urlaub, Probeeintrag, abgleichen), „Urlaub in Outlook“ und „Krank in Outlook“ (Termin anlegen; Terminbetreff, bei Krank fest „Abwesend – Vorname Nachname“ und immer als privat markiert, damit niemand mit Kalenderzugriff die Krankheit sieht, das lässt sich nicht ändern; Abwesenheitsnotiz intern und extern, Platzhalter, Vorschau), „Outlook-Anbindung“ (Status, Nacharbeiten, Signatur, auch an Absender außerhalb der Firma), „Letzte Vorgänge“ (fehlgeschlagene erneut versuchen). Die externe Abwesenheitsnotiz ist ab Werk deutsch und darunter englisch (Platzhalter {bisEn} und {zurueckEn} geben das Datum englisch aus, z. B. „30 October 2026“); die interne Notiz ist nur deutsch.
• Der Arbeitsort wird derzeit nicht in Teams oder Outlook gesetzt.
• „Terminals & Microsoft 365“: „Terminals“ (Status, letzter Kontakt, Uhrabweichung), „Microsoft 365“ (Abgleich, siehe oben).
• „Rechte“: „Rollen“: wer Admin-Rechte hat und wer als Vorgesetzte(r) eingetragen ist.
• „Personalakte“: ein- oder ausschalten (siehe „Personalakte“).
• „Spesen“: siehe „Spesen einrichten und die Buchhaltung“.
• „Daten & Export“: „Alle Daten exportieren“ (siehe unten).
• „Hilfe-Chat“, „Messen“, „Anwesenheit“: siehe die eigenen Abschnitte.

Hilfe-Chat einstellen

Einstellungen → Kachel „Hilfe-Chat“ (der Knopf „Fragen?“ unten rechts):

• Wer ihn sieht: „Aus“, „Nur Admins (Probe)“ oder „Alle“ (Vorgabe aus; „Nur Admins“ zum Ausprobieren, bevor alle ihn sehen).
• Schalter „Eigene Zahlen verwenden“: Der Chat nennt der fragenden Person ihre eigenen Zahlen.
• Schalter „Vorgesetzte dürfen nach ihren Leuten fragen“ (Vorgabe an): Vorgesetzte, Vertretungen und Admins fragen nach den Zahlen der Leute, die sie auch unter Team bzw. Mitarbeitende sehen, nie mehr.
• „Bremse je Person“: Fragen pro Minute, pro Tag, pro Monat und höchstens ein Anteil am Kontingent der Firma; leer = Obergrenze von Fairhours, Admins können nur senken. Dazu der Stand: Fragen und Belege im Verhältnis zum Kontingent und „N Personen heute gebremst“, nur Summen, keine Namen.
• Ohne gebuchte KI-Hilfe ist der Chat eine Hilfe-Suche (passende Stellen aus der Hilfe, ohne KI). Die Schalter für Zahlen und die Bremse gibt es dann nicht. KI-Hilfe und Belege lesen mit KI schaltet Fairhours frei, nicht die Admins der Firma. Ist das Kontingent aufgebraucht, sucht die Hilfe ohne KI weiter, und Belege werden von Hand erfasst. Mehr Kontingent gibt es im Konto.
• Alle KI-Funktionen laufen über das KI-Konto von Fairhours bei einem Anbieter in der EU; einen eigenen KI-Schlüssel kann eine Firma nicht hinterlegen.

Anwesenheit einstellen

Einstellungen → Kachel „Anwesenheit“ (nur Admins). „Alles hier wirkt sofort, ohne Speichern.“

• „Wer sieht den Anwesenheitskalender?“: „Aus“ (niemand sieht den Menüpunkt, es werden keine Kalender gelesen), „Nur Admins (Probe)“ oder für alle.
• „Eigene Outlook-Kalender lesen“: Fairhours liest alle 30 Minuten an Arbeitstagen (6 bis 19 Uhr) die Outlook-Kalender der nächsten 14 Tage, nur lesend. „Jetzt lesen“ liest sofort neu. Geht erst, wenn Microsoft 365 und die Outlook-Freischaltung eingerichtet sind; Personen außerhalb der freigegebenen Gruppe stehen als „Kalender nicht lesbar“.
• „KI ordnet ein“: Termine ohne passendes Beispiel ordnet die KI einer Art zu (z. B. Kundentermin, Schulung). Sie sieht nur Betreff, Ort, Dauer und Wochentag, nie Namen, nie als Privat markierte Termine. Gespeichert werden keine Betreffe.
• „Beispiele für die KI“: „Beispiel hinzufügen“ mit Betreff und gewünschter Anzeige. Passende Termine werden dann ohne KI so eingeordnet.
• Wer was sieht, regelt Fairhours fest: Kolleginnen und Kollegen nur „Abwesend“, den Grund nur die Person, ihre Vorgesetzten, deren Vertretung und Admins (Mutterschutz und Elternzeit nie). Jede Person kann je Termin unter „Meine Termine“ selbst wählen, wie er erscheint.

Spesen einrichten und die Buchhaltung

Spesen-Einstellungen

Einstellungen → „Spesen“ oder Spesen → „Spesen-Einstellungen“ (nur Admins; eigenes Speichern):

• Schalter Spesen, „Belege mit KI lesen“ (nur mit gebuchter Belegprüfung), Beträge (km-Satz, Inlandspauschalen), Kürzung je gestellter Mahlzeit, Kategorien mit Konto und Steuerschlüssel, DATEV (Berater- und Mandantennummer, Gegenkonto), Personenkonten, Firmenkarten und Kartenkonten, „Buchhaltung“ (wer prüft und exportiert; Admins dürfen das immer), „Häufige Länder“, „Länder-Tabelle“ (Auslandspauschalen).
• Die Buchhaltung vergeben nur Admins mit vollen Rechten.

Prüfen und exportieren (Buchhaltung)

Spesen → „Zu prüfen“ und „Exporte“ (Reiter „Zu prüfen“, „Erledigt“, „Exporte“). Dort landen genehmigte Abrechnungen.

1. Je Position Konto, Steuerschlüssel und Steuer-Aufteilung prüfen. Die KI schlägt die Aufteilung vom Beleg vor („bitte prüfen“). Orange umrandet = Konto fehlt noch.
2. „Geprüft“ setzen oder „Zurück an Mitarbeitende“ mit Kommentar (wird wieder Entwurf).
3. „Export erstellen“: nimmt alle geprüften Abrechnungen. Herunterladen als DATEV-Buchungsstapel, Excel-Liste oder ZIP mit allem (samt Deckblatt als PDF und Belegbildern für DATEV). Danach stehen die Abrechnungen unter „Erledigt“.

• Fehlt ein Konto, bricht der DATEV-Export mit „Konten fehlen“ ab. Erst in den Spesen-Einstellungen nachtragen, dann den Export neu erstellen.
• Ein Export lässt sich zurücknehmen; die Abrechnungen sind dann wieder genehmigt.
• Die eigene Abrechnung prüft und bucht immer jemand anderes aus der Buchhaltung oder ein Admin.

Personalakte

• Einschalten: Einstellungen → „Personalakte“ (nur Admins mit vollen Rechten). „Niemand sieht die Personalakte, auch kein Admin“, solange sie aus ist; gespeicherte Akten bleiben erhalten. Sie ist ein eigener, buchbarer Teil.
• Öffnen: Knopf „Personalakte“ oben rechts in der Kopfzeile. Ihn sehen Admins mit vollen Rechten (automatisch, auch für die eigene Akte) und Personen mit „HR – Zugriff auf die Personalakte“. Mit HR-Zugriff allein bleibt die eigene Akte gesperrt. „Admin Zeiterfassung“ hat nie Zugriff.
• HR-Zugriff vergeben: Mitarbeitende → Person → Stammdaten, Schalter „HR – Zugriff auf die Personalakte“. „Die Rolle in der Zeiterfassung bleibt unverändert.“
• Register „Vertraulich“: nur mit dem Recht „darf Vertraulich öffnen“ (auch für Admins), und dann jedes Mal mit Grund. Öffnen und Grund werden protokolliert.
• Inhalt: Stammblatt, Register mit Dokumenten (PDF, JPG oder PNG, höchstens 20 MB je Datei), Aufbewahrungsfristen, Wiedervorlage, Hinweis auf Papieroriginale. „Nicht hochladen: Diagnosen, Krankmeldungen, ärztliche Atteste, Ausweis- oder Führerscheinkopien, Lohnabrechnungen.“
• Fristen und Löschen: „Löschvorschläge“ zeigen Akten mit abgelaufener Frist. „Nichts wird automatisch gelöscht.“
• Protokoll: „Jeder Zugriff wird protokolliert“, auch verweigerte; Export als Excel.
• Auskunft: „Akte exportieren“ (ganze Akte oder einzelne Register, auf Wunsch mit Zugriffsprotokoll). Die Dokumente liegen verschlüsselt auf dem Server.

Outlook-Anbindung freischalten (Karte „Outlook-Freischaltung“)

Damit Fairhours Urlaub und Krankmeldungen in Outlook eintragen, die Abwesenheitsnotiz setzen, Kalender lesen und Mails verschicken kann, muss Ihre IT das in Exchange Online freigeben, und zwar nur für die Postfächer einer Gruppe. Fairhours erreicht keine anderen Postfächer; Mails darf es nur über das Absender-Postfach verschicken. In Microsoft Entra bekommt Fairhours nur Rechte zum Anmelden und zum Lesen der Benutzer und Gruppenmitglieder (für den Abgleich), keine Rechte an Postfächern.

• Wo: Einstellungen → „Outlook & Mails“ → Karte „Outlook-Freischaltung“ (nur Admins). Dort stehen der Stand, „Jetzt prüfen“, „Skript für die IT herunterladen“ und eine kurze Anleitung für die IT.
• Was die IT tut: eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe nehmen (am besten die Mitarbeitergruppe aus „Terminals & Microsoft 365“), alle Personen direkt hineinlegen (Untergruppen zählen nicht), ebenso gemeinsame Postfächer wie Messekalender und Abwesenheitskalender. Dann das Skript in PowerShell starten, erst mit -WhatIf als Probelauf, dann wirklich, mit -Absender für das Postfach der Benachrichtigungen. Anmeldung als Exchange-Administrator.
• Wartezeit: Exchange übernimmt die Freigabe erst nach 30 Minuten bis 2 Stunden. Danach „Jetzt prüfen“.
• Was „Jetzt prüfen“ sagt: „Freigeschaltet für die Gruppe“ (alles gut) · „Noch nicht freigeschaltet“ (Skript noch nicht gelaufen oder Wartezeit noch nicht um) · „Zu weit freigeschaltet“ (Fairhours erreicht auch Postfächer außerhalb der Gruppe; meist hat Fairhours in Entra noch firmenweite Rechte wie Calendars.ReadWrite; die IT entfernt sie unter Unternehmensanwendungen → Fairhours → Berechtigungen) · „Nicht prüfbar“ (z. B. keine Mitarbeitergruppe eingestellt).
• Wenn Microsoft ablehnt: Fairhours versucht es nicht endlos weiter, sondern pausiert die betroffenen Teile (Kachel „Outlook & Mails“ zeigt „Outlook nicht freigeschaltet“). Liegengebliebenes (Urlaubstermine, Notizen, Mails der letzten 24 Stunden) holt Fairhours nach der nächsten gelungenen Prüfung von selbst nach; solange etwas pausiert, prüft Fairhours alle 2 Stunden selbst. Eine einzelne Person, die nicht direkt in der Gruppe steht, bekommt nichts in Outlook. Der Vorgang steht dann unter „Letzte Vorgänge“ mit dem Hinweis auf die Gruppe.
• Rückgängig: In der Anleitung der Karte gibt es das Skript zum Entfernen.

Lizenzen und Plätze

Weniger Personen gelten ab dem nächsten Abrechnungszeitraum, im Jahresvertrag ab der nächsten Laufzeit, soweit dann nicht mehr Personen aktiv sind. Sie können die Senkung selbst im Konto speichern, auch wenn noch mehr Personen aktiv sind. Deaktivieren Sie Personen vorher: Wer in Microsoft 365 gesperrt ist oder nicht mehr zu Ihrer Fairhours-Gruppe gehört, wird beim Abgleich am nächsten Morgen deaktiviert. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Sie in Fairhours. Würden auf einmal mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours den Abgleich an. Ein voller Admin prüft und bestätigt dann die Vorschau unter Einstellungen → Microsoft 365.

Am Stichtag zählen die aktiven Personen; berechnet wird die höhere Zahl aus Wunsch und aktiven Personen, höchstens die bisher gebuchte Zahl. Der Preis im Konto ist bis dahin voraussichtlich. Für den laufenden Abrechnungszeitraum oder die laufende Laufzeit gibt es keine Erstattung. Im Jahresvertrag speichern Sie die Senkung spätestens am letzten Tag für die Kündigung. Am Stichtag wartet die Zahlung auf die Meldung der App. Sind noch mehr Personen aktiv, wird nur bis zu dieser Zahl gesenkt, höchstens bis zum bisherigen Umfang. Die kleinere Wunschzahl bleibt für den nächsten Stichtag geplant. Liegt die Zählung nicht innerhalb von sechs Stunden nach dem Start der Abrechnung am Stichtag vor, gilt die neu gewählte Zahl für den ganzen Abrechnungszeitraum bzw. die ganze neue Jahreslaufzeit. Dafür gibt es keine spätere Nachzählung oder Nachberechnung. Das Konto zeigt die aktiven Personen mit dem Stand der Meldung und erklärt eine verschobene Senkung.

Was Ihre Firma bei Fairhours gebucht hat, steht im Konto im Portal (für die Person, die Fairhours eingerichtet hat, und weitere eingetragene Verantwortliche). Die App hält sich daran:

• Lizenzen: Mitarbeitende → Leiste „Lizenzen“ oben zeigt z. B. „18 von 20 Lizenzen belegt“. Jede aktive Person braucht eine Lizenz. Sind alle belegt, lässt sich niemand mehr neu anlegen oder wieder aktivieren; auch der Abgleich mit Microsoft 365 legt dann keine neuen Personen an und sagt das als Hinweis. Abhilfe: jemanden, der gegangen ist, deaktivieren oder „Lizenzen erweitern“ (öffnet das Konto, mehr Lizenzen gelten sofort).
• KI-Hilfe-Plätze: In derselben Leiste z. B. „KI-Hilfe: 2 von 3 Plätzen vergeben“ → „Plätze vergeben“ → Personen antippen → „Speichern“ (nur Admins mit vollen Rechten). Nur wer einen Platz hat, bekommt im Hilfe-Chat Antworten der KI; alle anderen nutzen die Hilfe-Suche. Das Kontingent der Firma ist Plätze × Fragen pro Platz und zählt je Abrechnungszeitraum (ab dem Tag der ersten Zahlung, nicht je Kalendermonat). Admins sehen nur, wer einen Platz hat, und Summen, aber nie, wie viel jemand fragt.
• Spesen-Plätze: In derselben Leiste z. B. „Spesen: 4 von 5 Plätzen vergeben“ → „Plätze vergeben“ → Personen antippen → „Speichern“ (nur Admins mit vollen Rechten). Einen Spesen-Platz braucht nur, wer eigene Spesen einreicht. Ohne Platz sieht man in den Spesen statt „Neuer Beleg“ einen Hinweis; die eigenen bisherigen Abrechnungen bleiben sichtbar. Genehmigen, Prüfen (Buchhaltung) und Export brauchen keinen Platz. Sind mehr Plätze vergeben als gebucht (z. B. nach dem Senken im Konto), gelten die zuerst vergebenen. Die Belegprüfung durch die KI lässt sich nur zusammen mit mindestens einem Spesen-Platz buchen.
• Nicht gebuchte Teile (Personalakte, Spesen) sind ausgeblendet. Die Daten bleiben erhalten und sind wieder da, sobald der Teil gebucht ist.
• Testphase: Admins sehen „Testphase bis … – noch n Tage“ mit „Jetzt buchen“. In der Testphase ist die Zahl der Personen begrenzt. Nach der Testphase ohne Buchung können sich nur noch Admins anmelden und exportieren; die Seite nennt den Tag, an dem die Daten gelöscht werden.
• „Zahlung offen – nur lesen“ (Banner oben): Alle können alles ansehen und exportieren, aber nichts ändern, beantragen oder genehmigen; die KI ist aus. Die Terminals buchen weiter, damit die Arbeitszeit lückenlos bleibt. Admins kommen über „Zum Konto“ zum Nachzahlen, danach geht alles wieder.
• „Nur lesen.“ (Banner oben, ohne „Zahlung offen“): Fairhours hat die Firma auf „nur lesen“ gesetzt. Wie oben lässt sich nichts ändern, aber Stempeln geht weiter, in Fairhours (Kommen, Gehen, Pause, Abwesenheit) und an den Terminals. Fragen dazu beantwortet Fairhours über das Konto.
• „Vertrag beendet“: Anmelden können sich nur noch Admins; die Terminals nehmen nichts mehr an. Die Seite nennt, bis wann Sie exportieren können (30 Tage nach dem Vertragsende); danach werden die Daten gelöscht.

Ein offener Betrag hält die Löschung nach dem Vertragsende nicht auf. Läuft am Löschtag noch eine Zahlung oder ist ein Zahlungsvorgang ungeklärt, wartet Fairhours höchstens 14 Kalendertage. Rechnungen, Zahlungen, Buchungen und offene Forderungen bleiben im Portal erhalten. Eine Zahlung nach der Löschung gleicht die alte Forderung aus oder wird erstattet; sie stellt weder die Firma noch den Zugang wieder her.

Monatsvertrag oder Jahresvertrag

Beim Buchen im Konto wählt die Firma den Vertrag:

• Monatsvertrag: monatlich im Voraus, jederzeit zum Ende des bezahlten Monats kündbar.
• Jahresvertrag: zwölf Monate Laufzeit ab dem Tag der Buchung, Bezahlung für das ganze Jahr im Voraus, günstiger als zwölf Monatsbeiträge (wie viel, steht auf der Preisseite). KI-Hilfe-Chat und KI-Belegprüfung gehören nicht dazu: Sie werden auch im Jahresvertrag jeden Monat am Tag des Laufzeitbeginns abgebucht und sind monatlich kündbar.
• Mehr buchen gilt sofort und wird tagesgenau bis zum Ende der Laufzeit berechnet. Weniger buchen gilt erst ab der nächsten Laufzeit und lässt sich bis zum letzten Kündigungstag im Konto festlegen.
• Wechseln: Vom Monats- in den Jahresvertrag jederzeit im Konto unter „In den Jahresvertrag wechseln“. Die Laufzeit beginnt am Tag des Wechsels, was für den Rest des laufenden Monats schon bezahlt ist, wird tagesgenau angerechnet. Rabatt- und Gratismonatscodes gelten im Jahresvertrag nicht, ihre Wirkung endet mit dem Wechsel (das Konto weist vorher darauf hin).
• Ende der Laufzeit: Ohne Kündigung bis spätestens einen Monat vor dem Ende verlängert sich der Jahresvertrag um zwölf Monate. Fairhours erinnert spätestens 60 Tage vorher per E-Mail und im Konto (Ende, letzter Kündigungstag, Betrag der nächsten Laufzeit). Kommt diese Erinnerung nicht rechtzeitig, läuft der Vertrag nach dem Ende als Monatsvertrag weiter. Statt zu kündigen, kann die Firma bis zum letzten Kündigungstag im Konto „als Monatsvertrag weiterführen“ wählen. Eine Kündigung lässt sich bis zum Ende zurücknehmen.
• Vorzeitig kündigen, um zu wechseln: Wer zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme wechseln oder die Daten löschen lassen will, kann auch während der Laufzeit mit zwei Monaten Frist kündigen (Data Act). Das Konto zeigt vorher, was erstattet wird: Die Zeit bis zum Ende der Frist kostet den Monatspreis, der Rest kommt zurück, eine Nachzahlung gibt es nie.

Alle Daten exportieren

• Einstellungen → Kachel „Daten & Export“ → „Alle Daten exportieren“ (nur Admins mit vollen Rechten, nicht „Admin Zeiterfassung“). Jederzeit und kostenlos, z. B. zur Sicherung oder für einen Wechsel des Anbieters.
• Sie bekommen eine ZIP-Datei mit einer CSV-Datei je Tabelle (Semikolon, UTF-8, öffnet sich in Excel) und den Belegen der Spesen. Die Personalakte exportieren Sie je Person in der Personalakte.
• Höchstens ein Export alle 10 Minuten; die Karte zeigt, wann zuletzt exportiert wurde.
• Der Export geht auch bei „nur lesen“, nach der Testphase und nach dem Vertragsende (bis zum Löschtag).

Wo sich Funktionen ein- und ausschalten lassen

• Messen: Einstellungen → „Messen“ (wirkt sofort). Spesen: Einstellungen → „Spesen“. Urlaubswünsche: „Urlaub & Abwesenheit“ → „Urlaub“. Anwesenheit: Kachel „Anwesenheit“. Personalakte: Kachel „Personalakte“. Hilfe-Chat: Kachel „Hilfe-Chat“.
• E-Mail-Benachrichtigungen, gemeinsamer Abwesenheitskalender, Urlaub und Krank in Outlook: „Outlook & Mails“.
• Welche Teile Ihre Firma bei Fairhours gebucht hat (Personalakte, Spesen, KI), steht im Konto. Nicht gebuchte Teile lassen sich hier nicht einschalten.

Messen einstellen

Einstellungen → „Messen“: Schalter „Messen“ („Der Schalter wirkt sofort, ohne Speichern.“) und „Abgleich mit Outlook“ (Schalter, Postfach mit dem Kalender „Messen“, „KI hilft beim Zuordnen“, „Verbindung prüfen“, „Jetzt abgleichen“, Stand).

Typische Admin-Aufgaben kurz

• Jemand ist neu: Abgleich mit Microsoft 365 abwarten oder starten → Stammdaten ergänzen (Wochenstunden bzw. Zeitmodell, Eintritt, Feiertagskalender, Urlaub, Überträge) → Chip anlernen → bei Bedarf Spesen- oder KI-Hilfe-Platz vergeben.
• Jemand geht: „Austritt“ eintragen (Urlaub wird im Austrittsjahr anteilig); aus der gewählten Microsoft-Gruppe entfernen → am nächsten Morgen deaktiviert. Würden mehr als die Hälfte der aktiven Personen mit Microsoft-Konto deaktiviert, hält Fairhours an. Ein voller Admin prüft und bestätigt die Vorschau unter Einstellungen → Microsoft 365. Personen ohne Microsoft-Konto deaktivieren Sie in Fairhours. Damit wird auch die Lizenz frei.
• Falsche Buchung bei jemandem: Personen-Fenster → Zeiten → Tag → „Buchungen bearbeiten“ (mit Grund) oder die Person stellt eine Korrektur, die Vorgesetzte genehmigen.
• Monatsende Lohn: Auswertungen → „Fehlerprüfung“ letzter Monat leer? → Mitarbeitende → „Lohnbüro“ → „Excel herunterladen“.
• Technische Probleme (Terminal, Microsoft 365, Outlook, Mails): Stand in der jeweiligen Kachel lesen; sonst an die IT wenden.

Reisezeit einschalten

Nur volle Admins können unter „Einstellungen“ → „Reisezeit“ den Schalter „Reisezeit einschalten“ setzen und mit „Reisezeit-Einstellungen speichern“ übernehmen.

Reisezeit verwalten (nur wenn eingeschaltet)

Volle Admins legen unter „Einstellungen“ → „Reisezeit“ Gutschrift, Grundlage und Arbeitsweg-Abzug fest und drücken „Reisezeit-Einstellungen speichern“. Spätere Änderungen rechnen vergangene Reisen nicht um. Unter „Mitarbeitende“ → Person → „Zeiten“ → „Reisen im gewählten Monat“ können auch eingeschränkte Admins mit „Reise anlegen“ Abschnitte ergänzen, mit „Ändern“ und „Speichern“ korrigieren oder mit „Stornieren“ und Rückfrage stornieren. „Protokoll“ zeigt die erhaltenen Änderungen.

Offene Reisen werden unter „Genehmigungen“ → „Zeiten“ → „Offen“ in der gemeinsamen Antragsliste mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ entschieden. „Mein Team“ berücksichtigt aktive Genehmigungsvertretungen. Die Hilfe „Reisezeit“ erläutert die Lohnexport-Spalten und die Mindestlohn-Untergrenze.